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会务组分工及工作方案
一、工作目标及主要任务
全力做好有关会务组工作,确保座谈会的顺利进展。主要任务:拟定本组工作方案;负责座谈会的接待工作;负责礼品、纪念品、签到表、座次牌的设计制作;负责准备会议资料;负责座谈会期间各项活动的后勤保障工作。
二、人员安排
负责人:芳
三、会务准备
〔一〕场景布置〔协助广告公司〕:
1.〔1〕40周年华诞展及各专科展牌;
〔2〕彩虹门、气球、横幅、仪式启动幻影球、相关牌匾、礼炮、鲜花等;
〔3〕音响的调配;
〔4〕相关歌曲的准备〔国歌、院歌、背景音乐等〕;
〔5〕新院区工程、科研中心、生殖中心启动仪式及博士后工作站挂牌仪式的相关准备工作;
〔6〕“千人宣言〞仪式的准备工作;
〔7〕颁奖证书的准备;
〔8〕院庆工作牌的统一制作。
2. 会场座椅的摆放〔按不同颜色座椅区分ABCD区,方
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4. 准备嘉宾名牌;
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〔院外所有嘉宾〕、附院院庆小手旗;
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、钢琴现场演奏;
〔通知资产管理部做好清洁卫生工作〕。
▲资料袋物品:
〔1〕产品介绍
〔2〕座谈会专题片DVD
〔3〕座谈会活动手册
〔4〕纪念品
〔二〕嘉宾接待
芳 姜芳榕
,熟悉嘉宾坐席;
,指引嘉宾到报到处签到〔协助礼仪小姐及义工〕;
,指引嘉宾就坐〔协助礼仪小姐及义工〕;
,工作人员到指定区域就坐;
,工作人员指引嘉宾离场乘车。
〔三〕嘉宾签到 芳
〔准备嘉宾签名册或签名卷轴〕;
〔准备一份参加庆典嘉宾〕;
,以便有需要的嘉宾题字;
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〔注:前一天晚上已到宾馆签到的嘉宾,不再签到及发放资料袋,只在会场摆放议程单。〕
〔四〕应急工作 芳
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〔协同院庆活动应急组〕;
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,约100人,在现场观众过少时到场就坐,防止冷场。
四、时间安排及分工
根据工作容,会务组分为
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