Office办公文秘使用技巧.doc

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Office办公文秘使用技巧
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办公自动化已经成为现在文秘最普遍的工作之一，下面给大家介绍 办公文秘使用技巧，欢迎阅读！
Office办公文秘使用技巧
数字格式批量转换
在完成一篇报告后，才发现其中最有说服力的数字显得很不清楚， 这样就大
大削弱了文章的说服力。为了让这些数字达到醒目的效果， 可以为它们设置一些 特殊格 式。按下“ Ctrl+H ”组合键调出查找和替换对话框，将光标定位在“查 找内容”框中，然后单击“高级”展开对话框，再单击“特殊字符”并选择“任 意数字”，这时“查找内容”中会自动显示为“ A#”。将光标定位在“替换为” 框中，然后在“特殊字符”中选择“查找内容”， 将显示“八&amp”。接着单击
“格式”为数字设置一些特殊格式，比如字体加大、文字加粗以及特殊颜色等。 最后单击“全部替换”就可以了。 不过要注意，它会让文档中的所有数字都改变 的。
查找对话框中的快捷键
执行“编辑-查找”命令，或者按“ Ctrl+F ”键调出查找对话框，会发现对 话框中的许多项目之后都有一个带下划线的字母， 这就是此项的快捷键了，不过
一定要先按Alt键才能让它们起作用，比如按“ Alt+F ”，是查找下一处，按
“Alt+M ”是打开高级选项，按Alt+D/P/G，是在查找、替换、定位 这三个选项 卡中切换等（本技巧同样适合其它的对话框）。
另外，在office2003中进行查找/替换时，我们经常会在不关闭查找/替换 对话框的情况下，切换到正文中进行修改，然后再回到查找 /替换对话框中继续 操作，一般都是通过鼠标点击进行切换，其实直接按 Ctrl+Tab键就可以了，非 常方便。
在最后一次搜索结果中快速浏览
当你搜索完毕，退出查找对话框后，如果想回过头看看刚才的搜索结果， 这 时不用再打开查找对话框，直接按Ctrl+PageUp键或Ctrl+PageDown键，就可以 在上一次的搜索结果中快速浏览了。
高亮显示所有搜索出来的结果
为了让搜索出来的结果更醒目，可以让搜索的结果内容高亮显示出来。操作
很简单：在查找对话框中选中“突出显示所有在该范围找出的项目”就可以了。 替换时巧妙保留书签
假设在 word 中有这么一段文本： This agreement between [John Doel] and [Mary Smith] is entered into freely and without compulsion. 其中括号括
起来的部分表示定义了书签， 括号是为了让大家看的清楚， 真实文本中并没有出 现。如果在进行替换操作时，将两个人物名称换成了其它人名，那么书签 也会 随之丢失。大家在定义书签时，将人名前后的空格都包括进来，如下所示： This agreement between[ John Doel ]and[ Mary Smith ]is entered into freely and without compulsion.
使用图片替换文本
有时我们可能想用图片来替换某些文本，比如，你可能想用