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秘书公文写作知识:公文文面格式
(一)发文机关(亦称“版头”、“文头”)
版头是发文机关的标志,它具有法定性、权威性和效
用性,通常套红,以示庄重。常用的公文版头形式有
三种:
1、由发文机关名称加“文件”二字组成。
例如:国务院文件
2、只用发文机关全称或规范化的简称作版头。
例如:江苏省人民政府
3、几个同级机关(如江苏省人事厅、江苏省科学技术
委员会、江苏省财政厅)联合发文,可用主办机关(江
苏省人事厅)的名称加“文件”二字作版头?(例1),
但发文机关署名应标联合行文单位的名称;也可用几
个同级机关的名称加“文件”二字作版头(例2),但
应将主办的机关排列在前。前者多用于上行文,后者
多用于下行文。
例1:江苏省人事厅文件
例2:江苏省人事厅
江苏省科委文件
江苏省财政厅
4、有时根据工作需要,同一机关还可以制发专用公文
版头。
例如:***人民政府令、***人民政府任免通知
发文机关名称必须使用全称或规范化的简称,一般用
22毫米*15毫米(高*宽)黑变体字。联合行文,应视
机关多少,选择大小适当的宋体字。在民族自治地方,
发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印刷。
版头和版头下的一条细实横隔线(宽140毫米,高1毫
米),居中套红印在公文首页图文区第13行—22行和
37行—46行区域内。加入收藏
为了保证公文的权威性、严肃性,除“公告”、“通告”
不用公文版式头外,其它各类公文均需使用公文版头。
发文机关的公文版头一经确定,不可经常变动。
(二)密急
密级是指公文内容涉密的程度。公文内容涉密应分别
标明“秘密”、“机密”、“绝密”,“绝密”、“机密”公
文应当同时标明份数序号。密急在公文首页发文机关
版头的左上角区域内标注。密急的标识为一个五角星,
即“”,五角星之前标密急,五角星之后标期限,如:
机密20年。
密急件的份数序号是同一文件在其总印数中逐份所给
的顺序编号。一份文件一个号,依次流水编列,以便
查对和清退。份号使用6位阿拉伯数字在密级标识区域
的上一行标注。如:某份文件份号为“000068”就说
明这份文件是总印数中的第68份。
(三)紧急程度
公文处理必须做到及时、准确、安全。紧急程度是对
公文传递和办理速度的要求。标明紧急程度,是为了
引起特别注意,以保证公文的时效,确保紧急事项的
及时处理。文秘部门处理公文要力求“当日签收、当
日登记、当日呈批、当日转办”。特别是急件,要贯彻
“急事急办、特事特办”的原则,抓紧办理,行文时
应根据紧急程度,分别标明“特急”、“急件”;紧急电
报应分别标明“特急”、“加急”、“平急”。在特殊情况
下,也可以标明“在*日*时送达”。紧急程度在公文右
上角标注。公文标题内有“紧急”二字的,如“关于
**紧急通知”等,也应视同急件处理。
(四)发文字号(亦称“文号”)
发文字号是由发文机关代字、发文年度和顺序号三个
部分组成。年度使用公元纪年,用阿拉伯数字,两侧
用方括号“[]”。例如:皖政[1997]18号,“皖政”是江
苏省人民政府的代字,“[1997]”是发文的年度,“18
号”是1997年发文的顺序号。几个机关联合行文,只
标注主办机关发文字号。有发文机关加“文件”二字
组成文头的文件,发文字号一般标注在文头之下、横
线上方居中;只用发文机关作文头时的文件,发文字
号则标注在横线之右下角、文件标题之上。设为首
页
上报的公文,应注明签发人。联合行文要同时注明联
合发文机关的签发人。签发人姓名标在文头之下、横
线以上右侧位置,或标在横线之右下角、文件标题之
上。同时,发文字号则移至左侧。
机关代字应相对稳定,不可经常变动。为保证发文字
号规范,防止重号、漏雨和错号,发文字号应由发文
机关的文秘部门统一管理与编写。
(五)公文标题
公文标题是对公文主要内容的揭示。要求做到准确、
简要。规范化的公文标题一般应由发文机关名称、公
文主题(事由)和公文种类三个部分组成。除三个部
分外,在发文机关名称与公文主题之间加个介词(如:
“关于”、“对”、“在”、“为”、“给”等),在公文主题
与公文种类之间加一个结构助词“的”字。例如:“国
务院办公厅关于发布《国家行政机关公文处理办法》
的通知”,其中:“国务院办公厅”是发文机关名称,
“关于”是介词,“发布《国家行政机关公文处理办法》”
是公文主题,“的”是结构助词,“通知”是公文的种
类。标题除发布法规性的文件可加书名外,一般不用
标点符号。
公文标题居中在公文首页红色横隔线之下、正文之上
各空一行排列。
当遇到下列情况时,