公司邮件格式范文.docx

公司邮件格式范文
篇一：商务邮件范例以及格式留意事项
一、事务邮件：
X经理/总：
您好！
特别荣幸能够代表我公司与您联系。
可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。
5. 可适当用运用大写字母字符〔如“* ！”等〕来突出标题，引起收件人留意，但应适度，
特殊是不要随意就用“紧急”之类的字眼。
6. 回复对方邮件时，应当依据回复内容须要更改标题，不要RE一大串。
7. 最重要的一点，主题千万不行出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前
遗忘检查主题。
二、关于称呼与问候
1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度。
邮件的开头要称呼收件人。称呼是第一行顶格写。
2. Email开头结尾最好要有问候语
“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。
结尾常见写个“祝您顺当”之类的。假设是尊长应运用“此致敬礼”。 留意， 在特别正式的场合应完全运用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺当”和“敬礼”为再换行顶格写。
三、正文
1. Email正文要简明扼要，行文通顺。










假设对方不相识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必需通报的以示对对方的敬重。
2. 留意Email的论述语气
敬重对方，请、感谢之类的语气要经常出现。
3. Email正文多用1234之类的列表，以清楚明确。
假如事情困难，最好1、2、3、4的列几个段落进展清楚明确的说明。保持你的每个段落简短干练。
4. 一次邮件交待完整信息
5. 尽可能幸免拼法错误和错别字，留意运用拼法检查
四、附件
1. 假如邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。
2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，便利收件人下载后管理。
3. 正文中应对附件内容做简要说明，特殊是带有多个附件时。
4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。
5. 假如附件是特别格式文件，因在正文中说明翻开方式，以免影响运用。
6. 假如附件过大〔不宜超过2MB〕，应分割成几个小文件分别发送。
五、语言的选择和汉字编码
中文用宋体或者新宋体，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字号用五号或10号字即可。










六、结尾签名
1. 签名信息不宜过多。
电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多， 一般不超过4行。
2. 不要只用一个签名档
对内、对私、对熟识的客户等群体的邮件往来，签名档应当进展简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，敏捷调用。
3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。
七、回复技巧
1. 刚好回复Email
收到他人的重要电子邮件后，志向的回复时间是2小时内。
对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。假如事情困难，你无法刚好准确回复，那至少应当刚好的回复收到，说明正在处理。
假如你正在出差或休假，应当设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2. 进展针对性回复
当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答