分公司办事处管理办法.doc

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司[2011]第 1 号
办事处管理办法
一、目的
为使公司办事处有效地发挥作用，提高工作效率和工作质量，圆满地完成公司分配的工作任务，特制定本管理办法。
二、适用X围
适用于公司驻外办事处的管理
三、管理细则
工作职责
办事处的工作职责包括业务职责和行政职责两部分。
：
办事处是公司在各地区业务的窗口、桥梁和纽带，在公司高层的直接领导下，开展管辖区域内的业务工作。
（1）负责办事处管辖区域内的信息收集工作，工作报告直接提交公司高层供参考。根据公司的年度目标，合理调配办事处的人力物力资源，制定适用的市场策略，业务拓展模式，协助公司销售计划的顺利实施。做到目标明确，分工合理，责任到人。
（2）负责现有客户维护，充分利用办事处的地理优势，提高用户响应度。做到与时了解问题和客户需求，迅速提出解决方案，协调各方面资源，以最快速度解决问题。对客户提出的产品和服务意见进行分析总结，并反馈给公司相关部门。
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（3）负责管辖区域内已签订合同项目的工程实施协调，售后服务；与时准确地建立客户档案，制定客户档案维护制度，定期检查更新。
（4）完善办事处的前端市场信息平台功能。与时向公司反映管辖地区市场发展新动向，向公司提供市场行情、产品需求等方面的信息。

办事处负责合理安排各项日常行政管理工作，管理规章的制定应遵循公司的各项规章制度，结合本地区特点制定管理细则，经公司行政人事部审核批准后执行。
（1）负责公司领导和同事到本辖区开展业务的接待工作。利用办事处资源为公司员工在本辖区工作提供各方面的支持。
（2）负责办事处员工和公司出差到本辖区员工的考勤管理，每月底统一向公司行政人事部上报当月考勤。办事处实行每周五天工作制度，上班时间为周一～周五早上9:00～9:30至下午5:30～6:00。办事处主任出差或请假必须事先向行政人事部领导请示，待批准后方可离岗，离岗后必须安排好值班人员，确保与公司联系畅通。办事处员工出差或请假需事先征得办事处主任的同意。
（3）负责建立健全办事处的各项管理规章。制定办事处预算费用使用制度(见附件1)，公司办事处宿舍管理制度(见附件2)，办事处车辆使用制度（见附件3
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）。
（4）办事处实行主任负责制，主要问题由办事处主任和成员集体研究决定，并根据问题性质与时向行政人事部请示汇报。内部要分工明确，建立健全岗位责任制，并报行政人事部审核备案。
（5）按照公司工作规划与安排，办事处每月定时按照要求上报工作计划和总结，年终上报全年工作总结和下一年工作计划。
（二）机构编制
1、办事处机构设置、人员编制需要根据公司发展战略和本地区实际情况确定。如需增编，由办事处申报给行政人事部审核后，报公司主管副总批准后交行政人事部实施。
2、办事处内部岗位设置，由办事处提出意见，报行政人事部批准，并在行政人事部备案。
（三）人事管理
1、各办事处设主任1名。办事处主任的任免，由公司按规定人事流程执行。
2、办事处在编人员的调进调出，由行政人事部统一办理，在编人员的人事档案由公司行政人事部统一保管。
（四）费用管理
，办事处主任负责制定管理细则。每月底由行政人事部统一编制办事处下月费用预算报公司审批后实施。协助销售工作所发生的招待费由销售报预算执行。
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：办事处申请办事处费用备用金（额度由财务部掌握），由办事处主任代为管理。办事处费用实际发生时，由办事处主任先行用备用金支付，月底回公司按照标准统一报销。
（五）资产管理
办事处资产归口在行政人事部管理：办事处所有资产都要登记入帐，并由行政人事部核实、分类、贴牌，按照公司固定资产管理办法管理，未经行政人事部批准，办事处对固定资产不得擅自处理。
(六)本管理办法由行政人事部制订,解释权归行政人事部，自下发之日起实行。
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二○一一年二月五日
附件1：
办事处费用管理细则
办事处费用包括两部份：固定费用和日常费用
固定费用：
固定费用包括：办事处房租，物业管理费，宽带使用费和车位费。固定费用应严格按已签订合同金额执行，办事处主任负责按时通知公司财务交纳相关费用，并负责将已交纳费用的发票交给公司财务。
办事处固定费用一览表
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项目名称
金额
备注
宿舍房租
0元/季
每季现金支付给房东
物业费
50元/月
每季现金支付给物业
宽带费
6元/年
现金支付