会议管理的准备.doc

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时间：2021年x月x日
书山有路勤为径，学海无涯苦作舟
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哈佛管理技能培训教程：第十一单元 哈佛经理手册(shǒucè) 第三章 哈佛经理会议准备

　　　第三章 哈佛经理人士(rénshì)，尽量不要让他们参加。
　　(2)在定好的会议时间(shíjiān)内，与会者人数一多，则每一位与会者的平均参与机会将随之减少。
　　(3)与会者人数一多，沟通将趋于困难(kùn nɑn)。例如当与会者只有3个人的时候，沟通渠道只有6个；与会者增至4个人，沟通渠道增至12个；与会者增至8个人，沟通渠道增至56个；其余依此类推。沟通渠道越多，与会者对信息的掌握能力将越低。
一般管理者所公认的较理想的与会人数，是5～7人。因为在这样的人数下，不但沟通不致发生(fāshēng)困难，而且与会者普遍拥有较多的参与机会。倘若与会人数甚多，譬如多至20人以上，主席可以视实际需要而采取分组讨论方式，处理各种议案。
一名员工每次参加企业会议，都会使公司受到某些方面的损失。因此，实用经济学要求每份邀请都必须有建设性作用。假如一个人并非必须参加会议，他的时间就能在其它方面为公司多作贡献。而且，没有兴趣的出席者会造成妨碍。
要把每一位参加会议的人都看作资源。资源的利用应按照需要，而不是多多益善。一间拥挤不堪的房间可能使参加会议者泄气、不能实现自己的目的。
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为了从每个资源得到最大好处，管理部门既不能把与会者的责任和技能认为是当然的，也不能假定其个人目的和公司的目的一致。人们希望从会议得到的东西往往不是会议主持人所确定的会议目标。
要把企业会议看成是一个(yī ɡè)若干个人的群体，他们必须互相影响以完成某项工作；不要单纯问谁应当参加，而要问为什么参加。下面是请你考虑的一些因素：
(1)参加会议的人将在多大程度上涉及(shèjí)会议的行动后果?
(2)这个人在中心议题(yìtí)的专门知识方面，是否确有需要或能有所贡献?
(3)这个人以前对这种情况，有没有经验，或者与所涉及的议题或人物是否有特殊关系(例如代表某一特殊利益(lìyì)的小组)?
(4)级别或地位是否适合(shìhé)于这个小组?(下级职员和他们的上司在一起参加的时候，心理上常会不自然，以至于影响他们反应的质量和真实性。)
(5)假如要做决议，这个人是否能做(他不应是一个从属的人，这种人可能缺乏完整的全面知识和适当的权威)?(6)他是否具有行政或法律责任来进行审查或决定?
(7)为帮助会议开得成功，这个人能不能通过抵制已知的意见以形成均势，提出一个不偏不倚的客观见解，或发挥评论者或媒介者的作用?
(8)他的才能或职责是否与其他与会者重复?
(9)由于某种理由，他或她的出席是否会妨碍会议的总体成效?
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(10)是否时间、工作量及其他因素都能使与会者安心参加全部会议，而不是人在心不在?
出席人应当提前了解的事项
　
1交通(jiāotōng)
(1)谁预定飞机票?是个人，还是(hái shi)公司?
(2)如果(rúguǒ)人们自己预定，他们找谁?是否用一个负责人的姓名，以便电话接线员一听就知道?
(3)他们(tā men)应计划在什么时候到达?
(4)预定(yùdìng)飞机票何时截止?
(5)从飞机场到会议场所是否提供交通工具?谁提供?
(6)如果不提供交通工具，个人如何自行安排交通?
2会议场所——要几人同住一室吗?
(1)如果是这样，能否挑选室友?还是和生人同住，以便人人都能多结识一些朋友?
(2)人们能否指定禁止吸烟的房间(许多场所现有此种房间)或不吸烟的室友?
(3)有无健身俱乐部?游泳池?高尔夫球场或网球场?其它娱乐设施?
(4)人们是否须自备体育用具?
3衣服
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(1)会议场所设施在门厅和餐室是否有衣着规定?
(2)公司管理部门要求会议期间何种程度地遵守礼节或不拘礼节?
(3)娱乐活动，有精致装饰的宴会或宴会是否需要特别衣着?
4会议