十三、公司档案管理制度.doc

十三、公司档案管理制度
第一条管理部门
,原稿由各文书管理部门归档,经办部门根据实际需要留存影本。如因业务处理需要,原稿须由经办部门保管,应经文书管理部门主管同意后妥善保存,文书管理部门以影本归档。
,由各公司经理室或事业部经理室统一制定,总管理处各部门、中心档案则由各部门自行编定并报送总管理处。
第二条文件点收
文件结案移送归档时,根据如下原则点收:
,如有短缺,应立即追查归入。
,应有管理部门主管的签认。
,如有遗漏,应立即退回经办部门补办。
,应立即退回经办部门。
,应退回经办部门,经办部门送指定保管部门签收后,将文件归档处理。
第三条文件整理
点收文件后,应依下列方式整理:
,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
,左方装订则对准左上角、理齐钉牢。
、破损、参差不齐等情形,应先补整、裁切、折叠,使其整齐划一。
第四条档案分类
、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分,部门区分之后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。
。如果因案件较多,三级分类不够应用时须在第三级之后增设第四级“细类”。如案件不多,也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。
“小类”(或细类)的案件以装订于一档夹为原则,如案件较多,
一个档夹不够使用时,可分为两个以上的档案装订,并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号,以便查考。
“目次表”,案件归档时依序编号、登录,并
以每一案一个“目次”编号为原则。

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A A ——B B C C D ——E E
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其中 A A 为经办部门代号,B B 为大类号,C C 为小类号,D 为档案卷次,E E 为档案目次。
第五条档案名称及编号
,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并且要有一定范畴,不能笼统含糊。
、卷次及目次的编号,均以十进制阿拉伯数字表示;其位数使用视案件多少,及增长情形斟酌决定。
,应编制“档案分类编号表”,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。
,以备将来组织扩大或业务增多时,随时增补之用。
,不宜任意修改,如确有修改,必要应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。
第六条档号编写
,应就“档案分类编号表”,查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序,为此来编列档号。
,应查明前案的档号并予以同号编列。
,遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者,应先确定其主要类别,再编列档号。