四川师范大学文理学院档案暂行管理办法.doc

四川师范大学文理学院档案暂行管理办法
第一章总则
第一条为了加强学院档案工作,提高档案管理水平,有效地保护和利用档案,为学院各项工作服务,为学生服务,为社会服务,根据《中华人民共和国档案法》、国家教育部《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类办法》与《高等学校档案工作规范》等法规,结合我院实际,特制定本暂行办法。
第二条学院档案是指学院成立以来在党政管理、教学、科研、以及其他各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料,它真实地反映了学院的发展历史沿革,是学院的宝贵财富。
第三条学院档案工作是学院各项工作的组成部分,是学院建设和发展的重要基础工作之一。是反映和维护学院历史真实面貌的一项重要事业。学院把档案工作纳入总体发展规划,纳入议事议程;纳入教学、科研和行政管理人员的岗位职责之内;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收各项工作形成的文件材料。
第二章领导体制和机构设置
第四条学院由一位院领导分管档案工作,同时接受省、市地方档案行政主管部门及省教育厅、四川师范大学相关部门的业务指导、监督与检查。
第五条学院设立档案室,隶属院务办公室。学院档案室
是学院档案工作的职能管理部门,是永久保存和提供本院档案服务的专门机构。
第六条学院实行部门立卷归档制度。各系(教研室)、各职能部门均为立卷部门。各立卷部门要确定一位负责人分管本部门的档案工作,并配备一名兼职档案员,具体承办本部门文件材料的收集、整理、立卷、归档和移交工作,兼职档案员要相对稳定,以保证归档工作的顺利完成。
第七条学院档案室与兼职档案员的主要职责:
一、学院档案室主要职责:
、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策、规定,并完成上级有关部门下达的有关档案业务工作。
,并负责学院各部门档案业务的指导、检查和监督工作。加强档案工作的规范化、标准化、制度化建设,不断提高现代化管理水平。
(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管学院各类档案及有关材料。维护档案的完整与安全,做好档案的安全防范、修复、复制、保护工作。
,配备现代化管理设施,实现微机管理和网络管理。
,满足学院学生和社会各方面的需要。
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二、兼职档案员职责:
(教研室)、各职能部门兼职从事档案管理的工作人员,均为学院兼职档案员。
,积极、认真钻研业务,不断提高工作水平。
。根据本部门不同种类文件形成的特征,及时制订案卷类目,合理分类存放,便于平时利用和立卷归档。
(单位)文件材料的形成、积累、保管、整理和立卷归档工作,保证文件材料完整、准确和系统。
,并按规定时间向档案室归档。归档案卷应做到组卷合理,编写页号准确,卷内目录、案卷目录填写清楚,案卷标题简明扼要。
《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》,注意文件材料的安全和保密工作。
第三章档案经费、库房和设备
第八条学院保证档案工作经费的需要,所需经费列入学院预算。
第九条学院应根据国家教育部有关高校档案馆(室)建设的有关要求,遵循方便利用、安全保管、有利于发展的原则,为档案室提供专用的符合档案管理要求的档案工作用房和档案装具。
第十条学院根据发展需要,有计划的为学院档案室配备必要的设备,以逐步实现档案管理现代化。
第四章文件收集、整理和归档验收
第十一条学院严格执行归档制度,并将制度纳入党政、教学、科研等管理人员的职责范围,作到应归档的文件材料必须完整、准确、系统地保存。
第十二条文件材料的归档范围及保管期限。
各类档案的保管期限分为永久、长期(十六至五十年左右)和短期(十五年以下,含十五年)三种。
,对本院各项工作有长远利用价值的文件材料,应列为永久保管。
,但在相当长时期内对学院各项工作有参考价值的文件材料,应列为长期保管。
,应列为短期保管。一般基本建设项目及设备类文件材料的实际保管期限不得短于实际使用寿命。
各部门档案的归档参考范围及保管期限
(一)院务办公室
行政综合部分
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①上级机关针对学院管理工作下发的文件。(永久)
②上级机关针对高校管理工作下发的文件。(长期)
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①针对学院全