怎样建立一套完备的文件系统.ppt

员工培训——文件系统怎样开始建立文件系统演讲人:陈细军日期: 0提纲?一、什么是文件系统? ?二、为什么要建立文件系统? ?三、文件系统包括哪些内容? ?四、怎样才能编写出既切合实际应用并且是当前急需的文件? 1一、什么是文件? ?文件( documentation )又称为软件,通常和硬件相对应,企业的文件是指一切涉及产品生产、管理的书面标准和实施中记录结果。贯穿产品生产管理过程,连贯有序的系统文件称为文件系统( documintaion system )。 2二、为什么要建立文件系统? ?从企业管理的角度看,各类文件建立的目的是取代传统的、以口授靠回忆形式来进行管理的模式,避免因口头传达引起的失误,使管理走上程序化、规范化,使产品质量和服务质量有了切实保证,是一种从“靠脑子做事”到“靠文件制度做事”的转变。 3建立文件系统作用?①行动可否进行以文字为准; ?②一个行动怎样进行只有一个标准,不能随心所欲; ?③可以避免语言下达任务上出现的差错与误解而造成的事故; ?④任何行动后均有文字记录可查,为追究责任、改进工作提供了依据。 4我们的目标?一切行为以文件为准,没有文件的,要逐步建立,从无到有,从不完善到完善。先固化再优化。?文件没有最好,只有更好。 5三、企业的文件类型文件划分为两大类: ?标准类文件?记录(凭证)类文件行业内有一句名言:写你所做,做你所写。 6 文件:7标准类文件根据标准的不同可分为下列三种。?技术标准文件是由国家、地方、行业及企业所颁布和制订的技术性规范、准则、规定、办法、标准和程序等书面要求。如药典规定的注射用水质量标准等。如: HIV 生产工艺规程。?管理标准文件是指企业为了行使生产计划、指标、控制等管理职能,使之标准化、规范化而规定的制度、规定、标准、办法等书面要求。如操作人员卫生制度、原辅料的取样制度(或规程)等。如:冰箱/冰柜管理规程。?工作标准文件是指以人或人群的工作为对象,对工作范围、职责、权限以及工作内容考核等所提出的规定、标准、程序等书面要求。如岗位责任制度、标准操作程序等。如: 玻璃器皿洗刷标准操作规程。 8记录(凭证)类文件记录(凭证)类文件是反映实际生产活动中标准情况的实施结果。记录如报表、台帐、生产操作记录等。凭证是表示物料、物件、设备、房间等状态的单、证、卡、牌等。如产品合格证、半成品交接单等。 9