办公室行政管理.pdf

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织提供辅助支持、服务的部门，辅助首先必须服从于领
导，在工作中体现领导的意志，不可超越自己的管理权限，违背组织方针自行其是。
办公室工作的辅助性主要体现在两方面：第一，全力支持组织的各项工作。这是指办
公室辅助领导对组织的各项工作进行沟通、协调和督促检查，必要时要调动所掌握的
信息人力及物力，协助有关人员及部门完成工作。第二，就是以协助者的角色完成各
项工作。办公室是协助领导层工作的机构，除领导授权外，一般它对各职能机构和各
项工作的管理没有直接的指挥和监督权力，只承担协调和服务等辅助性管理工作，以
协助者的角色推进领导决策的落实，不能擅作决定，自作主张。
2、事务性
办公室工作的事务性表现在办公室工作的方方面面。值班、接待、公文运转、后
勤服务等，很多都是非常具体、琐碎的事务。有人认为办公室整天为别人忙，工作价
值不高，但事实并非如此。首先，这些工作是维系组织正常运转的重要组成部分，需
要有专门的部门或人员去完成，而组织分工恰恰是将这样的职能和使命赋予了办公
室。其次，这些工作平常似乎不引人注意，但却是基础性的工作，其价值会通过领导
及其他管理人员的工作折射出来。
3、综合性
办公室工作以单位中心工作和主要领导为服务重点，为领导的工作提供全方位的
支持，因此，领导的工作目标就是办公室的工作目标，领导的工作重点就是办公室的
工作重点。领导的工作是综合性、全局性的工作，所以办公室的工作必然是综合性、
全局性的工作。办公室具有综合协调职能。涉及单位全局的工作，往往由办公室牵头，
协调组织内各部门完成任务。办公室的业务可能涉及组织内各个部门、各位工作人员，
起组织、综合协调、督促检查等作用。
4、中枢性
办公室不同于其他职能部门，它附属于管理层，作为领导的助手， 是领导的延
伸，为整个组织活动输送信息，沟通协调，组织联络，处理组织活动所产生的内部事
务；如果没有这些工作，组织将无法正常运转。它是联系上下、沟通左右的桥梁，是
组织同外界各方面联络的窗口，因此它是组织中名副其实的中枢机构。
35、机要性
办公室在工作过程中，由于离领导层较近，得知的组织消息更多更早，如有关政
策的修改和人员的任免等，这些信息具有一定的机要性，并且不适宜在更大的范围内
和更早的时间为一般人员所知晓，这就需要办公室人员在履行职能的过程中具有一定
的保密意识。

三、办公室的作用
办公室的作用是指办公室通过其职能发挥在组织运转中所起的作用，包括以下四
个方面。
1、参谋与助手作用
办公室的参谋与助手作用主要表现在辅助领导决策上。办公室必须准确理解上级
精神，了解和掌握本单位的实际情况，对各方面信息进行处理，为领导决策提供真实
可靠的依据。办公室的参谋与助手职能还表现在决策的贯彻执行上。决策已定，办公
室必须加强督促和检查，注意搜集各种反馈信息，供领导检验决策、调整、修正决策。
2、枢纽与心脏作用
如果把一个组织比作铁路部门，那么办公室就好比列车的编组站；如果把组织比
作一个人，那么办公室就是连接大小动、静脉血管的心脏。一个组织就是一个系统，
它既存在和服从予更大的系统，又有自己相对独立又相互联系的子系统，这样就构成
了一个整体。而具体体现这个整体中领导与被领导关系的，实现系统中诸因素相互联
系的，就是办公室。它承上启下、沟通左右、联络八方，对于一个组织来说，须臾不
可少。
3、协调与沟通作用
一个组织内步调一致、协同前进，才能胜利完成工作任务。要做到这一点，必须
不断加强组织内、外部联系，互通信息，相互理解，求得支持，统一步伐。办公室要
协调单位和主级领导部门以及没有隶属关系部门的关系，协调办公室与其他部门的关
系，协调本单位与下级领导机关的关系，协调办公室内部的关系。它还要协调领导与
领导的关系，领导与群众的关系，组织内部其他部门之间的关系。通过协调，理顺关
节，沟通上下左右，消除隔阂，统一认