档案与档案工作.doc

一、档案与档案工作 1 、档案的定义目前有两种表述法: A 法律定义: 《中华人民共和国档案法》第二条的表述: “本法所称的档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。” B 学术定义:国家档案局 1992 年10 月发布的行业标准 DA/T1 —92 《档案工作基本术语》的表述: “国家机关、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。”可简易表达为: “档案是原始的历史记录。”档案的主要作用有六个方面: l机关工作的查考凭据; 2生产建设的参考依据; 3政治斗争的必要手段; 4科学研究的可靠资料; 5宣传教育、文化建设的生动素材; 6维护合法权益的法律证据。档案以内容为标准,分为哪几种? 分为文书档案、科技档案和专门档案三种。 3、学校档案通常我们所说的学校档案是指法人、其他组织以及个人从事教育教学及其有关的学校建设、财务等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。加强学校档案的科学管理,是适应学校教育改革和发展的需要,也是学校常规管理的重要内容。学校档案工作的基本原则 1、集中统一管理,确保完整、准确、系统、安全和有效利用。 2、学校档案管理应实行“三纳入”、“三同步”原则: 即纳入学校整体发展规划和工作计划、纳入学校管理制度、纳入有关人员职责范围。学校布置工作与提出相关文件资料的归档同步、检查工作与检查相关档案资料同步、总结工作与相关档案资料归档同步。 3、建立、完善学校档案信息库,并纳入校园网统一管理和开发利用。一般来说,档案业务工作有“六个环节”:指档案收集、整理、保管、统计、鉴定、利用六方面工作。首先讲一下档案的收集收集就是要按照“归档与不归档范围”,把学校、各部门和师生每个人手中分散的有关教育、教学、科研、人事、行政、财务、经营等方面的文件材料及各种资料,经过挑选,集中于学校档案室统一管理。任何部门和个人都不得私自保存、占有、销毁和带走应归档的材料。这里要强调的一点是我们收集的档案要“以我为主”,就是说重点收集自己产生的东西,其它各单位的来文只需要把重要的,有直接关系的或其它你们认为有参考价值的收集起来就可以了。要做好收集工作,应做好以下几点: 1、提高本单位档案人员的档案意识。要求学校的全体教职员工都要明了档案收集和管理的目的和意义,树立档案工作人人有责的观念,增强档案意识,任何科室和个人都不能把应当归档的工作资料占为已有而拒不归档。 2、完善和落实文件材料归档制度,把文件材料的收集、整理和归档列入有关人员的岗位目标责任制考核中。 3、建立档案工作网络:由于学校的工作条线多,归档资料牵涉的面也广,档案资料的收集要建立必要的组织网络,有关条线和各个层面都应有相关的节点,每个节点都要有具体的责任人。对应归档的文件材料有以下质量要求:归档的文件材料应齐全完整,真实反映学校情况;载体材料和书写材料应符合耐久性要求和有关技术标准,禁止使用圆珠笔、彩色笔、复写纸、铅笔、纯蓝或红色墨水等书写材料。二、档案的整理与编目一、档案整理概述(一)档案整理的概念和基本要求档案的整理,就是对办理完毕的、具有保存价值的文件材料进行系统化、条理化的过程。档案整理的基本要求:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值,确定档案的保管期限;便于保管和利用。档案整理的基本方法有两种: 1、以案卷为单位整理。以案卷为单位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。所谓案卷,就是一组有密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案,对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料,进行系统排列和编目。以案卷为单位整理的档案,其基本保管单位是案卷。 2、以件为单位整理。以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲,一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件,转发件与被转发件为一件,正件与附件作为一件,原件与复制件作为一件,来文与复文可为一件。以件为单位整理的档案,其基本保管单位是件。学校档案一般可分为以下几类:文书档案、教学档案、科技档案、会计档案、特种载体档案等。各类档案的整理归档时间不尽相同。文书档案整理归档时间一般在第二年的上半年,对于学校来说就是第二学年的上半学年;会计档案由会计人员自己收集、整理,隔年向档案室移交;科技档案在活动结束后一个月内归档;特种载体档案应在形成后及时归档。二、文书材料的整理文书材料是指立档单位在党群