公司采购与付款内部控制审计报告[1].doc

采购与付款循环内部控制的审计评估报告
有限公司:
按照年度审计计划,我们近期对公司采购与付款内部控制情况进行了审计评估。通过评估该内部控制的风险和缺陷,提出审计建议,旨在改善公司管理水平。审核的范围包括采购管理制度、业务操作流程、采购工作机构和相关人员的职责,财务管理制度等方面。
我们按照内部审计准则的规定计划和实施本项内部审计工作,并采用了我们认为合适、必要的审计程序。审计发现主要问题及相关审计建议如下:
一、材料采购实行年度招投标,招标组织机制不全,招标过程不完善、决标结果执行不到位。
根据了解,目前公司对铜包铝、铜包钢、铝箔、PE料、PVC、合金丝和木盘等材料进行了年度招投标。我们抽查了铜包钢、PVC料、铝箔、木盘等招投标相关资料,发现以下问题:
1、招标小组组织成员构成单一,决策过于简单、集中。招标小组由采购部2位人员和主管副总经理组成,总经理视情况参与。2、相关招标文件中没有明确采购数量及采购时间等内容。3、“招标决标单”中没有注明中标原因及各单位中标比例(中标单位一般都有2-3家)。4、招投标结束后均不与中标单位签定供货合同。5、不能完全按招标结果执行,例如PVC料,在3月进行了年度的招标,但由于市场价格波动,仍然采用询价方式采购。
审计建议:1、公司建立由生产、采购、品质、财务等相关部门及分管领导组成的招标小组。2、根据计划期经营计划,制定计划期材料采购预算,提出招标数量,有利于投标方投标报价,充分提供招标的竞标依据。3、由于招标小组评标时会综合考虑产品质量、生产能力、合作情况等因素,因此决标报告应有中标理由说明。4、招投标结束后,应与中标的供货单位签订采购合同,以明确材料质量、交货期等合同要约和违约条款。5、为了招标结果更有效,建议缩短招标周期,由原来的年度招标改为季度或者月度招标。6、严格执行招标决标结果。如遇客观情况而未能执行招标决标结果时,应重启招标或其它采购程序。
二、公司铜轴车间材料采购缺少请购与审批内控环节,采购部自主决定采购物料类别、数量、和到货时间。
公司铜轴车间的材料采购,由采购部门根据销售部门发送的“生产任务单”中的的材料标准耗量及仓库库存情况进行自主采购。此种操作,采购申请与审批、购买不相容岗位没有分离。
审计建议:由生产部门根据销售订单计算出材料耗量标准,结合仓库库存情况,向采购部门提出采购申请(申请中应包括数量、质量要求、到货时间等),采购部门根据此申请进行采购。采购部门也可根据生产、库存情况核实采购申请是否合理,避免采购失误。
三、采购方式和采购程序不完善,部分材料采购既未招标也未有询价
、议价等采购程序和记录。
1、公司目前在铜、裸铝带等采购上主要根据上海有色金属网中间价来定购。铜的主要供货商是公司,截止到2010年9月底,采购台帐显示本年度已经从该单位采购万元。裸铝带主要供货商是公司,截止2010年9月底,采购台帐显示本年度已经从该单位采购万元。
2、公司五金用品采购定点单位为临安中策机电设备有限公司,办公和劳保用品采购定点单位为临安美花南杂日用品经营部,此状况已经持续三年左右。
3、本次审计共计抽测了24笔采购订单,涉及个品种的材料,其中个品种的材料既不招标也无书面询价记录。
审计建议:1、铜、铝等部分材料在有色金属网上的公开价格,可以作为双方交易价格谈判的基础,经过灵