福建省新型农村社会养老保险业务档案管理办法(试行).doc

福建省新型农村社会养老保险业务档案管理办法(试行).doc福建省新型农村社会养老保险业务档案管理办法（试行）
第一条为规范新型农村社会养老保险（下称新农保）业务档案管理，维护新农保业务档案真实、完整和安全, 充分发挥档案的服务作用，根据人力资源社会保障部和国家档案局第3号令以及社会保险相关法规，结合 新农保业务经办操作规程，特制定本办法。
第二条农村社会保险经办机构（下称经办机构）负责管理新农保业务档案，接受本级行政主管部门领 导和档案行政管理部门业务指导，并指导下级经办机构业务档案管理工作。
第三条本办法所称新农保业务档案，系指经办机构在经办新农保业务过程中，直接形成的具有保存和 利用价值的各种专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。
第四条经办机构应根据各自权限和保管范围保管业务档案，严格按照本办法的规定及程序收集、整理、 立卷、归档、保管新农保业务材料，确保归档材料真实、完整、安全，不得伪造和篡改（保管期限和整理方 法见附件一、附件二）。
第五条经办机构应建立健全业务档案管理岗位职责、立卷归档、查阅利用、库房管理、保密、保管、 移交、鉴定销毁等制度并认真落实，确保新农保业务档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密。
第六条经办机构应备有防火、防盗、防霉、防潮等适合保管档案的专用库房，库房建筑面积不少于 20平方米，并参照建设部和国家发改委关于《档案馆建设标准》（县级40平方米/万卷），确定专用档案 库房建设中长期目标。业务档案应使用专用铁皮柜保管。
第七条经办机构应配备专职或兼职档案管理人员，并保持人员相对稳定。配备的档案管理人员应具备 专业基础知识，熟悉业务，忠于职守。
第八条经办机构在每年3月底前应将上年度业务档案收集、整理、装订完毕并入柜保管。收集过程中 应对业务档案真实性、完整性和有效性进行检验，及时办理交接手续。凡字迹模糊、印章不清、残缺不齐、 衔接无序等不适宜归档的业务材料，应退回整改。经办人员应编制《档案材料收集目录》并办好交接手续。
第九条新农保业务档案分类应按照新农保业务经办规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则， 采用“年度一业务环节”的方法对新农保业务档案进行分类、整理、组卷，及时编制卷内目录、案卷目录、 备考表等（见附件二）。
第十条新农保业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为10年、30年、50年、100 年。
新农保业务档案定期保管期限为最低保管期限，新农保业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月 1日开始计算。
第十一条老农保参保人转入新农保的，应按新农保有关规定办理参保登记手续，并按照新农保业务档 案管理办法管理档案，原业务档案按老农保管理办法继续保存。
第十二条经办机构应依法为参保人提供档案信息查询服务。
第十二条经办机构应对到期新农保业务档案及时进行鉴定。
鉴定工作应由经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员，以及行政主管部门有关人员组成鉴定 小组，负责鉴定并提出处理意见。
鉴定中如发现业务保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。
第十四条经办机构对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，报同级行政管理部门备案，经办机构 主要负责人批准后销毁。
未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
经办机构应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。