集团总裁办接待工作管理办法.doc

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集团总裁办接待工作管理办法
集团总裁办接待工作管理办法
企业总裁办招待工作管理方法
第一章总则
第一条为建立企业的优秀形象,扩大对外联系和沟通,
使招待工作规范、有序,特拟订本方法。
第二条招待工作的原则是:热忱周祥、讲究礼仪、俭
省节俭、一致协调。
第三条本方法合用于企业总部,控股子企业依照履行,
参股子企业参照履行。
第二章管理职责
第四条企业总裁办(城市企业综合管理部)为招待工
作的归口管理部门,负责招待工作的安排和管理,制定重要
贵宾的招待计划,协调有关部门落实招待任务,供给后勤保
障。
第五条企业副总裁、企业行政副总经理是企业招待工
作的分管领导,负责鉴定招待计划、协调有关招待事项,审
批招待花费。.
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第六条企业各部门和各子企业,负责本单位的招待工
作;按期统计招待状况报企业总裁办登记存案同时应达成集
团安排的各项招待任务。
第三章种类与标准
第七条本方法所指招待对象,按来访事由不一样,主要
分红以下几种种类:
(一)公事来访
1、政府职能部门、行业主管部门工作人员来检查工作;
2、项目合作单位来洽商工作事宜;
3、有合作意愿的投资单位、金融机构来观察;
4、外处子企业人员来企业办理公事。
(二)观光来访
1、各级党政机关领导来视察工作;
2、各地机关、企事业单位来观光观察;
3、购房客户观光观察。
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(三)会议活动来访
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应邀前来参加企业会议、活动的各级领导、专家、新闻
记者等。
(四)其余来访客人。
第八条按招待对象级别不一样和对企业业务的影响不
同,分为重要贵宾和一般贵宾。
第九条用餐原则和标准:
(一)观光招待依据需要安排款待用餐;
(二)子企业人员原则上安排企业职工工作餐;
(三)贵宾用餐详细参照企业《业务款待管理方法》执
行;同一项招待任务,由企业或部门领导出头的宴请原则上
不超出两次。
(四)住宿标准
1、外处子企业人员来企业总部做事,一般安排企业所
属酒店的一般标间。如连续居住时间超出十天的,则尽可能
安排企业公寓宿舍,公寓宿舍安排标准参照企业《职工宿舍
管理方法》履行,花费由居住人所在单位担当或自行担当;
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2、企业领导出头招待的外处重要贵宾住宿,由总裁办
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依据需要安排,一般安排在与企业签有协议的三星级以上酒
店,花费的担当与标准依据需要确立。
第十条用车标准:
(一)一般公事来访,依据状况需安排用车的,由总裁
办(综合管理部)一致调动;
(二)对列入计划的重要贵宾用车应优先予以保证,车
型、驾驶员、用车天数等内容应预先在招待计划中明确。
第十一条招待规格:
重要贵宾可安排对口业务的中心总监或以上领导出头
招待会见;其余贵宾依据状况由有关人员招待。
第四章计划与准备
第十二条总裁办(综合管理部)在接到企业领导通知
或有关单位重要来访预定时,应在《来访招待安排表》(见附
件1)中作登记。对重要贵宾招待,须在详尽认识招待要求的基础上制定招待计划,排出日程安排表,报分管领导鉴定后
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实时通知有关部门和领导;对一般贵宾酌情安排业务对口部
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门招待。
第十三条企业各部门和子企业在接到重要来访预定
后,须填写《招待申请单》(见附件2)报总裁办,并辅助制定
招待计划。需企业领导出头、总裁办协调的重要招待一般应
提早两天见告总裁办;对时间紧急的暂时重要招待任务,可
先在电话中请示,并经有关领导赞同,在达成招待后补办手
续。
第十四条重要来访招待计划应载明以下内容:
(一)招待类型:公事来访、观光、参加会议或其余。
(二)贵宾基本状况
1、来访单位名称、领导姓名、职务等;
2、来访详细时间、人数,当地陪伴来访的领导和人数;
3、来访的目的和要求;
4、在当地停留的天数。
(三)详细招待安排
1、明确主要招待的部门,有关配合的部门,招待人员
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分工及职责,出头招待的领导和陪伴人员;
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2、观光线路或洽商、举行活动的场所;
3、花费估算。
第十五条重要招待计划还应试虑以下内容:
(一)能否安排车辆接送;
(二)能否需要会场部署,包含花卉、烟茶、音响、投
影、领导席笺、横幅等;
(三)能否制作欢迎牌、指示牌;
(四)能否安排礼仪;
(五)能否需要邀请新闻媒体和起草新闻通稿;
(六)能否安排拍照摄像;
(七)能否需要准备企业宣传资料;
(八)能否宴请,包含宴请时间、地址、参加人员、标
准;
(九)能否安排住宿,能否在房内搁置鲜花水果;
(十)能否安排旅行、购物、娱乐;
(十一)能否需要赠予礼物;
(十二)其余需要说明的事项。
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第十六条对重要观光来访,主要招待部门应按计划落
实参加会见的领导、陪伴人员、会见时间及场所。确立贵宾
接见路线并检查有关设备,保证电梯安全完满,环境、楼道、
卫生间洁净,欢迎牌的设置和内容正确,摄像机、照相机电
源充分。
第十七条对重要公事来访或会议来访,主要招待部门
应依据计划和贵宾要求,提早预定好贵宾下榻的旅馆;依据
计划预定宴请的酒店;依照所定用餐标准,以既逢迎贵宾地
方口胃,又表现当地菜肴特点的原则审察菜单,安排烟酒、
饮料依据计划确立旅行路线、购物商场、娱乐项目;定制礼
品要保证质量。
第十八条对大型会议或活动的来访招待,主办部门应
预先准备企业简介等有关资料;检查会场水电、桌椅、投影
仪、音响等设备;安排礼仪人员,准备签到册、名片盒等。
第十九条总裁办按招待人数调动安排招待所需车辆,
留有余地,保证车辆洁净,安全性能优秀;企业车辆应听从
总裁办的一致调动。
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第五章行为规范
第二十条招待礼仪:
(一)仪表:面貌洁净,穿着得体;
(二)举止:庄重庄重,冷静大方;
(三)语言:语气平和,礼貌高雅;
(四)态度:恳切热忱,不骄不躁。
第二十一条招待程序中要注意掌握迎候时间,提早等
候于企业门口或车站机场;招待人员介绍介绍主宾时,要注
意次序;接受名片刻,要以恭顺的态度双手接受,默读一下
后郑重收进口袋中;过走廊时,往常走在客人的右前面,不
时左边转身,配合客人脚步,转弯处伸右手表示,并说“这边
请”;进电梯时要告诉客人上几楼,让客人先进,先出;客人
落座后,要以双手奉茶,先客人,再主人,先领导,后同事;
送客时依据身份确立规格,若送至大门口、汽车旁,挥手待
客人远去,方可走开。
第二十二条招待中波及机要事务、奥密文电、重要会
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议,要特别注意保密。招待中既要娴熟介绍企业状况,又要
注意内外有别,严守本单位商业机密;对不宜拍照摄像的场
合,应向观光人员说明。
第二十三条招待中应厉行节俭,精打细算,不显摆气,
不讲排面,不豪侈浪费。
第六章招待花费与信息反应
第二十四条企业各部门的招待花费在企业业务费中列
支。招待人员于达成招待任务后3天内,将花费发票交所在
部门经理签订建议,并送总裁办审察后,报企业副总裁审批。
第二十五条因子企业经营业务需要所发生的招待费
用,由总裁办办理审批手续,财务管理中心按期向子企业结
算。
第二十六条重要招待任务达成后,招待人员应采集客
人的建议、建议,总结本次招待工作中的经验教训,提出对
此后招待工作的改良建议,并填写《来访招待状况反应单》
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(见附件3),3天内交总裁办。
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第二十七条招待人员应实时撰写重要来访信息稿交总
裁办行政秘书部;将与来访者沟通中获得的信息汇总整理,
提取此中对企业有价值的信息交有关部门和分管领导。
第七章附则
第二十九条本方法由企业总裁办负责解说和订正。
第三十条本方法自印发之日起实行。
附件一:来访招待安排表
附件二:招待申请单
附件三:来访招待状况反应单
内容总结
(1)企业总裁办招待工作管理方法
第一章总则
第一条为建立企业的优秀形象,扩大对外联系和沟通,
使招待工作规范、有序,特拟订本方法
(2)第二条招待工作的原则是:热忱周祥、讲究礼仪、俭
省节俭、一致协调
(3)第五条企业副总裁、企业行政副总经理是企业招待工
作的分管领导,负责鉴定招待计划、协调有关招待事项,审
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