会务组工作方案.docx

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会务组分工及工作方案
主要任
一、工作目标及主要任务 全力做好有关会务组工作， 确保座谈会的顺利进行。
务：拟定本组工作方案；负责座谈会的接待工作；负责礼品、纪
念品、签到表、座次牌的设计制作；负责准备会议资料；负责座 谈会期，
只在会场摆放议程单张。 ）
（四）应急工作 刘芳
1. 负责因天气等原因主会场转移工作；
2. 在附院礼堂做好备用会场的准备工作；
3. 突发事件的紧急处理（协同院庆活动应急组） ；
4. 现场保健医生及常用药品的准备；
5. 由附院员工组成观众预备队伍，约 100人，在现场观众过少时
到场就坐，避免冷场。
四、时间安排及分工
根据工作内容，会务组分为后勤保障小组、礼品小组，分别
负责座谈会前和座谈会期间的所有后勤保障工作， 礼品设计、制作、
发放等工作，座谈会接待、引导工作。具体时间安排及分工
如下表：
时间
工作任务
负责人
工作小组
11月
1 日
确认住宿事宜
刘芳
保障小组
11月
5 日
礼品初步设计
刘芳
礼品小组
11月
6 日
会场确认
刘芳
保障小组
交通用车检修
刘芳
保障小组
11月9日
查
礼品制作
刘芳
礼品小组
会场环境、交通、医疗、食佰冉检
刘芳
保障小组
会场布置
刘芳
会务组全体
11 月 10
礼品、会议材料分装、检查
刘芳
会务组全体
日
接待人员具体工作安排
1 ”
刘芳
—
会务组全体
接待座谈会邀请与会人员
刘芳
会务组全体
11 月 26
会场、论坛会场取后布置检杳
刘芳
会务组全体
日
会议礼品、材料到位
刘芳
会务组全体
4•参加宴会人员引导（如果需要）
刘芳、姜芳榕
保障、接待
11 月 27
庆典会议服务
刘芳
会务组全体
日
座谈会邀请与会人员吃住行服务
刘芳
会务组全体
座谈会邀请与会人员离会服务
刘芳
会务组全体
10 月 27
日
会场后续工作
刘芳
保障小组
与会人员礼品发放
刘芳
礼品小组
注：把握细节规范办会
会务工作是办公室的一项经常性工作， 会务工作的好坏，直
接影响到会议的质量和效果， 而会务工作能否做好， 往往取决于
对细节的把握。在办会工作中，一个通知的发放不到位，一个座 位的安排不合理， 一个话筒的声音不正常， 一个资料的装订不齐
全等等细节上的问题， 都会使会务工作不到位， 给会议的质量和
效果带来影响，所以要搞好 办会工作，就必须以细致的作风， 对会务工作中的细节细心观察， 潜心把握，精心组织，实现精益求精办会的目标。具体来说，要从 细节上做到“三个到位” 。一、从细节上做到会前准备到位组织一 次会议，会前准备到位是关键，只有会前准备充分，才能
保证会议的顺利召开。 会前的准备工作是由若干细节组成的， 在做 会前准备工作前， 就要充分考虑各个细节， 并根据考虑到的细节制 定好会务工作方案。制定会务工作方案本身就是一个细节， 注重这个细节就能发现并把握其他方面的细节， 完善会前准备工 作，提高工作效率，减少工作中