中文正式邮件格式范文.doc

中文正式邮件格式范文
篇一：商务邮件范例以及格式留意事项
一、事务邮件：
X经理/总：
您好！
特别荣幸能够代表我公司与您联系。
我是XXXX公司的XXX（职位）的XXX别正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺当”和“敬礼”为再换行顶格写。


三、正文
1. Email正文要简明扼要，行文通顺。
若对方不熟悉你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必需通报的以示对对方的敬重。
2. 留意Email的论述语气
敬重对方，请、感谢之类的语气要常常消失。
3. Email正文多用1234之类的列表，以清楚明确。
假如事情简单，最好1、2、3、4的列几个段落进展清楚明确的说明。保持你的每个段落简短干练。
4. 一次邮件交待完整信息
5. 尽可能避开拼写错误和错别字，留意使用拼写检查
四、附件
1. 假如邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。
2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，便利收件人下载后治理。
3. 正文中应对附件内容做简要说明，特殊是带有多个附件时。
4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。


5. 假如附件是特别格式文件，因在正文中说明翻开方式，以免影响使用。
6. 假如附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。
五、语言的选择和汉字编码
中文用宋体或者新宋体，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字号用五号或10号字即可。
六、结尾签名
1. 签名信息不宜过多。
电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多， 一般不超过4行。
2. 不要只用一个签名档
对内、对私、对熟识的客户等群体的邮件往来，签名档应当进展简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，敏捷调用。
3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。
七、回复技巧
1. 准时回复Email
收到他人的重要电子邮件后，抱负的回复时间是2小时内。
对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。假如事情简单，你无法准时准确回复，那至少应当准时的回复收到，说明正在处理。


假如你正在出差或休假，应当设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2. 进展针对性回复
当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。
3. 回复不得少于10个字
4. 不要就同一问题屡次回复争论
假如收发双方就同一问题的沟通回复超过3次，这只能说明沟通不畅，说不清晰。此时应采纳电话沟通等其他方式进展沟通后再做推断。
篇二：电子邮件的格式和范文
电子邮件的格式和范文
电子邮件（E-mail）是建立在计算机网络上的一种通信形式。计算机用户可以利用网络传递电子邮件，实现相互通信。电子邮件可在计算机局域网上进展，也可在计算机广域网上进展。进展电子邮件通信，必需在网络文件效劳器（即计算机）上建立电子邮件的“邮局”。它是电子邮件的中心集散地，可为每个用户设置有地址的信箱。别人可向该信箱发送电子邮件，信箱的仆人则可在便利时从信箱中取出对方发来的邮件。这里的“邮局”实际上是网络文件效劳器上的一组数据库文件。
电子邮件伴随着电子计算机的普及，成为当今时代人际沟通的重要的文书样式。它既可用于处理公务，还可用于私人交往。起着沟通信息、沟通感情的作用。使用电子邮件进展对外联络，不仅安全保密，节约时间，不受篇幅的限制，传输速度快，能够跨越时空，而且还可以大大地降低通信费用，它为信息时代人们的快节奏、高效率信