工程EPC总承包项目采购控制方案.doc

工程EPC总承包项目采购控制方案
工作内容及工作程序
项目采购计划
项目采购计划是在项目初期，根据项目总体计划，由项目的采购经理负责或组织编制的；并应得到项目经理的批准；项目总体计划应由项目经理处或其指定的项目计划部门获得。
项目采购计划的基本内容至少应包括以下内容：
(1) 项目采购的范围；
(2) 采购工作计划及工作原则；
(3) 货款支付计划及支付原则；
(4) 项目总合同中业主对采购提出的特殊要求；
(5) 项目采购组的组成及其职责；
(6) 工作的准则说明,工作程序的说明；
(7) 费用/进度/质量控制的原则；
(8) 采购与各有关部门的协调程序；
(9) 境内外采购的划分；
(10) 与分包商的货物分交原则等。
确定合格分供方名单
(1) 合格分供方名单指供当前工程采购询价用的合格分供方短名单；原则上每一类货物不少于3个合格分供方；
(2) 当项目合同中对合格分供方的选择有规定时，应按照合同的规定确定合格分供方名单；
(3) 当项目合同中对合格分供方的选择未规定时，应按照《货物分供方选择和评价规定》中的规定确定合格分供方名单；
(4) 确定合格分供方名单应在项目的初期根据项目的基础设计等货物的初步数据将主要货物的合格分供方名单确定完成，并提交采购经理批准并存档；在接到正式的请购文件后，当发现原定的合格分供方不能满足技术要求时，可根据要求变更或增加合格分供方名单，但应及时向采购经理提出“合格分供方修改报告”；
(5) 原则上国内采购的主要设备不允许选择没有制造实体的分供方作为合格分供方。
接受请购单
为了使项目的采购部门采买的货物符合项目的技术要求，项目的采购部门就需要从项目的设计部门获得工程对所需货物的技术要求，即“请购单”。
请购单是由项目的设计部门负责编制，并提供给项目的采购部门；采购部门的采买工程师负责接收请购单，并对请购单进行审核，看其是否满足采购询价的要求。
请购单应至少包括以下内容：
(1) 技术说明书；
(2) 数据单；
(3) 图纸(如果需要)；
(4) 对报价技术文件的要求；
(5) 对报价返回时间的要求(如果需要)。
编制及发出询价文件
询价文件的编制是项目采购实质性操作的开始，认真负责的编制好询价文件将为以后的采买工作打下一个好的基础。
询价文件应至少包括以下内容：
(1) 询价函；
(2) 项目简介；
(3) 报价须知；
(4) 请购单；
(5) 尽可能提供的包括商务和技术的报价标准格式。
编制好的询价文件一般以函件的方式发出，并及时与对方取得联系，以确认其确实完整的收到。
简单的询价当时间比较紧张时，可以采用传真的方式。
解释询价文件及变更请购单
当被询价的合格分供方收到询价文件后及编制报价文件期间，可能会以书面的形式或口头的形式提出各种问题或请求(如推迟报价截止日期的请求)，这时采买工程师应会同专业设计工程师给予认真及时的书面形式的答复，并本着公平及视其是否具有普遍性的原则，决定是否同时将此答复以书面的形式通知给其它被询价的合格分供方。
在询价文件发出后及报价文件收到之前期间，当应专业设计工程师的要求需要对请购单进行变更时，应及时以书面的形式通知所有被询价的合格分供方；当项目计划允许时，可适当推迟报价截止日期。
接收合格分供方报价文件及其澄清
采买工程师在按时收到报价后应对报价文件进行初审，如文件是否清晰、完整、是否按照询价文件要求的格式填写，价格计算是否准确等，并及时向报价商澄清报价文件中的问题.
采买工程师和专业设计工程师在报价评审过程中如发现问题也应及时向报价商澄清。
采买工程师向报价商的询问应尽量采用书面形式，而报价商必须以书面形式作出答复。
报价评审
报价评审是采买工程师和专业设计工程师对报价商按时提交的报价文件进行商务及技术评估，看其在商务及技术两方面是否满足询价文件的要求，并在报价商之间作出比较，最终确定供货商的过程。
报价评审分为技术评审、商务评审、综合评审三个步骤。
技术评审应由专业设计工程师来完成；采买工程师在收到报价文件并进行必要的澄清后，即将报价文件的技术文件部分通过项目工程师提交给专业设计工程师，专业设计工程师进行完技术评审后，应将技术评审的结果经项目工程师提交给采买工程师。
商务评审应由采买工程师来完成。
综合评审应由采购经理来完成；综合评审是根据技术评审和商务评审的结果进行综合分析，写出综合评语，推选出供货商，对于商务评审及技术评审发生矛盾时应提交项目经理裁决。
厂商协调会及合同谈判
经过报价评审确定供货商后，开始进行与供货商的合同谈