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浅谈企业对秘书的能力素质要求
摘 要:随着中国加入WTO市场经济不断完善,企业发展之路越走越宽,企业对于秘书的看法也逐渐改变,对秘书的能力要求和素质要求也不断提高,因此探讨现代秘书应具备的能力与素质成为时代的必然要求,同时这对于浅谈企业对秘书的能力素质要求
摘 要:随着中国加入WTO市场经济不断完善,企业发展之路越走越宽,企业对于秘书的看法也逐渐改变,对秘书的能力要求和素质要求也不断提高,因此探讨现代秘书应具备的能力与素质成为时代的必然要求,同时这对于企业选择秘书人员,立足于长远发展有着重要意义。
关键词:企业;秘书;能力素质
中图分类号:C96 文献标识码:B 文章编号:1009-9166(2011)020(C)-0384-01
回顾过去,提起“秘书”一词绝大多数人都会想到“花瓶儿”,似乎当秘书只要“年轻漂亮”就可以了。然而在市场经济不断完善,中国加入世界贸易组织的今天,全球经济发展对企业构成外部压力的同时,企业内部自身发展的要求也使各企业高层管理者越来越重视秘书的选拔,他们都想拥有一个具备全面的能力与素质的“全才”秘书,以辅助其更好的工作,推动企业向更好更宽的方向发展。
一、企业秘书工作的职能
服从领导,当好参谋跟从领导,这是秘书人员职业性质所决定的。作为领导工作的参谋和助手,应当严格按照领导的指示和意图办事,离开领导自行其是,别出心裁,都是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥(更多地限于建议、献策等方面)。其中特别要注意,不能用个人不成熟的想法甚至情绪化的意见,去影响和干扰领导的工作及决策。当好参谋,就是要发挥参谋作用,为领导出谋献策。在领导决策民主化、科学化的今天,尤其要求秘书人员改变以往办事即是称职的旧观念,要提高参谋意识和能力,明确不能出谋献策者就不是好的秘书人员的新观念。
二、现代秘书应具备的能力
1、专业能力。作为现代秘书必须具备较强的专业能力,如语言文字应用表达能力、外语能力、计算机操作能力及速记能力。秘书人员工作中的一个重要任务就是从事大量的文字工作,文稿的草拟与修改都要求现代秘书具备扎实的文字功底,不仅要精通语法、修辞、格式和逻辑知识,还要掌握一定的写作规律,要做到内容与形式的统一,既要有好的表现形式,又要有充实的内容。计算机操作能力是现代秘书应具备的又一个基本能力要求,秘书要能够熟悉office办公软件的使用并熟悉计算机网络,还要对办公室常用设备的使用达到熟练程度。2、上传下达能力。作为现代秘书还需要较强的理解与沟通能力。秘书必须很快理解管理者说话或发布命令的意思,协助管理者思考,用正确思维方式和有效解决方案为管理者出谋划策,并能简练、精确、顺畅地传递相关信息。这要求秘书具有亲和力,能起好承上启下的桥梁作用,协助管理者将工作做好。3、应变能力。现代秘书还要有敏捷的应变能力和处理危机的能力。秘书的一个主要职责就是为上司提供事务性的服务,减少外界一般性事物对上司的干扰,这需要秘书的随机应变。在一些正式或非正式场合中,秘书是上司的代表和发言人这要求秘书默契地配合上司,帮上司打圆场,为领导树立良好的形象和营造丰富有价值的人脉关系在面对一些紧急情况时,有良好的应变能力并能在短时间内做出处理方案,这也是秘书要具备的非常重要的能力之