接待工作(00003).docx

接待工作(00003)
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接待工作管理方法
工 具
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作为社会这个大网络中的网结，企业与外部、上下、左右有着密切的交往与联系。企业内部各部门之间、领导与员工之间更是紧密地联系在一起，其中有许多内外联络，都要通过企业行政办公室这个枢纽部门，因此接待就成为企业行政办公室的一项日常事务工作。
接待的规格主要指接待的条件及领导的陪同，企业应根据来客的情况确定。接待规格包括高格接待、低格接待和对等接待三种形式。上级领导派一般工作人员向下级领导口授意见；相关企业领导派员工到本企业商谈重要事宜；下属企业人员来访，有重要事宜要办等情况下，都要本企业主要领导出面作陪，采用高格接待，即陪客要比来客职务高的接待。在上级领导来本企业视察，搞调查研究；上级领导路过本企业，短暂休息；外地参观团来本企业参观等情况下，可采取低格接待，即陪客职务可以比来客职务低。对一般性业务来往，企业可采用对等接待，即陪客与客人职务、级别大致一样的接待。
一、做好接待工作的技巧
发出邀请
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邀请方式可分为口头邀请、电话邀
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请、书面邀请、登门邀请及邮信邀请等。口头邀请多在一些活动较为简单的场所中应用。为表示重视，常采用登门邀请的形式。正规的邀请为书面邀请形式，它有特定的格式，通常有
请柬、 “广告”邀请、 ( 没有具体被邀
请者姓名的普遍性的邀请 ) 、邀请信。
邀请的方式很多，采用哪一种方式应根据企业与被邀请方的亲疏关系和实际情况而定。有时是这几种方法综合运用，发了书面邀请后，又用电话邀请，然后再登门邀请。
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做好准备工作
接待的准备工作很重要，它是整个接待工作中的重要一环。准备工作做得好， 就使接待工作有了良好的基础；否则，接待工作就很难达到应有的工作质量和接待效果。因此，从一接到来宾通知，就应立即着手做好准备工作，以求主动。
弄清来宾情况。来宾情况， 主要
包括来宾的单位、 人数、 性别、 身份，必要时应掌握来宾的年龄和健康状
况，来宾的目的和要求，还有抵离时间、乘坐交通工具和车次航班等。然后，将上述情况及时向企业主管领导报告，同时通知有关部门和人员，认真做好接待的准备工作。
拟定接待方案。 接待方案的内容主要包括：来宾的基本情况，接待工
作的组织分工，陪同人员，食宿地点及房间安排，伙食标准及宴请意见，安全保卫，交通工具，费用支出，活动方式和日程安排，汇报内容的准备及参与人员等。接待方案报请本企业领导批准后应认真落实。
落实接待方案。 按照拟定的接待方案，通知各有关方面做好接待准备
工作， 如通知宾馆安排好房间和用餐，落实交通工具， 通知本企业保安部门，
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落实警卫措施等。
做好正式接待工作
来宾抵达后，就要认真做好正式接待工作。接待人员除按接待工作方案
逐项落实以外， 还要根据情况的变化，随时采取应变措施。
迎接来宾。 要根据来宾的不同身份迎接来宾。如果是上级领导或外地
重要客人到达，应安排本企业有关领
导前往车站 ( 机场、码头 ) 迎接；如果是一般来宾到达，可