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制单员工作流程
实****内容
这次在人人和超市配送中心实****的主要内容是关于仓库的业务操作流程。入库操作,出库操作,在库治理和帐务统计工作。常用单据:1、出入库单2、进退货单3、调拨单4、联营厂家进退货单5、报损单6、赠品接收单7、赠品发放登记表8、办公用品登记表。
工作职责
1、对每日发生在门店的商品进货、退换货仔细核对数量、规格、金额,并对相关票据进展整理备案。
2、对门店的报损商品,仔细核对数量、规格。然后确定报损缘由,并对相关票据整理备案。3、对赠品的进销存账定期检查、核实;对进入门店进展绑赠的商品作登记,每月月底盘点。4、对门店领取的办公用品进展登记,定期进展盘点。
5、定期检查门店库存区的退换货和报损,并催促门店做好退换货和报损的工作。
作业程序
1、每日对治理范围内的单据进展审核确认并签字。
2、对单据治理工作中产生的问题,分析缘由,提出解决的方法及处理意见。
3、对以下单据进展跟踪保管:报损单、进退货单、厂家商品入库出库单、办公用品登记表。
(一)入库前的预备工作:
1,审单/登记:仔细审核单据。供给商交付的入库单据,经库管人员仔细审核,商品名称、条码、数量、单价、规格,检查单据是否齐全,并确认货物。入库过程中,仓管员应仔细审核商品的条码和数量,查看包装状况,如发觉产品包装有损,可拒绝入库或经配送中心负责人同意并签单前方可赐予入库。
2、由配送中心配货员指挥装卸工人安全,高效地进展卸货作业,确保货物在装卸过程中无损坏,并合理安排货位,保证货物对号入座。
3、审核与签收:收货完毕后,仓管员对所收货物重新核对,保证单据与实物相符。单据上要盖有收货专用章,发货专用章和负责人的签字。确认无误后,在库存卡上作好入库记录,库存卡要填写精确,标准。对于入库,还有其他特别规定,如售后不良品入库,门店退货,各门店间调货等,要敏捷处理。
4、入库后由供给商到制单员处打印入库验收单(一式二联),制单员还要再次仔细核对商品名称、条码、价格、数量,总金额后,打印验收入库单,确认后签字。(二)出库治理的程序主要是:登记、货位预备、人员预备和车辆预备。
1、由各门店上传要货单,配送接收后,核实打印配货单,交由配货人员按单配货。
2、配货员依据配货单,仔细核对商品名称、条码、数量,如发觉有损(不能销售)的商品应放入不良品区,不得放入车上,全部配完商品后装车送达各门店。3、各门店验收核实商品后,由验收人员确认签字。
常用单据说制作流程
1、指供给商携入(携出)的物品、道具、赠品时应填写的单据。
流程:由供给商填写携入(携出)单经办人清点数量部门经理签字携入(携出)经办人签字
2、报损单:商品因变质、发霉、鼠咬或因过保质期无法退换的商品需要填写报损单。
主要流程:由门店填写用工报损单门店经办人签字配送经办人签字清点数量确认。
3、商品退换货单:商品因质量或其它缘由造成该商品无法销售,要求供给商退换货需要填写商品退换货单。主要流程:
由门店填写退换货单经办人签字店长签字配送核对数量经手人签字交制单员打印。
4、商品调拨单:门店与门店之间进展商品的调消失调入时填写的商品调拨单。主要流程:调出门店填写调拨单经办人签字店长审核签字调入门店店长审核签字交配送中心做单完毕。
赠品发放流程:
1、由配送主管统一分发到各门店,填写商品名称、规格、数量,再由各委店店长签字。2、赠品交接流程:供给商送赠品到配送,由收货人填写一式二份,一联供给商、一联配送
中心。
扩展阅读:制单员工作说明书
销售治理科制单员岗位工作说明书
一、预备性工作内容和要求
1、编制《佣金、欠款与特别销售状况查询表》
依据销售助理供应的《销售合同》、《特别规销售备案申请表》、《总经理特批文件》、《欠款条》等文件资料,编制《鼓励、佣金与特别销售状况查询表》,具体记录相关的欠款资质信息、佣金与鼓励信息、特别规销售的各种备案信息、特别销售价格信息等关键内容,以备制作订单时查阅、核对。
2、《物流价格及到货时间表》
每月与营运部物流治理部门沟通,核定、更新《物流价格及到货时间表》;准时将更新信息向销售人员公布,并以电话或短信方式通知留意。3、《标准产品直销与最低售价表》
依据公司《标准产品价格表》,以“直销价格*90%”作为“最低售价”,编制《标准产品直销与最低售价表》。
4、《欠款订单和特别规订货需要的手续》
依据公司的欠款销售政策和特别规订货要求,编制《欠款订单和特别规订货需要的手续》。5、《欠款订单的处理流程和要点》
依据公司的欠款订单处理要求,编制《欠款订单的处理流程和要点》。(欠款订单增加与客户沟通,传真、提示《收货条》或回单盖章)。6、《加急订单的处理流程和要点》
依据公司的加急订单处理要求,编制《加急订单的处理流程和要点》。7、《常规订单处理流程和要点》
依据公司的常规订单处理要求,编制《常规订单的处理流程和要点》。8、订单格式预备
涉及制单工作的人员,需分别预备具有各自签名的订单模板,包括:《常规订单》、《加急订单》、《欠款订单》和《加急欠款订单》。9、货物出厂短信模板
编制货物出厂时向销售人员和客户发送的手机短信模板,包含产品名称、数量、估计的到货时间和感谢语句及联系电话等。10、《制单员语言标准》
编制并不断改良制单员的标准用语标准和相应的话术。二、订货信息的接收与要求
1、接收由客户直接发出的订货信息,需准时与主管销售人员联系、沟通。2、接收客户或生疏询价电话,一律转交相关区域销售人员,并做《电话记录》。3、涉及其他事项的,准时转交其他部门进展处理,并做《电话记录》。4、依据销售人员或客户的沟通状况,推断或预估订单类型:(1)常规订单:款到发货并符合到货时间要求或客户自提的订货;(2)加急订单:款到发货但要求在常规到货时间之前到货的订货;(3)欠款订单:延期付款但符合到货时间要求或客户自提的订货;(4)欠款加急订单:延期付款且要求在到货时间之前到货的订货。三、审核“非正常订货”的条件和手续1、关于欠款订货条件的审核和处理
(1)凡涉及欠款的订货要求,均需严格根据《欠款订单需要的手续和处理要点》,审核制作欠款订单的相关手续是否完备。
(2)对于手续不完备的欠款订货要求,与相关销售人员沟通,提请其根据相关规定和流程完成相关手续。在手续不完备的状况下,一律不得制作订单。2、关于特别规订货条件的审核和处理
(1)涉及特别规订货,包括:跨区域销售、特别价格订货、老产品连续性订货、定制性产品订货、包含其他非正常要求的订货,均需完成《特别规销售备案申请表》。
(2)对未完成《特别规销售备案申请表》手续的特别规订货要求,与销售人员沟通,提请其根据相关规定和流程完成相关手续。四、制作销售订单
依据订单类型(《常规订单》、《加急订单》、《欠款订单》和《加急欠款订单》),选择具有本人签名的相应订单模板,按相应的《订单处理流程和要点》,制作相应订单。五、跟踪订单处理结果
1实时跟踪订单的处理结果,并在货物出厂之后,通过手机短信,按固定格式将相关信息通告销售人员和客户。
2如消失不能按时到货等特别状况,准时通知销售人员,并编制说明性和致歉性手机短信通知订货客户。
六、记录、传递订单及其衍生信息
1、依据《佣金、欠款与特别销售状况查询表》和每日订单状况,通过《每日订货信息表》,记录相关订单的衍生信息,通过《销售佣金记账单》,记录具体的佣金信息,并每日扫描提交财务部、销售助理。
2、每日下班之前,将当日《发货单》复印扫描,传递给财务部和销售助理。3、分类保存全部订单手续,并每月整理欠款订单的《订货确认单》移交财务部。4、准时向“供给链科”收取《物流回单》或《收货条》,并核对客户的实际收货信息,对消失差异的收货单,准时与营运部供给链科沟通,确定缘由和针对客户的补偿方案,并做《客户收货特别及欠款回单记录表》,记录相关信息,并检索与“欠款订单”相关的《物流回单》或《收货条》,原件提交财务部保存。七、编制《销售数据汇总表》
依据日常销售订单,每日将订单相关信息编入《销售数据汇总表》;
每月将《销售数据汇总表》提交销售助理,由销售助理编制《销售数据分析报告》。八、欠款信息治理与欠款催缴
1、依据相关客户的欠款状况,于规定还款期限前三日,提示并帮助相关销售人员催要欠款,并做好催款、还款和对账记录,核算欠款利息并标记坏账,实时编制《催款、还款与对账记录表》,每月统计累积的欠款状况,编制《欠款状况汇总表》。(1)欠款利息从到期日起计算,以15%年利率计算利息费用。
(2)经屡次催讨无效或超过付款期限三个月的,公司将视之为坏账,由制单员在每月的《欠款状况汇总表》中进展标记,并依据状况选择进入司法程序。
(3)《催款、还款与对账记录表》每月提交销售助理,由其依据还款记录,核算销售人员提成。
2、依据客户的欠款和还款行为,建立并准时调整、更新客户的信用等级,并在制单员制定欠款订单和审核客户的欠款资质时,供应相关的信息支持。4、对账治理
1)制单员每月与财务部核对相关客户的欠款金额和开票金额。
2)制单员于每月1号至5号,制作《对帐单》,与相关欠款客户对帐一次。
3)《对帐单》须由欠款客户加盖公章或财务专用章回传,并扫描给财务存档。对账信息记
录于《催款、还款与对账记录表》七、相关合同和其他文档资料的处理
1、全部《销售合同》、《总经理特批文件》、《欠款条》、《无合同佣金状况说明书》等涉及客户欠款、佣金或鼓励确实认文件,均有财务部保存原件,销售助理和制单员保存扫描件,由制单员编制《佣金、欠款与特别销售状况查询表》。
2、涉及销售人员提成的《特别规销售备案申请表》,由销售助理保存原件,制单员保存扫描件,由制单员编制《佣金、欠款与特别销售状况查询表》。
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