商务信函礼仪讲义.ppt

商务信函礼仪课件
第一节 商务信函
一、商务信函的作用
影响对公司的评价，展示己方实力
一目了然
书面跟进
充当意见不和，起争端时的证明
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二、商务信函的内容
一封信写得是否完整，
建议用五个“Ｗ”来检验：　
“Who，What，Where，
When 及Why(包括How)”
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三、商务信函的格式
信封
信纸
版面设计
信头，主办人，日期，封内姓名和地址
标题，称呼，正文
结束语，签名，附注
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信头，仅限第一页
恰当的称呼
要用结束语
日期，封内姓名和地址
主办人
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四、常用的英文缩写
注意事项（Attention，缩写：Attn），这是发信人要求特定的人注意时用的，谓指“请某人亲阅”、“请某人注意”。
事由（Subject）：其作用是便于收信人迅速了解信的主要内容，它位于正文的上方，以提醒阅信人注意。
副本抄送（copy circulated, .，）：抄送本分发给谁。
附件（Enclosure，缩写为Encl）：附注表明有几个附件，以方便收信人查点。
附言（Postscript的缩写P. S.）：“附言”要用得合理，一般情况下不要用。
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几种常用商务信函的版式
平头式：所有条目顶着信纸左边
混合式：正文每段缩进，其他左对齐
缩行式：信内地址的第二行及后续行都比前一行缩进数格，正文每段开始也缩进。
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五、商务信函的写作特点
最好打印
语言：口语化，朴实
礼貌：语气
内容：目的性强，直接，精确
长度：简洁
校对成信
回复迅速
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第二节 商务信函分类
一、分类
1. 与销售相关的信函
介绍公司及产品
解释信
询问信
2. 客户信函
邀请函
致谢函
回复投诉信
致歉信
3. 账户信函
追索
通知

推荐信（介绍信）
称赞信
投诉信
要求信
拒绝信
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尊敬的: 先生/女士  中华慈善总会等国内多家公益民间机构与国际联合劝募协会、美中贸易全国委员会
共同发起的“跨国公司与公益事业高级论坛”（以下简称论坛）将于2003年11月9-11日在
北京隆重举行。 此次论坛由高级论坛和公益项目展示会两部分组成。高级论坛主要包括：
中国公益事业的现状、机遇和挑战；跨国公司/企业在现代公益事业中的作用、责任和地
位；跨国公司和公益机构之间的合作关系及公益机构管理能力的评估机制。公益项目展
示会将采取会展形式与论坛同时举行，供各公司、各公益机构通过图、文、声像等形式
进行展览和交流。  随着中国加入世界贸易组织，特别是在中共十六大提出的全面建设小康社会、完善社
会经济改革的方针指引下，此次论坛的召开将为促进跨国公司和中国公益事业的合作发
展提供新的契机。我深信，此次论坛将为您提供一次良好的机会来进一步了解中国公益
事业的现状、机遇及其面临的挑战；并通过各方的广泛接触和交流，促进双方伙伴关系
及合作机制的建立。  参加此次论坛的代表将来自多个部门，约有国内外跨国公司/企业代表100名，公益民
间机构代表80名，研究部门及相关机构的知名人士等120名。届时将有政府及有关部门
领导人莅临大会，这也充分显示了政府和有关各方对中国公益事业的重视和关心。 在此，我诚挚地邀请您及贵单位参加此次论坛及展示会，并真诚地期望您为中国公益这
一崇高的事业做出新的贡献！  期待着您的积极参与！
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