会议管理大型会议座次图等证表格卡生成步骤.docx

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大型会议座次图等证表卡
生成步骤
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1
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一、《座次》自生成模 ⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 手填，更多的是找到规律后用公式批量填写。
图2
本例中，共6排，每排18个人，中间有一个过道（左边9人，
右边9人）。按照一般的规律，第一排过道右边为 1号，左边为 2
号，然后向左右和后面发散展开， 全部编号分布在从 B4到T9的长
方形区域内。
★请注意：《数字布局图》与《人员名单》两个表中“编号”
的格式要相同，内容要能一一对应，这是本系统的核心设置。
★本例中，请特别留意：“18”所在位置是“第1排，左1”，也就是B4单元格，“31”在“第2排，右7”，也就是R5单元格。
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第三步，在《座次图》选项卡中，将《数字布局图》内容完全
复制过来，去掉其中的编号。在原来编号区域（ B4到T9）使用
VLOOKUP 函数定义公式。首先，在左上角的 B4单元格内输入如
下内容：
=VLOOKUP( 数字布局图！B4，人员名单！$A:$B，2，0)
按回车键，这个单元格内会自动出现两个字 “徐宁”。B4到T9
范围内其他单元格不必另外定义函数公式，只要点击 B4单元格，
将鼠标悬停在这个单元格右下角约 1秒，会出现一个很小的“ +”
符号，请按住鼠标左键不放，向右拖拽，便完成了第一排的函数公
式定义，鼠标仍然不松手，再向下拖拽，便完成了所有 6排的函数
公式定义。
最后，进行必要的格式调整，可看到下表内容，这就是我们所需要的《座次图》(图3)。
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图3
所谓“必要的格式调整”，包括：（右键，设置单元格格式-对齐—文字方向—竖向）；（K4:K9）的内容清空，表格边框变为无色，填充颜色变为
无色。，如果四个字的人名，可以缩小字号以确保完全显示。
★请注意：1、在定义公式时，“$A:$B”中的“$”表示的绝对引用，不能随便不写。2、函数定义可以用函数编辑器（图4）逐个找参数，避免手工输入容易出错。
lookup_value ：待查找值
table_array：被查找数据表格范围
col_index_num ：向右查找的列数
range_lookup ：查找类型，一般为0
图4
★本例中，请特别留意：“徐宁”所在的位置为“第1排，左1”，也就是B4单元格，在《数字布局图》选项卡中B4单元格中的内容
是“18”，在《人员名单》选项卡中编号18的人为“徐宁”。同样的，“阮小七”所在的位置为R5单元格。在《数字布局图》选项卡
中，R5单元格中的内容是“31”。在《人员名单》选项卡中编号31的人为“阮小七”。查看其他人如宋江、李逵等等都是如此。
上述不是巧合，而是VLOOKUP函数自动将人名、编号、位置联系到了一起。VLOOKUP函数会以《数字布局图》相同位置的数
字编号为媒介，找到《人员名单》对应的人名，将其“搬运”到函
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数被定义的位置。VLOOKUP函数的工作机制是本系统的核心知识。
（三）VLOOKUP 函数的运作机制
VLOOKUP 是EXCEL软件中一个查找引用类函数。 其格式为：
f(x)=VLOOKUP(待查找值，被查找数据表格范围，向右查找的列数， 0)
《座次图》B4单元格位置之所以最后能被自动填入“徐宁” 。
是因为设置了下面的函数公式：
图5
函数是一种公式和规则，计算机是执行者，当我们在《座次图》第1排左1（软件中的“B4”单元格）定义了上图所列的函数公式
时，一系列指令将排队交给计算机去完成（见图 6箭头走向）：
首先，VLOOKUP函数要求计算机到《数字布局图》中查看相同位置（第1排左1，也就是“B4”单元格）上的数字，查看的结果是“数字18”。
，VLOOKUP 函数将另外一个表《人员名单》从 A列到
B列的区域圈出，吩咐计算机携带刚刚找到的“数字 18”，沿着这
一区域最左边的一列（也就是A列）从上至下搜寻比对，结果在第19行中间找到了。VLOOKUP函数命令计算机脚步停在这里待命（待
命的位置是单元格 A19）。
接着，VLOOKUP函数要求计算机以《人员名单》表上的A19
单元格为起点，向右挪到第 2列，到达“宝藏”所在地B19单元格。
这个“宝藏”