Oracle实施采购业务方案.doc

XX 科技股份有限公司 Oracle 实施采购业务方案顾问: 生成日期: 2002 . 最后修改日期: 控制号: NOROP-PO-2 版本:2 .0 审批: 文档控制修改记录审查人 Name Position 公司组织管理 O racle 系统采购模块功能概述 Oracle 采购模块是 Oracle 分销系统的主要功能模块之一,也是控制企业整个物流链条始端的功能模块。它主要处理和控制企业的采购业务,实现企业对采购流程、采购物品和供应商的有效管理。 O racle 采购管理系统主要的功能概述如下: 对请购、采购业务流程的监测和控制; 记录并利用询价和报价信息; 对供应商进行有效的管理和评价等。 Oracle 采购模块功能的主要特性有: 业务与财务集成(资金保留、与应付和总帐集成); 利用工作流方式规范业务; 强大的审批与权限控制; 多样化的采购模式; 灵活的外币处理; 丰富的系统报表等等。下图为本解决方案中, XX 总部采购模块与其它模块的关系: 采购模块应付模块库存模块总账模块销售模块请购导入财务信息导入总账接收入库发票匹配生产基地中采购模块与其他模块之间的关系如下图所示: 采购模块应付模块库存模块总账模块财务信息导入总账接收入库发票匹配 O racle 采购业务解决方案概述针对 XX 股份有限公司及其下属子公司现行的采购业务特点,以及未来对采购管理和控制的需求,采取多个经营单位、多个库存组织的方式设置系统应用架构。 XX 总部的贸易一部、贸易二部、光电部的销售合同导入采购模块生成销售请购,销售请购单由采购部门自动引入,分配给采购人员,由采购人员制定采购订单,并根据采购订单审批流程进行审批。通过审批的采购订单打印并下达供应商。供应商货物送达后,按照采购接收流程接收货物。生产基地年初时签订长期框架协议,由采购部门为生产基地的生产物料制定一揽子采购协议,提交采购部门经理审批。办公用品、低值易耗品的采购由财务模块直接录入发票处理,不在业务模块中记录信息。固定资产的请购由各部门在系统外填制请购单,采购部汇总后统一制作采购单进行采购,采购过程不在系统中进行记录和维护。采购产品的分类和编码与库存模块中的物品分类和编码保持一致。供应商信息的建立和维护,以及对供应商的评估,本方案采用了 Oracle 系统提供的供应商建立、维护方案,可以有效地保证采购业务高效进行。此外, 可以通过供应商服务、质量绩效等报表对供应商表现进行汇总分析;供应商信息由采购部门负责维护,财务部门负责系统外提供财务方面的有关信息, 应付模块与采购模块共享供应商信息库。针对每一种具体采购单据(请购单、询价单、报价单、采购订单)设置访问层次和安全层次,确保只有相关人员能够浏览采购单据。只有具有特定权限的人员才能够修改、取消单据,保证单据的安全性。采购的会计期与总帐相同,本位币为人民币。文档结构本文档将从以下几个方面,对采购业务的解决方案进行具体阐述: : XXOracle 实施采购业务需求分析 XX 业务流程、操作手册 1 采购组织管理 业务部门设置业务需求 XX 贸易一部、贸易二部负责轻工、机械、照明的自营和代理贸易业务。下设采购小组、销售小组分别负责自营出口业务的采购与销售。采购部采购员负责采购光电部销售的产品;专人维护 XX 总部与下属奥德光电、远达光学、中山精密的供应商信息;制定下属子公司的长期框架协议。生产基地生产基地的生产部负责原材料的采购、储运、库存计划等。生产部的采购经办将负责按照总部采购部的框架性协议释放一揽子协议的采购订单,或者自行制作不能够与供应商签定一揽子协议的零星采购申请,创建标准采购订单。物料入库管理等由生产部的库存管理员负责。经 BPR 讨论认为, XX 与生产基地的固定资产、办公用品等采购无需在系统进行操作,直接在财务进行处理即可。解决方案 Oracle 系统可以通过灵活的责任、菜单设置实现将采购功能菜单(询价和报价、采购、接收、供应商管理等)分配给采购部、贸易一部与贸易二部采购小组、生产基地的相应人员; 通过预置文件的设置,实现 XX 总部与生产基地各经营单位业务信息的独立与完整。 业务人员情况业务需求 XX贸易一部、二部各有一名经理,采购小组业务员负责为本部门销售小组采购自营出口业务的轻工、机械、照明等产品;其他类型的业务不实行购销分离, 由各业务员负责执行采购与销售的整个贸易过程。采购部设有采购经理,下属采购人员负责为光电部签订采购订单、为生产基地签订长期框架协议,专人管理供应商档案。生产基地生产基地的生产部设经理