海南大学科技查新咨询档案保管制度.doc

海南大学科技查新咨询档案保管制度
1、为使科技查新咨询工作进一步科学化、规范化、标准化,加强科技项目查新咨询档案的管理,根据《科技查新规范》中查新档案管理的相关规定,特制定本档案保管制度细则。
2、查新机构应当做好下列查新档案的管理工作:
(1)查新咨询档案属机密性档案,必须指定专人保管。
(2)每一个查新项目的相关材料应当由该项目的查新受理人负责收集、整理、归档。查新完成之后,所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员,档案保管人员应当建立档案登记簿,按照要求逐一清点验收、登记,并需经双方签字。
(3)查新档案应当立卷保管,查新机构的各种有关查新的办法、规定、规范、细则等,查新机构制定的各种有关查新的规章制度,查新机构的年检材料和查新工作总结,查新项目登记簿,查新咨询专家数据库和有关业绩材料,以及查新人员在工作中所获成果、发表的著作和论文等有关文书档案资料应按照年度归档;查新合同计划书、查新咨询报告书、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询意见、查新人员的工作记录等项目档案按项目编号立卷,分别按一定标准装袋,专柜存放。
(4)查新档案的保管须有固定的场所和专用保密文件柜,并由专人负责管理。
(5)近五年的查新咨询档案一律不外借。有关人员要查阅五年前的档案资料,须经查新咨询室负责人的批准,办理查阅手续,查阅后,应及时归还。查阅人员必须在指定地点查阅,不准在档案材料上圈点或写字,不得拆卷阅览。
(6)查新人员按照档案管理部门要求,及时将查新项目的资料、查新合同、查新报告及其附件、查新咨询专家意见、查新员和审核员的工作记录等存档;查新报告的电子版本要分别存储在不同的电脑中。
(7)档案管理人员和其他有关人员必须本着高度负责的精神,严格遵守本档案保管制度,如出现档案遗失、泄密、损毁将追究当事人的责任并严肃处理。
(8)文书档案、项目档案均长期保管。销毁档案须经单位主管领导批准,并建立销毁登记。