公司合同档案管理制度.doc

公司合同档案管理制度 1. 总则为加强本公司的合同档案管理, 根据公司合同管理办法的规定,制定本办法。 合同档案的保存期限为 5 年,由公司指定档案处负责人保管。 公司办公室作为公司的合同归口管理部门,也应当保存一份完整的合同档案资料。 2. 归档 合同订立后,公司应将合同文本的复印件送经理和办公室各一份。同时指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。 合同履行完毕后 10 日内, 公司应将全部合同资料整理成册, 按照时间顺序先后编排, 装订成册, 正本送交经理办公室, 并制作副本一份交办公室。 办公室接收资料时应当出具收据。 3. 档案借阅 根据工作情况,需要查阅档案的,应当由查阅部门提出申请, 报经主管总经理批准同意后, 到档案处办理借阅手续。 借阅档案原则上应在档案阅读室查阅, 不得带出档案室。确有必要借带出档案室阅读的, 应经主管领导批准后, 方可带出。 4. 责任 借阅档案人丢失档案的, 根据情节可以给予警告、记过、 500-1000 元罚款,并扣发 3至 12 个月工资的处罚。 6. 实施 本办法自 2011 年6月1 日起施行。总则: 为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序, 明确工作职责,杜绝资料流失,实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化,现结合公司的实际情况,特制定本制度。适用范围: 本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的以采购、销售、预算及其它项目为中心的资料总和,其构成包括招标文件、投标文件、技术方案、施工图、项目合同文件、项目设计方案、项目验收资料、预算资料等。合同档案管理原则: ,以确保档案的完整、完全和有效利用。 2、工程部负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档资料 (可留下项目合同复印件做为做催收货款的使用)。 4、合同档案要实行分类管理,便于文件的管理及查找。合同文档的移交: 1、各部门在正式签署合同后须将合同正本原件移交工程部。2、合同项目终止后各部门须将该项目的所有技术资料汇总成册,经部门经理鉴定,具有长久保存价值的技术资料向工程部移交。3、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整,必须层次分明,符合其形成规律。4、合同文档移交时,必须编制档案移交清册并当面清点,填写《文件归档登记表》(见附件表一)。双方签字认可后方为完成交接手续。合同文档的管理办法: 1 、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号(按公司原制定的项目文件编号方法编号)。2、保存的合同文档每半年清理核对一次, 如有遗失、损毁, 要查明原因, 及时处理, 并追究相关人员责任。3、工程部要加强对合同档案的统计工作, 要以原始记录为依据, 编制合同统计清单。4、工程部应根据实际需要编制合同档案检索工具, 以有效地开展合同文档的查询、利用工作。5、各部门员工可在工程部查阅合同文档, 确因工作需要须借出查阅, 须填写《合同档案借阅登记表》经工程部经理签字同意后, 方可在