公文文书知识讲座.pptx

公文文书知识讲座
第一页，共21页。
一、公文的概念
二、公文的种类
三、公文的标准性
四、存在的问题
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内 容 概 述
第二页，共21页。
定义：
括号应使用“〔〕〞，序号不编虚位，不加“第〞字。但有些文件中发文字号中的年度括号却使用“〔〕〞或“[ ]〞 、还有编虚位、发文字号错误现象。
上报的公文标识的“签发人〞用3号仿宋体字，后标全角冒号，签发人姓名用3号楷体字。有些文件中“签发人〞未用3号仿宋体字；有的将“签发人〞标识为“签发〞；有的未用3号楷体字标识签发人姓名。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。行政公文标题中的文种局部，必须与国家规定的13个法定文种一致。有的文件标题末尾将“请示〞写作“申请〞，将“通知〞写作“方案〞，将“报告〞写作“汇报〞。有些文件公文标题中滥用标点符号。
主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或标准化简称、统称。但有些单位将主送单位“上级机关〞写为“国家上级机关〞；有些简报、信息在正文前打印了主送单位，不符合简报的行文格式。
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〔三〕公文要素方面
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四、存在的问题 Ⅲ
公文正文
附件
成文时间
印章
有些文件段落序号不连贯、缺序号、序号不符合“一、〞、“〔一〕〞、“1.〞、“〔1〕〞的层次标准，尤其是第三层序号数字后面常常用“、〞，而没有用“．〞；同一文件内层次序号用法不统一；页之间文字不衔接、出现断行、缺页；正文内对同一审计对象先后使用了多种不同称谓。
成文日期应当用汉字将年、月、日标全。误将“○〞写为“零〞英文“O〞或数字“0〞。
第十五页，共21页。
附件
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四、存在的问题 Ⅲ
国家标准规定：
公文如有附件，正文后应标识“附件〞；附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号；附件应与公文正文一起装订，页码连续编排；附件的序号和名称前后标识应一致；公文附件如果是表格，仍标识为“附件〞，而不能将所附表格标识为“附表〞或“表〞。
存在问题:
有些文件带附件，但没有在正文结尾处作附件说明；有的附件说明与附件的实际排序、标题内容不一致；有些文件附件称谓比较混乱，有的写作“附〞，有的写作“附表〞；附件标识的序号阿拉伯数字与汉字混用。
有些附件与正文印在同一页，不符合附件与正文分页印制的标准；有些附件没有与正文统一编排页码；有些表格排版装订时朝向不标准；有些文件仅在左上角订一钉；有些文件附件与正文脱离且正文无附件说明。
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印章
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四、存在的问题 Ⅲ
国家标准规定：
公文除“会议纪要〞和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。在实际运用中，出现联合上报的公文，发文机关都加盖了印章。
按照公文排版规定:
印章须与正文安排在同一页内，印章所在页不得出现“此页无正文〞字样；印章上边缘与正文结***之间不得超过一行字的间隔。如果印章与正文在同一页安排不下时，应当增加或减少正文最后一两页的字间距、行间距，以使印章与正文同页，即在此种情况下正文最后一两页可不受每页22行、每行28个字的排版标准限制。
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〔四〕排版规格与印制装订方面
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四、存在的问题 Ⅳ
排版规格
印刷、装订
标题字号
公文纸张规格为A4型纸，一份公文纸张规格应当保持一致〔有些表格例外〕。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。
但有些单位的文件文件封面与正文纸张规格不同；排版有的每面为20行或21行、每行有的26个或29个汉字。还有的行距过大或过小。
公文标题用2号小标宋体字，置于红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文一级小标题字型使用长城小标宋体或黑体。
有些单位的公文标题使用仿宋体或黑体；字号使用小二号或者三号；字体被加粗；与红色反线之间未空出两个行距。公文一级小标题字型没有使用小标宋体或黑体，而是与正文其他局部一样使用仿宋体或仿宋体加粗。
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印刷、装订
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四、存在的问题 Ⅲ
国家标准规定：
公文双面印刷，页码套正，左侧装订，不掉页。页码用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页