某综合性集团企业档案管理制度.doc

xxx有限公司档案管理规定
第一章总则
为加强公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制订本规定。
第二章适用范围
本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、广告资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
第三章管理部门
公司各部门档案保管人员。
第四章档案的管理


,编号收存;凡国家有关政策法规、上级来文及有关主管部门的批示等,存档前先交有关负责人审阅、必要时呈公司领导阅示,方可归档;
,必须严格存档的签收和登记手续。文件资料经办人要为存档资料设立登记本,列明存档资料名称、份数及必要说明,交档时由保管部门在登记本上签收。保管部门然后将资料目录编入电脑作存档登记。
,所有加盖公司章的文档(包括合同)都必须在行政部存有正本,请各部门在走完所有流程后将原件存到行政部。
公司及各部门、员工有保护档案的义务。
档案工作实行统一领导,分级保管、分级查阅的原则,进行网络化管理。
档案机构及其职责
公司各部门指定专人负责档案管理工作。
档案工作由公司总经理统一领导,行政部负责接收,收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由行政部保管的档案和提供其利用工作,并监督各部门、各下属子公司的档案工作。
,确保档案安全和方便利用,采用科学手段,逐步实现档案管理现代化。

、上级或有关主管部门、单位的来文;
、各部门工作职责、岗位责任制;
、年度工作计划;
,其它文件资料;
、组织代码证、资质证书、税务登记证和业务许可证等证件;
、协议和申报成立公司等资料;验资报告等资信文件;
。
第五章文件资料查阅借用规定
,必须办理登记手续;归还时必须检查无误方可办理注销手续;
,须经部门负责人批准;凡公司重要和机密性资料,未经公司总经理批准,不得借出。
外单位人员来查阅资料,应出具其单位书面证明,并经公司领导批准,方可查阅。
任何人查阅借用档案原件,不准拆散案卷、折页、摘抄、复制;确因工作需要摘抄、复制,须经部门经理批准。不准在文件、资料、图纸上划线、圈点、涂改或作记号,如需要修改图纸必须按规定另行办理手续。
档案资料发生损毁时,由于保管员疏忽造成的,首次罚款50元,再次罚款100元,并给予行政处分;由于借阅者疏忽造成的,对借阅者进行同样处罚。档案资料遗失者,遗失一般资料罚款50元/次,遗失重要资料,追究当事人行政法律责任。
,绝不能将档案资料内容外泄。否则,按公司有关规定处罚