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接待工作流程指引.docx


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接待工作流程指引


3 / 9
编号:PLD-IM
版号:A/1
接待工作
流程指引
编写部门: 综合部
批 准 人: 公司总经理

修订记录

接待工作流程指引


3 / 9
编号:PLD-IM
版号:A/1
接待工作
流程指引
编写部门: 综合部
批 准 人: 公司总经理

修订记录
生效日期
状态
审批人
跟进人
联系方式


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编号:PLD-IM
版号:A/1


3 / 9
编号:PLD-IM
版号:A/1
安排参观现场电子屏幕显示欢迎词及集团宣传片等
会晤安排:
根据来访客人的情况,提前与领导预约时间;
落实会晤时间及会议室
按计划通知参加会晤的领导;
如遇临时调整,应及时告知相关领导和其秘书。
预定安排:
预订车辆、房间及餐饮,落实参观点的安排;
将客人及我司出席领导的详细信息、来访目的一并传阅给接待酒店及参观点对接人;
建立接待工作的微信群,保证接待信息的充分畅通。
用车安排:
在接待车辆较多的情况下要提前对车辆进行编号;
通过钉钉发起“用车申请”流程,综合部按要求安排车辆。
房间安排:
通过钉钉发起“酒店预订申请”流程。
提供来访客人名单及相关信息给综合部提前预定;
饮食安排:
落实用餐人数、用餐地点;
根据来访客人的饮食****惯安排菜单,菜式安排注意口味及荤素搭配,份量适当,不宜过多。
酌情安排酒水等。
接待部门提前制作座位台卡并摆放及用餐摆位图。
通过
住宿安排:根据需要以及客人级别合理安排酒店房间;
用车安排:根据需要以及客人级别合理安排接待车辆,如需集团办行政车队安排车辆,则请线上发起车辆申请流程,行政车队按要求安排车辆。
注意:人数较多的接待可以向顺碧楼巴车队申请大巴车,填写楼巴车队专用申请单,由部门负责人签名传真,提前预约。


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编号:PLD-IM
版号:A/1
参观安排:给物业公司发工作联系单,安排接待专员介绍讲解参观线路。(推荐的参观路线可参阅《接待工作之参观路线介绍》)
接陪领导:确认接陪领导的名单、联系式。
餐饮安排:确认用餐地点;如果有碧桂园集团主席参与的接待,应将就餐的地点安排在碧桂园接待中心,方便主席行程安排。
会议安排:确认参会人数、人员名单、会议形式及内容;下单预定会议室,确定会议地点;编制会议议程。
安排照相(如需)
行程确认后,将客人及我司出席领导的详细信息传阅给接待酒店及参观点对接人,建立接待工作的微信群,保证接待信息的充分畅通。
拟定接待工作安排
餐饮安排:根据客人的饮食****惯安排菜单,注意口味及荤素搭配,控制预算;根据公司现行的规定使用酒水;提前将用餐摆位图发给酒店,制作座位台卡并摆放。
注:一般情况下,主位是我方最高领导,右手边和左手边分别是客方第一第二领导,接下来是我方第三第四,依次交替安排。如果客方的第一领导职位非常高,可安排客方领导做主位,比如接待马来西亚苏丹,可安排苏丹坐主位,主席坐右手边。
会议安排:准备会议文字资料及电子资料,电子资料需导入投影设备,以便检查调试;对接会议室接待专员,准备会议排位、投影、电脑、麦克风、翻页笔、稿纸及文具笔、饮用水、零食或等。
填写接待安排预订单;准备投影播放欢迎词(代替横幅),以及公司宣传片。根据情况安排摄影摄像及录音。
参观点安排:
酒店或楼盘:及时与酒店大堂副理或接待对接人沟通,告知参观时间、参观项目、参观人员、参观车辆,要求大堂副理反馈参观点联系人及联系方式;
国华纪念中学及IB学校:提前与学校总办联系并写工作联系单,内容包括客人单位、到达时间、参观人数及是否有公司领导陪同,要求学校反馈讲解的老师及联系方式;


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编号:PLD-IM
版号:A/1
客人指定参观地点:及时了解参观点信息,提前与参观点联系准备门票及路线。
礼物安排:重要人物的接待,可咨询领导意见是否需要准备礼物。
接待实施
出发前检查
提前一天与来访客人的联系人确认接机/车的时间与地点、接送司机的联系方式及车牌号等,并对目的地天气、着衣舒适进行短信提醒;
提前与司机沟通,将接待行程给到司机,确定司机已清楚整个行程路线;
:式场合应着正装,

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  • 时间2022-03-16