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办公室日常事务管理(办公用品管理)课件.ppt


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文档列表 文档介绍
第1页,共40页。
学****目标
能够购买或租用办公设备以及消耗品。
能够知晓办公用品及设备的采购程序和步骤。
能够实施办公资源的保管、发放和利用。
能够实施办公设备和办公用品的库存监管。
第2页,共40页。
如果你是一家新公司示两种。
第17页,共40页。
请示的写作要求
(1)标题写明“发文事由+请示”二字。关于XXX的请示
(2)结构清楚,段落分明;
三段式:
请示的原因、理由;
请示的事项,要求;
结尾语;
“以上意见是否妥当,请指示”
“特此请示,请予批准”
“以上要求,请予审批”
“以上请示当否,请核(审)示”
“以上请示,请予批复”等。
第18页,共40页。
(3)理由充足,要求具体;
应明确提出要求解决问题的方法或途径。
(4)一事一文,主送明确。
第19页,共40页。
填写《购买申请表》 见P121
第20页,共40页。
第四,收货
当收到供应商的货物后
对照供应商的交货单和自己的订购单检查货物;
查明货物的数量、质量应当符合要求;
查明合格与不合格,合格进行入库,不合格则要求重新发货
签收并将交货单送会计部门。
第21页,共40页。
采购人员根据收到的货物填写入库单,货物入库,库房人员要签字表示货物进库。要求写明部门、日期、物品名称、规格型号、摘要、单位、数量、单价、金额 、经办人。
接收的每一类货物的详情,应输入到《办公用品库存卡》的接收项目中。
接收后,要及时更新库存余额。
将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。
第五,入库
第22页,共40页。
第六,支付全款
会计部门收到发票后,对照交货单、入库单、订购单,三单数字应当相符,经财会主管签字批准,支付款额。一般会计部门会把原件收走
为今后以备查验,建议把发票做好复印。
第七,按需领用
第23页,共40页。
任务一:根据所学知识绘制 办公用品管理流程图
第24页,共40页。
任务二:
第25页,共40页。
摸清库存
部门申请
制定申购计划
选择供货商
审核订货单
领导审批
实施购买
发货
验收
不合格
登记入库
按需领用
合格
办公用品管理流程
第26页,共40页。
三、办公用品的保管
教材 P120
第27页,共40页。
秘书小张负责公司办公设备和办公用品的库存管理。由于他的记忆力特别好,每次进货时,他都能够很快记住所进货物的规格和质量,因此他从不做用品登记。一天下午,他的好友小刘拿着公司营销部的取货单前来取货,小张因为当时有事,就叫小刘自己去取货物。等小张办完事回来时,小刘已经取走了货物。小张既没有看取货单,也没有清点货物,下班时关上门就走了。到了月底清点库存时,发现少了很多用品,小张也说不明白这些用品的去处。
分析讨论:说说秘书小张在对办公设备和办公用品的库存管理中的不当之处,并讨论如果你是小张,应在哪些方面进行改进?
案例分析
第28页,共40页。
1、保证资金不被不必要的库存占用
2、尽可能节省库存空间
3、监督个人和部门的使用情况
4、维持一定的库存以保证组织的顺利运作
5、如有办公用品方面的资产损失,可利用准确的库存估价
6、监督任务偷窃和破坏造成的损失
四、控制库存
方可库存管理软件
第29页,共40页。
库存物品分类记录表
编号: 类别;办公文具 第23页
第30页,共40页。
原材料库存月报表
年 月 日
第31页,共40页。
库存控制
第32页,共40页。
任务情景
小张负责公司A4文件纸张的购买,企业已经确定该种纸张的最大库存量为100包,最小库存量为15包,再订货量为25包。
思考:
1、小张应该在这种纸张剩下多少的时候就组织订购新货?
2、这种文件纸张库存还剩多少时就会出现供不应求的现象,会影响企业的正常运转?
第33页,共40页。
任务实施 通过库存知识的学****我们可以知道小张采购A4文件纸张的一次进货量最多不能超过库存数量100包,超过了会造成浪费。而当库存中A4文件纸数量达到

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  • 上传人kang19821012
  • 文件大小8.90 MB
  • 时间2022-08-05