采购部组织结构及职能.pdf

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第 PolicyNumber
财务管理制度和程序 序号: Purchasing-001/10
Effective Date
生效日期 : Jul/2010
Supercedes No.
废止号 :
Prepared By
制定人 : Supervisor of purchasing
Approved By
批准人: GM
采购岗位职责与流程 Distribute to 发放:
All Dept. Heads & GM of club
概要 MISSION
采购部是翰谊馆俱乐部唯一负责监督购买所有物品、设备和服务的部门。采购部的主要职责是根据各部门
的需求，办理货品和维修服务的预定、接收和准确记录。这项政策和流程主要用于帮助各部门了解与订货
和维修服务相关的所有流程。
目的 OBJECTIVE
采购政策的主要目的是为合理控制采购成本和问责货品和维修服务的采购提供一种方法，同时帮助内部其
他部门了解采购流程。
采购政策
所有采购可移动的，损耗性的物品和固定的资产以及采购和维修工作均需通过如下流程：
执行程序 PROCEDURES:
一、采购流程：
各部门填写采购申请单→采购部询价、议价、定价→财务部审核、总经理审批→采购订货。
（一）接单
1、a、采购申请单（一式四联 ）：采购申请赋予采购部门开始购买
一般性的耗费品、维修服务或者其他工作用品的权利。申请采购的部门负责人必须签字确认所有的采购申
请。对于一次性的或者新的采购物品，采购申请必须附带推荐厂商的样品及报价，以及相关采购物品的详
细信息，包括品名、规格、数量、价格、整体数量以及需要使用的日期。如果申请部门正在预定零件，那
么需要包含零件或者模型的数量。申请单上如有任何不完整的信息，都将被退回申请部门。
b、厨房采购单：餐饮厨房部门将使用以下各种采购订单进行日常餐饮采购
1）日常食品市场订单：厨房所使用的易腐烂的日常食品供应。
2）食品采购申请单：仓储部使用。
3） 饮品采购申请单：仓储部使用。
2、各部门必须依据上述格式提交标准的订单，清晰注明需要的物品种类、规格、数量以及必要的供应商。
另外，任何由于订单填写错误的原因而导致出现的问题，都将视为申请部门的责任。日常食品市场订单必须在每天下午三点之前送达采购部，以便第二天的订单安排，迟于此时间的订单，采购部将不安
排投递。对于那些非常见的物品或者一次性的物品，请提前与采购部核对库存情况以及采购交货时间。
由于采购物品的稀缺性，采购部并不保障这些物品的供应。对于那些小量采购或者预定，