在EXCEL中分析数据.docx

Modified by JEEP on December 26th, 2020.
在EXCEL中分析数据
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第15章 在Excel中分析数据
人们使用Excel的首要目的是进行数据分析。也许用行中的每个字段与工作表中的一个单元格相对
应。如果在字段中存储的数据包含一个逗号，那么这个字段必须要由引号包围起来。 Excel自
动将这个字段作为文本字符串对待。如果这个字段是数值型的，那么 Excel将这个字段作为数
值字段对待。
提示 重大的候补计划。如果合适的转换程序还不存在，或者如果找到这个转换程序进
行安装要比完成这个任务花费更多的时间，那么将文件转换为CSV是一个很好的选择。
对于可以毫不费力生成这种格式文件的电子表格应用程序而言，这尤其正确。
这种方法不允许用户将公式导入到单元格中，因为程序之间的语法可能不同，但是当用
户获得数据时，总可以在Excel中使用合适的格式重新对格式进行定义。
警告 去掉逗号。注意，将使用逗号作为数字内千位分隔符的文件转换为CSV将会引起
一些严重问题。这主要是因为，CSV文件依靠逗号知道文件分隔部分的位置。如果在
大型数字中使用逗号，那么这些数字将自动被划分开。例如，数字10,862将被作为两个
单独的数值：10和862— 差别太大了！从原始数据源中去掉逗号可能会花些时间，但 是这样做是获得正确结果所必须的。如果用户不能去掉逗号，可以考虑使用不同的字 符作为分隔符，如制表符或分号。
要在Excel中打开一个CSV文件，可以单击“打开”图标，然后浏览希望导入的 CSV文件。
双击该文件名将其打开。Excel可以认识到它是一个CSV文件，并且据此作出响应。
提示 由于CSV文件并不包含任何二进制信息，即使是数值也是以字符串存储的，因此
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计计第三部分 使用Excel 2000
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CSV文件可以很容易从使用EBCDIC字符的IBM主机翻译到用户的PC中，而在用户PC
中使用的是ASCII字符。使用FTP复制文件的过程或其他转换机制将数据某个字符集转
换为另一个字符集，以便它可以在目的计算机上被正确地读取。
Excel还可以将工作表保存为CSV文件。当然，会丢失所有的公式和格式信息，但是输出
文件可以作为许多其他应用程序的输入文件。基本上，用户有将 Excel数据返回到主机或任何
其他支持CSV格式的应用程序的自由。但是，由于 Excel工作簿格式是非常普遍的，因此，许
多其他应用程序如Quincken和Microsoft money都有转换程序，这些程序允许它们读取这些数
据。最后，用户可以将简单的支票登记工作簿转换为更加友好的应用程序，然后就可以将数
据从其导入到税款管理程序中。
使用“文本导入向导”导入数据
一般而言，如果用户可以创建一个包含自己的数据的普通文本文件，那么就可以使用
“文本导入向导”将其载入到 Excel中。从技术上讲，尽管 CSV文件也是一个文本文件，但
Excel可以确定一个具有CSV文件类型的文件是一个真正的CSV文件。然后Excel可以正确地将
其导入，而无需使用这个向导(在前面的小节中，读者已经知道这个过程是如何工作的了 )。但
是，其他文件类型则需要向导的帮助以成功地进行转换。
文本文件的每行都与工作簿中的一行相对应。文本导入向导背后的技巧是对文件的每一
行进行检查，然后尝试着将其断开为与行中单元格相对应的字段。
提示 有错误吗不要失望。如果用户发现在导入了文本文件时犯了错误，那么可以选
定刚刚导入的所有单元格，然后选择“数据”|“获取外部数据”、“编辑文本导入”返
回到“文本导入向导”，再次载入相同的数据即可。
要使用“文本转换向导”将一个文本文件转换为 Excel电子表格，用户需要遵循以下步
骤：
1) 启动Excel 2000，然后单击“数据”|“获取外部数据”|“导入文本文件”。“导入文件”
对话框(与标准的“打开”对话框类似)显示出来。用户应总可以将文件导入到空数据表中。
注意 自动导入。如果用户使用“文件”|“打开”对话框，并且Excel不能识别这种文
件类型，则自动启动“文本导入向导”以帮助用户定义文件载入的方式。
2) 浏览到希望导入的文本文件，单击需要的文件名，然后单击“导入”按钮。“文本导入
向导— 3步骤之1”对话框打开(参见图15-1)。
3) 用户必须要通过单击合适的选项，告诉向导要导入的数据是采用了分隔符号 (有逗号或
其他字符将字段分开)还是固定宽度(数据按列对齐，或占用一定量的空间 )。然后，用户可以
预览文件的内容，以便可以选择导入行开始的位置。单击“下一步”转到向导的第