公司会议费管理办法.doc

1 第一章总则第一条为规范公司(以下简称公司)会议费管理,统一会议费开支标准, 厉行勤俭节约, 严格成本控制, 在总结公司会议管理制度执行情况基础上,结合公司管理实际,特制定本办法。第二条本办法所指会议费,是指公司本部各部门、所属各单位、各直管项目部因召开和参加会议所发生的费用支出,包括会议期间的食宿费、会场租赁费、会场布置费、设备租赁费、文件资料印刷费等。第二章职责分工第三条总经理办公室为公司本部会议费的归口管理部门。主要职责是: 1、建立健全公司会议费管理制度和标准; 2、组织研究、完善、监督、执行本部会议费的审批和报销程序; 3、组织定期盘点、分析、通报本部会议费使用情况。第四条公司本部各部门、各直管项目部为公司会议费的使用部门。主要职责是: 1 、严格执行本办法有关规定;结合实际细化会议费管控措施; 2 、编制、上报、执行会议费年度计划; 2 3 、定期汇总、分析会议费使用情况; 4 、对公司会议费管控提出合理化建议。第三章管理标准与要求第五条依据公司下达的会议费指标, 公司对会议费实行总额控制。第六条公司内部会议分类及会议组织参照会议管理制度进行。第七条精简会议数量, 控制会议规模。内部会议场所能满足会议要求的, 不在外部租赁会议场所; 可以合并召开的专业会议, 要合并召开; 充分利用现代化手段召开电视电话会议和视频网络会议(按《公司视频会议管理办法》执行), 减少和避免参会人员往来奔波以及由此发生的费用支出。第八条在公司内部会议场所召开的各类会议, 遵照公司会议管理制度有关规定执行;使用公司本部会议室的,由会议组织部门( 或单位、直管项目部) 在信息网上履行申请程序( 《本部会议室使用申请单》见附件 1)。第九条公司本部各部门拟在外部场所租用会场召开会议, 须于每年 1 月底前填写《外部场所会议计划表》,见附件 2) ,经部门分管领导审核后,提交总经理办公室汇总, 形成公司本部外部场所年度会议计划, 报主管经营副总经理审批。第十条公司所属各单位、各直管项目部根据公司下达 3 会议费预算指标, 结合实际制定具体管控措施, 严格控制在外部场所召开会议。第十一条纳入公司本部外部场所年度会议计划的会议, 由会议组织部门提前填写《外部场所召开会议申请表》(见附件 3), 经总经理办公室负责人签字后实施; 未纳入年度计划, 确因工作需要临时申请在外部场所举办会议, 费用预算在 3 万元以内, 经部门分管领导同意、总经理办公室负责人签字后实施。费用预算超过 3 万元的, 须经公司主管经营副总经理审批方可实施。第十二条上级有关部门、单位委托公司本部各部门组织各类会议,会议承办部门须提前填写《承办会议审批表》(见附件 4), 附上级有关部门( 单位) 委托办会通知,报部门分管领导审核、总经理办公室负责人签字、主管经营副总经理审批后执行。承办会议所收取的会议费应冲减会议费预算。承办会议费用预算超过 5 万元时, 须经公司总经理审批。委托承办会议的书面通知、费用预算、实际费用发生情况等资料要及时归集留存,以便会后向会议委托单位( 部门)结算相关费用。第十三条公司所属各单位、本部各部门、各直管项目部召开会议,尤其是在公司外部租赁会议场所召开会议,要严格控制各项费用支出, 不得借开会名义变相旅游、发放礼品。 4 第十四条严格控制各类庆典活动, 特殊原因需要举办的,