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第五章秘书工作方法
秘书工作方法,是秘书人员在执行工作任务时所采用的途径、方式和手段的总称,它回答的是“如何更好有效”的问题。秘书人员掌握正确的工作方法,有助于圆满完成任务,提高秘书工作效率,有助于增强自己的智慧和能力,充分发挥参谋助手作用。
第一节      秘书工作的基本方法
一、调查方法
调查研究是秘书人员的重要职责之一,它贯穿在秘书人员的各项任务之中,是十分重要的工作方法。因此,要当好秘书,就应努力做好调查研究工作。
调查是指通过各种方法和手段,了解掌握客观世界的各种实际情况;研究,则是根据所获得的信息研究的前提,调查方法包括典型调查法、普遍调查法、抽样调查法、个案调查法、直接调查法、间接调查法。
二、研究方法
秘书掌握研究方法,可以提高秘书工作的预见性、主动性和创造性,充分发挥秘书工作的参谋作用。常用的研究方法有:比较方法、类比方法、分析方法和综合方法。
三、参谋方法
参谋就是代人出主意。秘书的参谋活动,是以秘书人员为主体,以所在管理系统的领导者为对象,以辅助领导者的科学决策与管理为目标,以出谋献策为手段,进而影响领导行为的过程。参谋职能是秘书工作的基本职能之一,因此,参谋方法也是秘书工作的基本方法之一。秘书人员必须了解参谋机理,明确自己的参谋范围,确定正确的参谋方向,客观评估自己的参谋势能。还必须坚持参谋原则,摆正自己的位置,做到只谋不断;要有全局观念,站在领导者的角度思考问题,提出建议;要力争超前参谋,避免放“马后炮”;要处理好贯彻领导意图与坚持实事求是的关系。在此前提下,采取灵活多样的参谋方法。
参谋的具体方法有:随机参谋法、预测参谋法、比较式参谋法、完善式参谋法、求同式参谋法、求异式参谋法和鉴戒式参谋法。
 第二节      秘书工作的常规方法
一、授意方法
领导意图就是领导者对某一问题的意见、倾向和企图,即领导工作的基本思想。正确接受和领会领导意图是对秘书人员的基本要求,是秘书发挥参谋助手作用的前提和基础,是提高秘书工作效率和质量的重要保证。
当秘书把洋葱放到他办公桌上的时候,那几个洋葱只剩中间的那一点小芯儿了。为什么?原来当总务科的办事员将洋葱买回来之后,马上放在水龙头下把洋葱上面的泥巴洗掉了;交给总务科长后,科长又把洋葱外面的几层粗皮给剥掉了;科长把洋葱交给秘书后,秘书又把洋葱上的红皮剥掉了。洋葱虽然还是那几个洋葱,但早已不是老板当初想要的那种洋葱了。所以,老板当时就把秘书狠狠地训斥了一顿。”
老板为什么要训斥秘书?就是因为秘书在不了解老板的真实意图的情况下,自作主张,自行其是,把老板真正想要的东西给弄丢了。所以,秘书在完成领导交办的任务之前,一定要弄清领导的真正意图。这样才能圆满地完成领导交办的任务。
——资料来源《一个外企女秘书的日记》
二、请示方法
秘书是领导者的工作助手,必须按领导意图办事,不得擅做主张,更无决策之权,因此,在工作中必须多请示。多请示,既是对秘书工作纪律的要求,又是防止秘书工作出现差错和失误的重要保证。因此,秘书在请示时,要注意以下几点:
(一)请示的对象要选准
秘书的请示工作要遵守按领导分工,对口请示的原则。一般只向分管领导请示有关工作,以避免多头请示和越级请示。对涉及多方面的综合性工作,秘书应向主持全面工作的领导者请示,并将有关情况通报其他分管领导者。如果向上级机关书面请示,也应遵循对口请示和单向请示的原则。
(二)请示的内容要单一
秘书请示的内容必须是自己难以处理或无权处理的事情,必须由领导者给予指示或授权处理。常规性工作或自己职责范围内的事情,则无需请示。请示时既要防止越权行事,又要防止不负责任,更不要事无巨细,一律请示。秘书请示要尽量做到内容单一,尤其对重要事项须以书面形式请示时,一定要遵守一文一事,不得将多项事务写在同一份请示的公文内。
(三)请示的形式要灵活。
秘书请示可以是口头请示,也可以是书面请示。一般情况下,重大事项、涉及政策方面的事,需要授权批准的事秘书要作书面请示,领导者则做书面批复,以示慎重,并便于日后查证;一般事项、事务性工作、只需解决一些疑难的事,秘书可以口头请示,领导者只口头答复。紧急的事,秘书可以先口头请示,及进办理,事后再补写书面请示,以留档备查。
(四)请示的时机要适当。
一般情况下,秘书请示必须在事前进行,待领导者指示或批准后方可行动。只有在特殊情况下,才能采取边做边请示或“先斩后”的方法。所谓
“事前请示,事后报告”,就说明了二者在时机选择上的不同特点。
(五)请示的态度要谦恭。
秘书向领导请示,实际上也反映了上下级之间的工作关系。因此无论是口头请示还是书面请示,秘书都必须摆正自己的角色位置,在请示的态度上要尊敬、和,言语得体,做到彬彬有礼。
 
三、报告方法
报告的目的是便于领导了解情况,掌握进程。报告是秘书工作的一项制度,是秘书向领导负责的必要手段,也是领导者指导秘书工作的途径之一。对于报告,领导者还一定做出答复或批示。秘书在向领导报告时,要注意以下几点:
(一)报告的内容要客观真实。
秘书向领导者报告的内容:一是报告当前工作的情况和进程,让领导者及进了解下情并做出指导;二是工作中发生的重大问题,让领导者及时做出处理;三是合理化意见、建议,供领导者改进工作时参考;中是应领导者的要求汇报有关情况。秘书应掌握待报告事项的价值,做到要事详报,急事急报,小事不报或简报。报告要客观、真实、辨证,切忌大话、空话、假话和绝对化。
(二)报告的方式要灵活多样。
秘书向领导报告的方式主要有以下几种:一是口头报告,优点是可以和领导直接进行多方面的双向交流,适于向喜欢务实作风的领导报告时用,缺点是可重复性差,受口语表达能力限制较多;二是书面报告。优点是比较正规,便于领导过目和思考,也便于保存备查。缺点是不能与领导当面进行交流。此外还有会议报告、单独报告、电话报告、临机报告等多种形式,秘书可视情况灵活运用。
(三)报告要区分不同对象。
由于领导的职责、能力、文化程度、性格特征和工作****惯等各不相同,对秘书报告工作的要求也不一样。因此秘书应视不同对象的领导者报告时区别对待。以适应不同领导者的要求。同时还应处理好几个关系:一是主要领导者和分管领导的关系。重大事情要向正副职领导者都报告;日常事务,只报告分管领导即可。二是在家领导者和外出领导的关系。秘书要随时将在家主持工作的领导就一些重大问题的处理意见,适时报告在外工作的主要领导者,并转达主要领导者的意见,以保持信息的畅通。
(四)报告的时机要恰到好处。
报告要适时,以获得较好的时效价值。秘书是领导的耳目,诸如群众对领导者的批评和反映,对领导工作的建议和要求等,秘书有责任如实向领导者汇报,但需要恰到好处地掌握时机。应选择领导者乐意听取报告的时机进行。秘书的领导的近身人员,报告工作十分方便,但是不能事无巨细都去请示报告,即使是必须向领导者报告的事项,也要选择时机进行,这样才能取得良好的效果。
(五)报告的语言要简明扼要。
无论是口头报告还是书面报告,都要主旨明确,条理清楚,语言精练,以节省领导的时间,减轻领导的负担。冗长而空洞的报告是秘书向领导报告工作的大忌,这就要求秘书在报告前要充分准备,报告时要言简意赅,杜绝拉拉杂杂。
四、挡驾方法
秘书是领导者时间的有效管理者。秘书为领导者合理挡驾,目的是为领导者创造一个良好的工作环境,使领导者摆脱各种事务干扰,集中时间和精力思考和决定重大问题。
(一)来访挡驾
秘书是领导联系群众的一座桥梁,而不是领导者与群众之间的一道隔墙。因此秘书为领导者挡驾来访者是有特定对象的。一般来说,领导者明确告知秘书不愿接见的人;领导者事先未约定接见的人;因鸡毛蒜皮的小事要求领导
者接见和处理的人;为个人某些问题,三番五次找领导者纠缠的人;领导者正忙于应付重大事件无暇接待的人;态度蛮横,出言不逊,想找领导者寻衅闹事的人;对要求处理的问题,上级或本级机关已有明确、公正的结论,但其对处理不服,要求面见领导者的人,是秘书档驾的对象。对其他来访者不应挡驾,即使需要挡驾,也要待之以礼,使对方高兴而归。
(二)电话挡驾
秘书的职责之一是接转电话。对打到办公室要找领导者的电话,秘书应通过内线电话询问领导是否愿接。愿接即转。如不愿接,秘书应告诉对方,领导者暂时不能接电话或佯装领导者不在,但要将电话内容记下,转告领导。对于因领导参加重要会议而暂不能接的电话,秘书可与对方另约时间通话,或将内容转告。
(三)事务活动挡驾
秘书的重要职责是安排领导者的事务活动,包括出席会议,参加庆典、仪式可宴请活动等。对无必要参加的应酬活动,秘书也应合理挡驾,避免领导浪费时间或为各种不正之风开方便之门。当然必须征得领导者的同意和批准,不能随便谢绝。
挡驾工作是代表领导机关进行的,应该注意机关的良好形象,克服那种"门难进、脸难看、话难听、事难办"的作风。对来者的态度要冷静、谦和、诚挚,要有好风度、好品德。对一些缠身棘手的事项。也要有耐力。不能以烦对火,以火对暴,把事情弄僵了。挡驾过程中,应注意语言艺术和应变能力,应变能力要通过语言艺术表达出来。接待的语言有规律可循,对平级或下级的同志,其语言的基调是谦虚磋商供参考的口气;但又不能离开大原则。对上级的语言基调则是多用请示报告、探询的口气,且不可不懂装懂。
 
 
相关链接
秘书工作的艺术
 
秘书工作的艺术性,表现在技能与技巧的运用上面。要想做一名好秘书,不仅仅要明确认识自己所处的位置,找准自己的坐标,要具备广博的科学知识,还要懂得一系列工作方法和工作艺术。其方法和艺术主要体现在"三服务"方面。那么,怎样表现秘书工作的艺术呢?
一、尊重而不奉承吹捧
理顺与领导的关系,是秘书工作者事事碰到,需时时注意、处处谨慎的事情,也是表现工作艺术的地方。总的原则是以事业为重,从工作出发,从领导与被领导的地位出发,对正职和副职领导的工作、地位、人格等,要同等尊重、支持、配合、协助。