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第2讲 会议效率不高的原因及解决方案
 
【本讲重点】
会议效率不高的原因及预防性管理
高效会议的八大特征
会议标准
 
会议效率不高的原因及预防性管理
 
1．会议的通病——效率不高
小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映了许多公司会议的某些现状，值得我们思考。
很多公司往往由于以下原因，开会效率低下：
◆公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开。
◆许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。
◆有些“必须到会〞的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进展。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。
时下有一句很流行的话——“最近比拟烦〞，对太多像小王一样的职场人士来说，这句话可以改为“开会比拟烦〞。开会之所以烦，用小王的话来说，就是“会议常在毫无章法的状况下进展，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低〞，简而言之，会议效率不高。因此，寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。
 
2．会议效率不高的原因
会议效率不高通常由以下7种原因造成。在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤〞，需要格外警觉。这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。
 
表2-1 会议效率不高的原因及具体表现
项 次
原因
具体表现
〔1〕
时间
会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。
〔2〕
地点
会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进展。
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〔3〕
开会对象的选择
必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。
〔4〕
主持人的技能
会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法到达会议意图。
〔5〕
参会者的技能
参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。
〔6〕
会议的准备工作
开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。
〔7〕
开会的原因、目的和结果
开会的原因、目的和结果在会议进展中突然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。
 
 
3．预防性管理
所谓预防性管理，其实就是防患于未然，将祸害扼杀于摇篮之中。对于会议来说，做预防性管理，实际上就是在开会之前，针对可能导致会议效率低下的各种原因，一一做好预防工作，从而保证会议的高效进展。
 
【举例】
以会议为例，为了预防出现效率不高的情况，下面针对7种致使会议效率低下的原因，做一个全面的预防性管理。
 
 
 
 
 
 
 
 
会议
效率不高的原因
预防性管理措施
时 间
会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后，防止安排在周一或周五。
地 点
地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进展。
开会对象的选择
事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可