招议标资料编制注意事项.ppt

招议标资料编制注意事项
2014年物资培训课件
招议标资料编制注意事项

西北分公司物资部
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前言
项目在每季末20日前报送下季度招议标计划，各项目采购部依表（附件04）：项目依据季度招议标计划结合项目实际情况，在完成考察后向物资部报送招议标申请表。
招议标申请
根据实际情况命名：
招标或议标，红色
标记处为要确认的。
保证与上限价测算表
数据一致。
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第二部分
2、上限价测算表（附件05）：招议标必须设置上限价，原则上最终合同单价不得高于上限价。上限价需根据相应的采购支付方式设定。
招议标申请
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第二部分
3、协同审批的请示（附件06）：如果是非正常招议标（村民或甲指等），需在协同中发送请示（逐级串发），经相关领导审批完成后，提供协同里请示的电子版文件，将审批完的事项转发物资部。
招议标申请
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第二部分
4、协同审批的流程：协同中发送请示时，逐级串发，对批复的意见尽快合理回复，发送申请的责任人为采购部负责人。
招议标申请
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第二部分
5、招标文件（附件07、08）：招标（50万元以上）、议标（20-50万元之间）都需要编制招标文件，询价采购（20万以下及独家议标）不需要。编制招标文件时根据市场考察以及项目的具体情况，必须把招标要求写清楚，特别需要注意的是投标报价的组成（单价是否要求包含税金、检测、复检、运输、卸车等等），同时验收时候的标准也需要写清楚，否则要求不明确，有可能导致供方的报价基础不一样，而最终单价报的差异太大。
招议标申请
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第三部分
1、开询标记录表（附件09）：招标文件审批完成之后，供应商开始投标（详见交易操作流程）。投标完成且经系统开标后，项目上组织询标，通知分公司物资部参与，做好开询标记录并签字留存。
开标、询标、评标、定标
纸质版开标日期不得早于系统开标日期
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第三部分
2、评标对比表（附件10，含单型号及多型号）：询标结束后，评标小组协商，拟定候选中标人，签字保留。
开标、询标、评标、定标
原则上遵循低价中
标，考虑各项最优
情况，拟定候选人
评标小组需根据实
际询标情况，简要
说明定标原因。
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第三部分
3、定标：将开询标过程资料（开询标记录表的签字扫描件、评标对比表的电子版及签字扫描件）整理好，报送给分公司物资部合同管理员，经分公司审批后上传系统进行定标审批。
开标、询标、评标、定标
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第四部分
1、合同（附件11、12、13)：定标审批完成后进入合同管理阶段，需要项目提供电子版合同。合同根据询标的实际情况，按照范本进行编制；初稿完成后要经过项目班子及供应商的确认，再报物资部。
合同编制细则：
合同命名：XX项目XX（材料名称）采购/租赁合同（供方简称），如中大国际项目箱体式活动房采购合同（得劳斯）；
合同封面：空三行，第四行附上 或
的标志，第八行“ 西北 分公司 XX 项目”（黑体三号），第九行“XX采购/租赁合同”（黑体一号），第十行“合同编号 ”（黑体三号），第十六行“签订日期 年 月 日”（黑体三号）；
注：合同格式：
页边距：上、下、左、右20mm；
页码：第X页，共X页，居中显示，封面不显示页码，页眉无横线；
加粗：甲、乙方，一、二等点大标题；
字体、大小：封面已单独说明，正文仿宋_GB2312四号
合同及交底
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第四部分
2、合同签订注意事项：经审批完的合同，在项目进行签订，供方加盖有防伪码的公章或合同专用章（乙方盖章处及齐封章），法人或有授权委托的代理人签订合同。
甲方签订人为项目经理在委托代理人处签字，同时项目采购部主任及项目经理在合同每一页的外角进行联签（一份），必须是项目签订后才能交于分公司物资合同管理员盖章。
双方都签订完成后，项目将合同已将给供方，供方在合同移交台账（附件14）上签字确认。
合同及交底
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第四部分
3、供应商客商信息申请表（附件15)：合同审批的过程中，查询系统中是否有该供方的客商信息，没有的需要添加客商信息，同时向财务报备；添加客商信息（21老系统直接编制客商信息申请表在协同发至龚德平；66新系统在协同按原流程调入模板报批添加），合同签订完成后，录入基本信息和签订录入（操作步骤详见业务财务一体化课件）。
合同及交底
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第四部分
4、合同台账（附件16，含项目采购/租赁及集中采购/租赁)：合同经审批签订完之后，及时整理归档，录入台账。
合同及交底
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第四部分
5、合同交底书（附件17)：合同签订完成之后，及时对相关人员进行交底，留存被交底人签字的交底书。
合同及交