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接待工作流程指引.docx


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接待工作流程指引.docx接待工作
流程指引
编写部门: 综合部
批 准 人: 公司总经理
修订记录
生排、参观安排、接陪领导、费用预算、是否需要安排照相、翻译、撰写新闻稿等事宜。拟定接待方案后,要及时征询领导或对方联系人意见,适当作出修改。
接待前期安排
参观安排:
提前与参观点对接,落实参观路线、陪同领导。
准备简介资料
安排参观现场电子屏幕显示欢迎词及集团宣传片等
会晤安排:
根据来访客人的情况,提前与领导预约时间;
落实会晤时间及会议室
按计划通知参加会晤的领导;
如遇临时调整,应及时告知相关领导和其秘书。
预定安排:
预订车辆、房间及餐饮,落实参观点的安排;
将客人及我司出席领导的详细信息、来访目的一并传阅给接待酒店及参观点对接人;
建立接待工作的微信群,保证接待信息的充分畅通。
用车安排:
在接待车辆较多的情况下要提前对车辆进行编号;
通过钉钉发起“用车申请”流程,综合部按要求安排车辆。
房间安排:
通过钉钉发起“酒店预订申请”流程。
提供来访客人名单及相关信息给综合部提前预定;
饮食安排:
落实用餐人数、用餐地点;
根据来访客人的饮食****惯安排菜单,菜式安排注意口味及荤素搭配,份量适当,不宜过多。
酌情安排酒水等。
接待部门提前制作座位台卡并摆放及用餐摆位图。
通过
住宿安排:根据需要以及客人级别合理安排酒店房间;
用车安排:根据需要以及客人级别合理安排接待车辆, 如需集团办行政车队安排车辆,则请线上发起车辆申请流程,行政车队按要求安排车辆。
注意:人数较多的接待可以向顺碧楼巴车队申请大巴车,填写楼巴车队专用申请单,由部门负责人签名传真,提前预约。
参观安排:给物业公司发工作联系单,安排接待专员介绍讲解参观线路。 (推荐的参观路线可参阅《接待工作之参观路线介绍》 )
接陪领导:确认接陪领导的名单、联系式。
餐饮安排:确认用餐地点;如果有碧桂园集团主席参与的接待,应将就餐的地点安排在碧桂园接待中心,方便主席行程安排。
会议安排:确认参会人数、人员名单、会议形式及内容;下单预定会议室,确定会议地点;编制会议议程。
安排照相(如需)
行程确认后,将客人及我司出席领导的详细信息传阅给接待酒店
及参观点对接人,建立接待工作的微信群, 保证接待信息的充分畅通。
拟定接待工作安排
餐饮安排:根据客人的饮食****惯安排菜单,注意口味及荤素搭配,控制预算;
根据公司现行的规定使用酒水; 提前将用餐摆位图发给酒店, 制作座位台卡并摆放。
注:一般情况下,主位是我方最高领导,右手边和左手边分别是客方第一第二领导,接下来是我方第三第四,依次交替安排。如果客方的第一领导职位非常高,可安排客方领导做主位,比如接待马来西亚苏丹

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  • 上传人飞行的大米
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  • 时间2022-02-25