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会议管理大型会议座次图等证表格卡生成步骤.docx


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大型会议座次图等证表卡
生成步骤
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目 录
一、《座次》自生成模 ⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯ 手填,更多的是找到规律后用公式批量填写。
图2
本例中,共6排,每排18个人,中间有一个过道(左边9人,
右边9人)。按照一般的规律,第一排过道右边为 1号,左边为 2
号,然后向左右和后面发散展开, 全部编号分布在从 B4到T9的长
方形区域内。
★请注意:《数字布局图》与《人员名单》两个表中“编号”
的格式要相同,内容要能一一对应,这是本系统的核心设置。
★本例中,请特别留意:“18”所在位置是“第1排,左1”,也就是B4单元格,“31”在“第2排,右7”,也就是R5单元格。
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第三步,在《座次图》选项卡中,将《数字布局图》内容完全
复制过来,去掉其中的编号。在原来编号区域( B4到T9)使用
VLOOKUP 函数定义公式。首先,在左上角的 B4单元格内输入如
下内容:
=VLOOKUP( 数字布局图!B4,人员名单!$A:$B,2,0)
按回车键,这个单元格内会自动出现两个字 “徐宁”。B4到T9
范围内其他单元格不必另外定义函数公式,只要点击 B4单元格,
将鼠标悬停在这个单元格右下角约 1秒,会出现一个很小的“ +”
符号,请按住鼠标左键不放,向右拖拽,便完成了第一排的函数公
式定义,鼠标仍然不松手,再向下拖拽,便完成了所有 6排的函数
公式定义。
最后,进行必要的格式调整,可看到下表内容,这就是我们所需要的《座次图》(图3)。
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图3
所谓“必要的格式调整”,包括:1.将所有单元格文字竖行排列(右键,设置单元格格式-对齐—文字方向—竖向);2.将原先过道位置(K4:K9)的内容清空,表格边框变为无色,填充颜色变为
无色。3.对B4到T9区域内的字体大小进行调整,如果四个字的人名,可以缩小字号以确保完全显示。
★请注意:1、在定义公式时,“$A:$B”中的“$”表示的绝对引用,不能随便不写。2、函数定义可以用函数编辑器(图4)逐个找参数,避免手工输入容易出错。
lookup_value :待查找值
table_array:被查找数据表格范围
col_index_num :向右查找的列数
range_lookup :查找类型,一般为0
图4
★本例中,请特别留意:“徐宁”所在的位置为“第1排,左1”,也就是B4单元格,在《数字布局图》选项卡中B4单元格中的内容
是“18”,在《人员名单》选项卡中编号18的人为“徐宁”。同样的,“阮小七”所在的位置为R5单元格。在《数字布局图》选项卡
中,R5单元格中的内容是“31”。在《人员名单》选项卡中编号31的人为“阮小七”。查看其他人如宋江、李逵等等都是如此。
上述不是巧合,而是VLOOKUP函数自动将人名、编号、位置联系到了一起。VLOOKUP函数会以《数字布局图》相同位置的数
字编号为媒介,找到《人员名单》对应的人名,将其“搬运”到函
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数被定义的位置。VLOOKUP函数的工作机制是本系统的核心知识。
(三)VLOOKUP 函数的运作机制
VLOOKUP 是EXCEL软件中一个查找引用类函数。 其格式为:
f(x)=VLOOKUP(待查找值,被查找数据表格范围,向右查找的列数, 0)
《座次图》B4单元格位置之所以最后能被自动填入“徐宁” 。
是因为设置了下面的函数公式:
图5
函数是一种公式和规则,计算机是执行者,当我们在《座次图》第1排左1(软件中的“B4”单元格)定义了上图所列的函数公式
时,一系列指令将排队交给计算机去完成(见图 6箭头走向):
首先,VLOOKUP函数要求计算机到《数字布局图》中查看相同位置(第1排左1,也就是“B4”单元格)上的数字,查看的结果是“数字18”。
2.然后,VLOOKUP 函数将另外一个表《人员名单》从 A列到
B列的区域圈出,吩咐计算机携带刚刚找到的“数字 18”,沿着这
一区域最左边的一列(也就是A列)从上至下搜寻比对,结果在第19行中间找到了。VLOOKUP函数命令计算机脚步停在这里待命(待
命的位置是单元格 A19)。
接着,VLOOKUP函数要求计算机以《人员名单》表上的A19
单元格为起点,向右挪到第 2

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