报表和标签新编.ppt

第7章报表和标签【学****目标】?熟练掌握报表设计的方法?掌握标签的制作报表与标签?利用报表文件和标签文件,用户可方便地显示或总结、打印数据。?所谓报表就是对数据表记录或查询结果进行书面输出的文件,而标签则是一种特殊的报表,它与报表在本质上是一样的,主要用于创建邮件标签、物品标签等。报表与标签?报表文件和标签文件非常相似,都包括两个基本组成部分: 数据源和布局。数据源指报表或标签文件的数据来源,通常是数据库中的表,也可以是视图、查询或临时表,利用视图和查询可筛选、排序、分组数据库中的数据;而布局用来设定报表或标签文件的打印格式。?创建报表可通过三种方式来实现,分别是快速报表、报表向导和报表设计器。创建标签的操作类似于创建报表。 创建快速报表 ?在创建报表之前,应该确定所需报表的常规格式, 常规布局有如下几种: ?列报表:每个字段一列,字段名在页面上方,字段与其数据在同一列,每行一条记录。?行报表:每个字段一行,字段名在数据左侧,字段名与其数据在同一行。?一对多报表:一条记录或一对多关系,其内容包括父表的记录及其相关子表的记录。?多栏报表:每条记录的字段沿分栏的左边缘竖直放置。 ?“快速报表”一般用来快速生成对单一数据表的报表文件,用户在选择基本的报表组件后, 可由系统自动创建简单的报表布局。?若要创建一个基于表 book 的“图书明细表”报表,可利用快速报表,其操作步骤如下: 1) 选择“文件”菜单中的“新建”命令,在弹出的“新建”对话框中,选择“报表”单选框,再单击“新建文件”按钮,弹出“报表设计器”对话框。 2) 在菜单栏上,选择“报表”菜单中的“快速报表”命令,在弹出的“打开”对话框中,选择要使用的表 book ,单击“确定”后,弹出如图所示的“快速报表”对话框。 3)选择好字段和样式后,单击“确定”按钮,则出现报表设计器窗口,显示出快速报表生成的报表布局。 4)此时,选择“显示”菜单中的“预览”命令,可对报表结果进行预览。说明: ?如用户对设计的格式满意,可将报表保存,比如保存为“图书明细表. frx ”。报表文件的后缀为“. frx ”。?注意:利用“快速报表”不能向报表布局中添加通用型字段。如需要,须在报表设计器中自行添加。 报表向导?报表向导是创建报表最容易的方式, 可用多种新颖的格式自动生成报表, 数据源可以来自一个表或视图文件, 也可以来自多个相关联的表或视图文件。?本节我们介绍: ?报表向导?一对多报表向导 创建报表?报表的数据源可以是一个或多个表或视图, 特别是当要显示的信息来自多个相关联的表时,可以在数据库中先创建有关这些表的视图,再使用视图作为报表的数据来源。?下面利用前面建立的“催书单视图”,创建一个“催书单报表”文件。操作步骤如下: 1) 在项目管理器中的“文档”选项卡中选中“报表”,然后单击“新建”按钮,在弹出的“新建”对话框中,选择“报表”单选框,然后单击“向导”按钮,弹出“向导选取”对话框。 2) 在“向导选取”对话框中,有“报表向导”和“一对多报表向导”两个选项。这里选取“报表向导”选项,单击“确定”后,弹出“报表向导”对话框,显示报表向导的“步骤 1-字段选取”对话框。