会务组工作方案.doc

: .
会务组分工及工作方案
主要任
一、工作目标及主要任务 全力做好有关会务组工作， 确保座谈会的顺利进行。
务：拟定本组工作方案；负责座谈会的接待工作；负责礼品、纪
念品、签到表、座次牌的设计制作；负责准备会议资料；负责座 谈会期间各项活动的后勤保障工作。
二、人员安排
负责人：刘芳
三、会务准备
（一）场景布置（协助广告公司） ：
1. （1） 40 周年华诞展及各专科展牌；
礼炮、
（ 2）彩虹门、气球、横幅、仪式启动幻影球、 相关牌匾、
鲜花等；
（ 3）音响的调配；
（ 4）相关歌曲的准备（国歌、院歌、背景音乐等） ；
（ 5）新院区项目、科研中心、生殖中心启动仪式及博士后工作 站挂牌仪式的相关准备工作；
（ 6）“千人宣言”仪式的准备工作；
（ 7）颁奖证书的准备；
（ 8）院庆工作牌的统一制作。
2. 会场座椅的摆放（按不同颜色座椅区分 ABCD 区，方
3. 摆放主席台；
4. 准备嘉宾名牌；
5. 准备嘉宾胸花（院外所有嘉宾） 、附院院庆小手旗；
6. 摆放矿泉水；
7. 准备会议资料及礼品装袋；
8. 在会场一角设萨斯风、钢琴现场演奏；
9. 会场卫生间的指示牌（通知资产管理部做好清洁卫生工作） 资料袋内物品：
（ 1 ）产品介绍
（ 2 ）座谈会专题片 DVD
（ 3 ）座谈会活动手册
（ 4 ）纪念品
（二）嘉宾接待
刘芳 姜芳榕
1. 庆典大会当天提前到大会现场，熟悉嘉宾坐席；
2. 迎接嘉宾，指引嘉宾到报到处签到（协助礼仪小姐及义工）；
3. 协助嘉宾领取会议资料及礼品，指引嘉宾就坐（协助礼仪小 姐及义工）；
4. 所有嘉宾入场完毕，工作人员到指定区域就坐；
5. 庆典大会结束，工作人员指引嘉宾离场乘车。
（三）嘉宾签到 刘芳
1. 负责嘉宾签到（准备嘉宾签名册或签名卷轴） ；
2. 及时核对到会嘉宾名单（准备一份参加庆典嘉宾名单）
3. 准备文房四宝若干，以便有需要的嘉宾题字；
4. 负责会议资料及礼品的发放及保管工作。
（注：前一天晚上已到宾馆签到的嘉宾， 不再签到及发放资料袋，
只在会场摆放议程单张。 ）
（四）应急工作 刘芳
1. 负责因天气等原因主会场转移工作；
2. 在附院礼堂做好备用会场的准备工作；
3. 突发事件的紧急处理（协同院庆活动应急组） ；
4. 现场保健医生及常用药品的准备；
5. 由附院员工组成观众预备队伍，约 100人，在现场观众过少时
到场就坐，避免冷场。
四、时间安排及分工
根据工作内容，会务组分为后勤保障小组、礼品小组，分别
负责座谈会前和座谈会期间的所有后勤保障工作， 礼品设计、制作、
发放等工作，座谈会接待、引导工作。具体时间安排及分工
如下表：
时间
工作任务
负责人
工作小组
11月
1 日
确认住宿事宜
刘芳
保障小组
11月
5 日
礼品初步设计
刘芳
礼品小组
11月
6 日
会场确认
刘芳
保障小组
交通用车检修
刘芳
保障