外出接待工作指南.doc

外出接待工作指南
地铁资源公司外出接待规范
一、目的
为规范天津地铁资源投资有限公司公关和接待管理流程,使任务落实有章可循、有据可依,提升接待服务能力,展示公司良好风貌,为保证公司相关工作正常开展提供有力支持。
二、适用范围
天津地铁资源投资有限公司
三、公关信息网管理及维护
(一)地铁资源公司公关信息库由办公室统筹管理,定期进行信息核实与更新,并拟定各季度及年度公关进展工作简报。
(二)各部门、各子(分)公司根据自身职能及业务需要进行对口单位的关系维护,并及时将信息更新情况反馈至办公室。
(三)办公室统筹安排大型活动、接待,各部门、子(分)公司接到通知后予以协助。
四、接待管理
(一)目标
为增进公司与政府及合作单位沟通,展示公司企业形象,维护公司品牌声誉,不断提高业内影响力。
(二)原则
接到接待通知后,由办公室评估接待等级。
1、评估为公司级出访和接待的,由办公室统筹,各部
门、子(分)公司根据业务需要积极配合。
2、评估为部门、子(分)公司级出访和接待的,由其自行统筹,办公室视情予以协助,提供信息支持。
(三)接待管理
1、接待范围
(1)人员范围
①上级主管部门来宾;
②公司宾客、城投集团、地铁集团领导以及领导指派的接待任务;
③公司宾客指公司重要合作单位、投资伙伴、受公司领导邀请的宾客;或集团领导指示由公司接待的集团外宾客。
(2)事务范围
①日程安排
②车辆安排
③住宿安排
④餐饮安排
⑤材料准备
⑥摄影摄像
⑦礼品赠送
⑧旅游安排
2、接待礼仪
(1)接待宾客期间衣着整洁、得体大方,男士穿素色衬衣,穿西裤、
深色皮鞋;
(2)使用礼貌用语(如您好、谢谢、再见、对不起)语调要平和沉稳、讲普通话,自觉维护公司形象和工作利益、谨言慎行、要深明并执行公司保密条令。
3、接待标准
(1)首先安排宾客入住酒店并提前安排好酒店餐厅用餐;安排餐食时应注意宾客的信仰和禁忌。
(2)领导随行人员、司机的住宿、餐饮标准参照宾客接待对应标准执行。陪同接待人员和领导司机的住宿和餐饮均按照工作人员标准(工作人员标准为:住普通标准间,就餐安排自助餐或就简点菜,一般以不超过50元/人为准),公司领导或陪同领导另行安排的除外。
(3)接待标准详见《宾客分类及接待标准统表》及其附表(附表1-餐标;附表2-酒水标准;附表3-车辆标准;附表4-住宿标准)
宾客分类及接待标准统表
附表1
地铁资源宾客餐饮接待标准
附表2
附表3
附表4
地铁资源宾客住宿接待标准
①了解清楚来访的人数、身份、性别、日程安排,问清楚航班时刻、相关联络人、几号候机楼与机位;保持通讯畅通,以便与接待负责人、上
级领导或宾客及时联系。
②掌握上级领导/宾客来检查/访问的指导方向或目的,有何要求,及其它活动等,因工作需要安排餐饮住宿的,尽可能的了解宾客的饮食、生活****惯,尽责地安排好宾客的吃、住、行、游、购、娱等活动并请示相关领导同意后确定餐饮和住宿标准。
③航班到达、酒店接送要为宾客提拿大件行李、礼节性的为宾客上、下车时开、关门;根据宾客类别启动相应
标准的要客迎送保障流程。
④无陪同接待员接待时,