行政助理岗位工作流程.doc

行政助理岗位工作流程
行政管理工作的重点在于做好公司经营目标达成的后勤资源的有效利用、服务管理成本的控制与统筹思维的建立，最终的目标是企业经营目标与战略的达成。
第一章 行政档案管理。
一、政府往来函件管理：
对行政人事经理给给到的各类文件进行归档，包括各类对外及收到的文件、函件等；
不同类型的文件使用不同名称文件夹存放，按文件日期、文件名称、往来单位、部门名称、文件份数、文件页码数等依次进行目录表编排，放置文件夹首页；
同时进行各类电子表格目录编排存档，便于及时查找；
每份文件均备有扫描件存档，便于需要时及时提取、查阅。
二、公司证照管理：
对公司的现有证照做好归类存档。
使用时申请人需填写证照使用申请表，如行政经理不在，需电话告知，经行政经理审批同意后方可外借或复印使用。
根据实际情况办理相应的证照变更，同时将变更后的证照扫描件传至香港Z先生。
三、印章管理：
对需要用印或外借印章时，申请人需填写用印申请单，如行政经理不在，需电话告知，经行政经理审批同意后方可用印或外借。外借时确保印章的安全妥善保管。
外借印章要在当天归还，如若第二天还需借用，则需再次填写用印申请单，与第一条相同。
四、合同管理：
对公司每月新增签订的合同，使用文件夹整理、存档；
制作一张目录表，内容按合同签订日期、合同名称、签订合同另一方名称、合同页码数、合同备案份数等依次进行填写，放置文件夹首页；
同时进行合同电子档目录编排存档，便于及时查找；
每份文件均备有扫描件存档，便于需要时及时提取、查阅。
五、日常文件管理：
对公司日常工作中编写的文件及申请做好电子档管理，经领导审批通过的申请需按需要做好扫描件存档，便于需要时及时提取、查阅。
宿舍管理。
行政人员宿舍管理：
年初对各员工住房内生活家具进行检查、清点、登记。在宿舍用品签收单上补充新增加的生活用具，房间使用人及管理人签字。
每次宿舍有新员工入住时，需按照宿舍管理制度填写宿舍使用申请表，宿舍用品签收单，并安排床位，告知相应设施使用方法及宿舍管理规定。
对于外来入住人员需填写外来人员入住公司登记表，包括入住时间、姓名、联系人、事由等。
每位住宿人员各持一枚房间钥匙，宿舍管理员J阿姨留有各房间备用钥匙一枚，钥匙使用过程中严格按照公司钥匙管理制度执行，违规者承担相应的行事责任。
每次有人员住宿变更时及时做好相应的变更登记，回收房间钥匙。
做好纸质及电子档管理。
工人宿舍管理：
鉴于公司绝大部分工人均回家住，主要由行政后勤部对工人宿舍进行监管。
宿舍管理员J阿姨留有各房间备用钥匙各一枚。
钥匙管理。
 钥匙管理包括员工宿舍和办公室宿舍及公共办公区钥匙的管理，除总经理办公室、总经理助理办公室及财务室钥匙由总经理助理和财务主管管理外，其他钥匙由行政助理管理。钥匙使用过程中严格按照公司钥匙管理制度执行。
一、办公室钥匙分配
各个办公室钥匙由各部门负责人持有，其他员工不予发放钥匙。
员工宿舍钥匙。
行政后勤科宿舍管理员留有一把。
办公室调整或离职员工钥匙及时收回，并予以调整发放。
固定资产管理
办公资产管理：
年初对公司现有的办公用具、办公软件等进行检查、清点、登记，存电子档，交与财务处一份。