董事会会议文件制作标准 文件汇总 格式参考.doc

董事会会议文件制作标准 文件汇总 格式参考.doc董事会会议文件制作标准及格式
一、目的与适用范围
为了进一步规范--集团所属企业董事会会议文件的制作，促进文件质量的提高，制定 本标准。
本标准适用于---集团所属已登记成立的企业董事会会议文件的制作。
1. 3 董事会文件内容要求
1. 3. 1董事会会议文件包括但不限于以下文件：
1. ；
1. ；
1. 3. 4会议签到簿；
1. ；
1. ；
1. 3. 7董事会会议纪要及决议。
1. 4 会议通知按下列要求送达，样本请见附件一:
事项
内容
通知内容
召开的时间、地点和方式 召集人
议程
联系方式
发出通知的日期
注意事项
召集人署名
时限
定期会议的通知应当于会议召开十五日以前送达 临时会议的通知根据企业实际情况灵活安排 章程另有规定的按章程规定执行
方式
电子邮件 邮政寄送 专人递交
对象
董事+监事、相关高级管理人员+特邀人员（如有）
附件
送达通知的同时，原则上应当附送拟由会议审议或作出决议事项的议案 及其附件
收集证明文件
应于送达同时，形成并收集被送达人签收文件或第三方书面证明作为回 执。证明文件应明确记载送达时间。
1. 5 授权委托书（参见附件三）应当载明：
1. 5. 1委托人和受托人姓名、身份证号码；
1. ，包括受托人是否有权对临时提案进行表决等；
1. 5. 3授权时效；
1. 。
1. 6 会议签到簿（参见附件四）内容包括会议名称、参会人员姓名及职务、身份证号码、 签名等。
1. 7 会议议程（参见附件五）内容包括会议时间、会议期限、会议地点、会议主持人、参 会人员、会议议题、具体议程安排等。
议案的内容，应符合法律法规和企业章程关于董事会职权的规定，并应采取一事一文。
会议纪要（参见附件七）应该记载内容如下：
1. 9. 1会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质；
1. 、委托出席、缺席的情况，会议列席人员；
；
1. 9. 4议案汇报人的汇报意见；
1. 9. 5董事发言要点；
1. ，包括投弃权和反对票的董事姓名；
1. 9. 7列席监事与列席总经理的意见;
1. 。
1. 10董事会决议（参见附件八）应记载内容如下：
1. 10. 1 会议召开的时间、地点、召集人、主持人、会议性质；
1. 10. 2 会议通知情况及董事出席、委托出席、缺席的情况，会议列席人员；
1. 10. 3 决议事项的表决方式和结果，包括投弃权和反对票的董事姓名。
董事会决议由到会董事签字；代行签字的，应当附相对应的董事授权委托书。
1. 10. 5 决议涉及对外报批的事项，应一事一议，单独形成决议。
1. 11纪要与决议的区别
纪要和决议为董事会会议内容书面记录的主要文件形式，两者特征和区别如下:
类型
主要内容
数量
备注
纪要
会议全过程和结果的要点
所有议案
必备，用于内部存档备查
决议
经讨论后，法定多数通过的决定
单一议案
对外办理审批、登记、备案， 及集团内部账务处理等相关事 项所需
1. 12提供董事会会议使用的会册包括会册封面（参见附件十）、会议议程、议案及相关附 件，董事会会册原则上应与会议通知一并于会议召开前15天发送至参会人员。
1. 13签署
于会议结束时协调与会董事签署、确认会议记录文件。特殊情况下，可会后完成签署事项，但 最迟不超过会后十五日。
二、会议命名规则
各企业董事会届数通常为3年或4年一届，以各企业章程为准。董事会命名规则如下:
类型
规则
举例
定期会议
【公司全称】+届数+"董事会"+次数+"会议"
XX华润燃气有限公司第一届董事 会第一次会议
临时会议
【公司全称】+届数+"董事会"+年份+次数 +"临时会议"
XX华润燃气有限公司第一届董事 会2010年第一次临时会议
三、董事会文件制作与归档要求
内容完整、文字准确、格式标准、纸型统-•、装订规范、外观整洁。
会议结束后，企业应当制作董事会会议档案。档案材料包括会议通知、通知回执、会议签到簿、 委托其他董事代为出席的授权委托书、会议材料、董事签字确认的会议纪要及决议。
每次董事会会议档案应当单独装订成册，按照董事会会议名称连续编号。会议档案由企业永久 保存。会议档案须附目录（参见附件十一）。
企业应当在每次董事会会议后一个月内，将董事会会议档案副本以书面和电子文件的形式报送 股东。公