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采购制度及流程管理
一、公司加强对采购工作的管理,以做到有章可循,保证各项生产、业务工作的正常进行。行政财务部是日常采购工作的管理部门。日常办公用品、生产用低值易耗品及小金额材料的采购,由财务总监审批;公司大件、大宗生产用品、大批生产材料的采购,报总经理批准。
二、采购严格执行审批程序,按采购的标目金额经由部门经理报董事长或总经理批准。
三、采购审批程序:
责任人
流程描述
备注
开始
前期应做好收集采购信息,货比三家
经办人
提出申请
单价金额超过500元,或总价金额超过1000元,需填写请购单,罗列采购明细及所需金额
财务总监
审核
核实采购的公司,要采购的用品,及采购的费用是否超预算
总经理
签批
出纳
支付
经办人
购买
借款在购置物品完毕当日应凭发票单据到财务办理冲账手续。
财务总监
审核
核实报销单据的金额的正确性和票据的规范性。
结束
四、采购流程:收集信息,询价,比价、议价,评估,索样,决定,请购,订购,协调与沟通,催交,进货检收,整理付款。由于采购支出是构成企业制造成本的主要部分,因此采购员必须具有成本意识,精打细算,锱铢必争,不可“大而化之”。其次,必须具有“成本效益”观念,所谓:“一分钱一分货”,不可花一分冤枉钱,不买品质不好或不具有使用价值的物品。
1、应依存量管理基准、用料预算,根据库存情况开立“请购单”,请购申请单内需注明:品名、料号、规格、单位、数量、需要日期、包装方式、包装量、用途及其他特别规定或要求事项。经核准按采购分工送交有关部门办理。
2、采购经办人员接获“请购单”后应依请购案件的缓急,并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料,另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者,采购经办人员应积极与请购部门沟通后再予以办理。
3、对于厂商的报价资料经整理后,经办人员应深入分析后,向厂商议价并以物美价廉的原则定购。
五、采购回商品应该及时办理相应的入库手续,以便作为付款的有效凭证。
六、公司费用报销、单据填写注意事项
1、报销发票必须盖有全国统一发票监制章,填写日期、供货单位的名称及填制人姓名并盖章、接受单位的名称、经济业务内容、数量、单价和金额。原始凭证记载的内容均不得涂改、挖补。
2、所有需报销的原始凭证,原则上要求以正规发票形式出现且及时报帐,白条不予报销;无法取得正规发票者,须提交收据(盖公章)作为证明,并认真填写“抵票证明单”,用其他正规发票冲抵(“餐费”、“礼品”、招待服务发票