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老板,别让会议“毁”了你
来源: 中国创业联盟
    会议重生于企业与老板的角角落落 
    我们用“文山会海”去形容一些老板的工作毫不为过。因为这些使许多企业的老板忙得不可开交,即使自己不主观的去做,可又不得不疲于应付这些开不完的会、批不完的文件。会议作为企业老板或管理者实施领导的一种工具,是他们履行责任的手段,也是企业组织管理的活动方式。不论规模大小、规格高低、议题轻重、时间长短,只要必须,就有它出现和存在的价值。 
    调查发现,全世界每天至少有5000万个事务性会议,而美国以每日1000万个会议名列榜首。日本企业高级管理人员每天花在会议上的时间约占40%,俄罗斯的高级管理人员每天花在会议上的时间一般也占30%~40%。并且,每年人们开会的次数仍然在缓慢而稳定地增加。 
    虽然会议在人们社会生活中的大分量和大比重,已经成为一个不争的事实。但是,许多企业的老板或企业的各个管理层却把会议当作一把能够打开任何问题之门的“***”,动不动就开会决定!不管这些需要决定或决策的事情是大事还是小事,总是用会议来解决问题。给老板或管理者自己不仅带来了没完没了的时间成本的巨大支出或是浪费,因开会而感觉心力交瘁,而且也给下属形成这种“开会假象”的工作风格,也使他们陷入到了开会的怪圈当中。 
    开会的常见原因一般有以下几种:资讯传达与监督员工;达成决议与解决问题;开发新的创意;激励团队成员的士气;巩固领导的地位。在工作中,人们会发现只要有3个人以上有议程,就可以开会。在任何一家企业的经营管理过程中,开会是司空见惯的事情。可是,大多数的人却是一听到开会这个词就会皱眉摇头。那么,为什么大家会有这样的反应呢? 
    开会即是为了解决问题提高效率 
    在大多数企业中,人们的会议往往是讨论了半天,要么不着边际,要么形成的决议严重地脱离实际――无法实施,很多会议不是拖得太长,就是缺乏效率,开会时有一半以上的时间是在无聊的会谈中白白浪费掉的。 
    糟糕的会前准备、不当的议程安排,及与会者对议事规则的无知,往往使许多企业平均每年要损失30个工作日及240个工作时。看到这个结果,你一定能够理解自己和同事为什么不能把“开会”当一回事了,对这种纯粹浪费时间的会议不感冒了。 
    许多老板或企业管理者召开会议的低效率主要表现在以下几个方面: 
    没有目的性,形成多中心会议;开会只是为了走形式;主持人会前没准备,而且缺乏引导控制会议的能力;参加会议的人们缺乏时间观念,不准时参加;重复内容发言,众多陪会者重复表态;对于许多问题反复研究,却不能形成决议;汇报不得要领,像流水账。 
    任何一个会议的召开都要耗费时间和人力,开会的成本实际是很高的。如果我们将所召开的每一次会议都计算成本并由召集单位支付报酬和赔偿的话,会议次数可能会大大减少。由此看来,即使老板不得已开会,也要尽量减少开会人数,压缩会议时间。 
    为了高效率工作,我们应禁止开一些开与不开一个样的会议。只有出现以下几种情况才可以考虑开会: 
    按常规步骤来不及决定的事情;必须依靠集思广益才能解决的问题;需要做出决定的事;发生重大变革和实行新方法时;会议对参加者具有训练价值和激励作用,或容易在会议上接受的决定。所以,老板们应更多的将开会时间进行合理