采购管理制度汇编及采购流程.doc

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采购管理制度和采购流程方式
一、目的：
规范公司采购流程,提高采购工作效率,从而为生产的顺利进行提供保障,并最大化降低企业成本,为企业带来更大的资金支持。
二、适用范围
适用应及时与请购部门沟通。
属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打
包采购。
对于紧急请购项目应优先处理。
所有采购项目上必须向生产厂家或供应商直接询价,
原则上尽量不通过其代理或各种中介机构询价。
对于请购部门需求的物资或设备如有品质相同,成本
较低的替代品可以推荐采购替代品。采购提出的可替代品,一经被选用,做绩效考核加分。

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对于请购部门需求的物品,采购人员在采购过程中应该发现,采购物品有新产品可替代,而未与请购部门进行沟通的,采购也应负责。采购对使用部门提出修改性建议,一经被选用,做绩效考核加分,使用部门相应的减分。
遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额较大的采
购情况,询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况,提报公司领导批准方可询价或发放标书。
询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询
价。
除固定资产外,根据单次采购金额的不同,选择供应
商询价、供应商参与比价或招标采购的供应商数量也要不同。金额大的,公司相关领导参与监督。
比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质
和实力,具有提供或完成公司所需物资和项目的能力。
比价采购或招标采购应按照公司规定的表单格式或拟
定完整的招标文件格式进行询价。
在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。
〔三比价、议价
对厂商的供应能力,交货时间及产品或服务质量进行
确认。
对于合格供应商的价格水平进行市场分析,是否其他
厂商的价格最低,所报价格的综合条件更加突出。
收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导
汇报情况,设定议价目标或理想中标价格。

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重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力,资
质进行验证和审查,如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等。
参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位
进行价格及条件的进一步谈判。
〔四比价、议价结果汇总
比价、议价汇总前应汇报公司相关领导,征得同意后
方可汇总。
比价、议价结果汇总应按照规定的格式完整列出报价、
工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由,按照一定顺序逐一审核。
如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或
重新处理。
〔五合同的签订及其规定
〔1合同正文应包含的要素
合同名称、编号、签订时间、签订地点。
采购物品的名称、规格、数量、单价、总价及合同总
额,清单、技术文件与确认文件是合同不可分割的部分。
包装要求,备品备件包装运输要求。
合同总额应含税,含运达公司的总价,特殊情况应注明。
付款方式。
交货期。

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质量保证期。
质量要求及规范。
违约责任和解决纠纷的办法。
双方的公司信息。
其他约定。
〔2合同签订及其规定
如涉及到技术问题及公司机密的,注意保密责任。
拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低。
如物品订购数量较多且价值较大或难清点的情况时,
务必请厂商派代表来场协助清点。
质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商
延长产品质保期。
详细约定发票的提供时间及要求。
针对不同的合同约定不同的付款方式,如设备类的合
同一般应分按照预付款、验收款、调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等。
与初次合作的单位合作时,应少付预付款或不付预付
款。
违约责任一定要详细、具体。
比价汇总相关表单巡签完毕后方可进行合同的签订工
作。
合同签定前应按照规定的格式对合同初稿进行巡签审
查。

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合同巡签审查通过后应由公司领导签字,加盖公司合
同章方可生效。
签订的所有合同应及时报送财务部门。
〔六付款及合同执行
〔1付款流程
〔2付款规定
所有已签订合同付款时应参照公司财务报销流程及资
金支出审批流程的相关规定执行。
按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付
款。
按照公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款
时应按财务部要求填写相关资金支出、付款的审批表单,巡签完毕后提交财务部付款。
财务部门在接到付款审批单后