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浅谈商品流通企业往来款的内部控制
段玲荟 摘要:随着市场经济的建立和发展,对商品流通企业往来款项单一的事后监督已不能满足企业经营管理的需要,这就要求我们企业的内部控制工作重心向事前、事中、事后全过程监督转移,将购销环节、财务环节和的往来款内部控制制度,从企业的购销、财务管理和内部审计三个重要环节来把企业内部主要不相容职务,如:授权批准、业务经办、财产保管、会计记录、审核监督等职务分离管理,使商品流通企业往来款项的内部控制得到实施,有效防范企业风险,保证会计信息真实完整,提高企业经济效益。

(1)建立健全购销环节的内部控制制度,是保证企业购销业务正常运行及往来款回收的基础。
要加强企业往来款项的管理就必须建立健全购销环节的内部控制制度。企业必须制定如授权批准、业务经办、业务人员考核等内部控制制度,只有这样,企业才能加强业务员的职责权限和工作程序管理,才能为购销业务的顺利开展、在购销业务中形成的往来款的回收奠定一定的基础。
(2)购销合同签订、合同管理是往来款内部控制的重要环节之一。
业务人员在签定购销合同时,首先要了解客户的资质、银行信用等级,查阅和分析客户近期的会计报表,根据报表分析该客户的偿债能力,了解客户的经营管理水平、资金周转率、现金净流量等,从而为购销合同实施中形成的往来款项的管理提供重要的参考。杜绝对合作人资质情况不作深入调查就盲目签订购销合同的行为,更要杜绝采用较宽松的信用政策,只重视账面的高利润,导致企业死账、呆账增多的问题。要建立经济合同管理规范,实行合同管理。购销合同必须有明确的标的、价格、数量、结算方式、结算时间以及违约责任,并经有关部门及领导批准,使每名业务人员必须对每一项销售业务从签订合同到资金回收全过程负责,这样就可以强化风险意识,明确风险责任,有利于保证往来款的回收。
(3)强化购销部门对往来款的日常管理,是往来款控制的有效措施。
购销部门应根据本企业往来款的特点,按单位、部门列出往来款清单,并进行定期或不定期的催收,不能只等清理清收专项工作展开才清理。在实际工作中分工明确、责任到人是一项行之有效的办法,坚持“谁经办、谁催收、谁负责”的原则,做到人员、岗位、责任三落实,加大对每一笔业务的监管力度,定期对购销工作、经济合同的管理工作进行审核,相关业务部门要实行动态跟踪管理,以减少呆账、坏账的形成。

(1)强化财务部门对往来款的日常管理,是往来款控制的重要保障。
财务部门要设立往来款项的管理岗位,指定专、兼职人员,负责对往来款项逐笔索取有关合同等凭证,建立往来款项档案,以台账的方式进行管理,负责对往来款项的对账、分析、汇报、协调、督促催收等工作。要定期对往来款项的账龄进行跟踪分析,普通客户一年一次,重点客户每季一次进行核对,遇有争议的应督促业务部门尽快查找原因。要将一年来对往来账款的日常控制情况,编制成“往来账款分期明细表”,通过报表来全面提供往来账款增减变化及构成情况,以便及时掌握和清算。财会部门还应当根据设定的往来款控制目标,全面系统持续地收集相关信息,结合实际情况,及时进行风险评估。
(2)加强财务部门对往来款的监控,是往来款控制的重要手段。