办公用品管理制度.docx

办公用品管理制度

第一条为保证办公用品的有效使用和妥善保管,特制定本规定。
第二条目的:为使办公更规范化、现代化,保证办公用品满足各部门正常工作需要。
第三条范围:
一、适用范围:公司各部门
二、发布范围:公司各部门
第四条本规定中的办公用品包括:
一、公司给员工个人配置的办公桌椅和员工日常工作所需的办公低值易耗品。
二、公司给员工工作配置的电脑,文件柜、白板、电话等。
三、公司公共的办公用品,如传真机、复印机、打印机、投影仪等。
第五条新员工办公桌椅的配备:
行政部须在新员工到岗之前为其配置一套桌椅及一套办公低值易耗品,并在桌椅上贴好公司标签。
第六条行政部保证公司有一两套备用办公桌椅,并保证办公低值易耗品的及时供应。不得造成公司员工工作的不便。
第七条公司员工应当自觉爱护公司财产,不得在桌椅上乱刻乱画;节约使用办公低值易耗品。
第八条办公用品的购买、发放
一、办公用品的购买
1、行政部负责办公用品、办公设备、低值易耗品的购买、领用、保管、发放。
2、公司各部门按照需求申购办公用品,并按要求填写《办公用品申购单》(见附件一),将所需办公用品申购单于每月23—25号上报至公司行政部,
3、行政部每月27-28日将所有申购的办公用品进行分类汇总,完成《办公用品申购汇总表》(见附件二),于每月的29—30日,公司行政部根据实际用量和库存情况制定购置计划,经行政部经理审核后呈报常务副总/总裁审批。
4、审批完后的《办公用品申购汇总表》交行政部,由行政主管核价采购。
5、所有申购的物品必须经常务副总/总裁审核签字后方可购买;预算之外的办公用品须另附申请单,报经常务副总/总裁签字认可后方可购买。
6、特殊用品、低值易耗品和通讯设备,由各部门主管打申请报告,经公司主管副总签字后,由行政部负责采置,然后记入备用保障卡。
二、办公用品的发放与保管
1、办公用品于每月的4—8号发放,由各部门指定人员到办公用品管理员处签字、填写《办公用品领用登记表》(见附件三)领取办公用品,其它时间一律不准领取。
特殊申报需经主管副总批示后申领。
2、行政部设专人负责各部门办公用品的申报、审批、核价、采购、发放、管理。办公用品入库根据《入库单》检查办公用品的品种、数量、规格、单价是否与进货相符,按手续收入库,登记入账。办公用品出库根据《出库单》填写内容,经申请部门经理及行政经理、主管副总签字后方可出库。
3、备用管理实行“三清、两齐、三一致”原则,即材料清、账目清、数量清,摆放整齐、库房整齐,帐、卡、物一致,做到日清月结。
4、在日清月结的条件下,行政部于每月末对所有单据按部门统计,及时转到财务部结算。
5、各部门设立耐用办公用品档案卡,由行政部定期检查耐用办公用品使用情况,如非正常损坏或丢失,由当事人赔偿。
6、行政部有权收回公司调离人员办公用品。
7、办公用品建立资产总账,对每件物品进行编号,每月进行一次盘点核查。
第九条、办公消耗品
一、办公消耗品的购买
1、办公消耗品的消耗要根据本部门的实际需要申报,节约使用,避免浪费。
2、办公消耗品的购买由行政部负责,各部门设专人申报与领取。
3、行政部把握消耗品在正常情况下每月的平均消耗量以及各种消耗品的市场价格、消耗品的最佳采购日期。在此基础上,确定采购量与采购时间,以最小采购量满足日常事务运营对消耗品的基本要求。
4、对于在特殊场合使用特殊办公消耗用品,使用部门先提出书面申请《特批办公用品申请单》(见附件四),行政部对此进行必要的调查后决定是否准予采购,并按采购流程进行核价、采购。
5、各部门因工作需要印制各种单据时,无论是固有格式还是更新格式,使用部门在提出印制申请单同时应附上印刷单据的样品。行政部予以核价、印制。
6、行政部负责办公用品费用的结算,并于每月末进行统计,向公司领导做出报告。
二、办公消耗品的领用
1、行政部依据各部门的耗材申请,统一采购后发放。各部门派专人统一领取、发放与保管。领取人应就领取时间、部门名称以及物品的名称与数量签字确认。另外,特殊办公消耗品的申请应填写用途。
2、局部使用或特殊用途的账薄、各种登记单据的订购、领用,统一由行政部调控。使用部门或申请者按特殊用品申购程序提出申请。
3、打印纸领用。各部门、各项目领用打印纸一包(含)以上,需认真填写«办公用品的申请单»,注明打印纸使用用途、数量等,经主管副总审批,报行政部备案后方可领用。
4、严禁未经批准私自拿取公司办公用品,违者按盗窃公司物品处理。
第十条、文具用品
一、办公文具的分类
1、消耗品:铅笔、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、纸质笔记本、打印纸、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、燕尾夹、电池等。
2、管理消耗品:签字笔、荧光笔