Word文档修订功能课件.ppt

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神华亿利电厂生产技术部2012年11月5日
Word中如何使用修订功能
一、Word文档“修订”功能
我们在进行文档编辑修改时,需要把一些修改的地方标注出来,或添加一些批注,以方便了解修改的内容,这时,就可以利用Word的“修订”功能,可以将文档中插入、删除或修改过的内容以特殊的字体、颜色或标记显示在每一处的修改过的文档中,即使文档保存退出,下次打开后对上次编辑的情况都有记录。
word的“修订”这一工具,在修改或审阅电子文档中非常实用,利用“修订”
功能,审阅者可以在word中对文档进行批改,而保留文档原貌,作者收到修改好的文档后,对所作过的修改内容一目了然,而且可以选择性地接受修改意见。这一切都只需在word中利用文档的“修订”功能实现。
二、如何打开Word文档“修订”功能
打开Word点击菜单“视图-工具栏-审阅”可以打开“审阅”工具栏,工具栏上右起第二个按钮就是“修订”按钮,点击它就可以打开Word的“修订”功能,如要想关闭“修订”功能,只要再点一下这个按钮就可以了。
另一种方法是通过菜单,点击“工具”-“修订”,在修订与取消修订进行切换。如图:
三、如何设置Word文档“修订”标记选项
默认情况下,Word用单下划线编辑添加的部分,用删除线标记删除的部分。用户也可以根据需要来自定义修订标记。如果是多位审阅者在审阅一篇文档,更需要使用不同的标记颜色以互相区分,所以用户有时需要对修订标记进行设置,设置修订标记选项步骤如下:
1、单击【工具】菜单中的【选项】菜单项,在弹出的【选项】对话框中选择【修订】选项卡,如图所示。
2、根据用户的需要,分别对【插入的文字】、【删除的文字】、【修改过的格式】和【修改过的行】选择标记和颜色。
3、单击【确定】按钮。
四、如何使用Word文档“修订”功能
Word的“修订”功能打开设置好以后,我们就可以对文章进行审阅了,在文档中对编辑或删除文字内容,发现删除的内容并没有消失,而是显示在文档右面的一个红框中,并在删除点上以虚线引出,在屏幕的左侧也会多了一条黑色的竖线,这表示该行文字已经修改过,如果在文档中新添加内容,那添加的文字就会以红色下划线显示。(如下图)
四、修订菜单中的显示状态
在启动了修订模式后,用户可以显示文档的不同状态。在“修订”功能区中单击显示标记按钮,在下拉菜单中即可进行选择,下拉菜单共有四个选项,这四项功能分别是:
:显示所有修订的最终状态。
:取消修订标记的显示,显示文档修改后的状态。
:显示修订标记的原始状态。
:取消修订标记的显示,显示回到那个修订前的状态。
用户只有在选择第一个和第三个选项时,才能看到文稿中的修订标记,否则将不显示修订标记。
五、修订菜单中的各项快捷功能
1、查找上一处\下一处修订或批注
2、接受所选修订
3、拒绝所选修订
4、插入批注
5、突出显示
6、打开或关闭修订模式
7、审阅窗格
七、如何去掉Word文档的“修订”标记
当你想让文档的读者看到的是文档的最终状态,而不是充满了删除线、下划线和边上的批注框,又或是格式错乱,总显示已删除的内容的文档,那么就需要去掉word文档的标记(含修订和批注)。
要去掉文档中的修订和批注标记,就需要接受或拒绝更改等操作。
如果接受所有的修订,单击“接受修订”旁边的小箭头,选中“接受对文档所做的所有修订”如果拒绝所有的修订,单击“拒绝修订”旁边的小箭头,然后单击“拒绝对文档所做的所有修订”。
此时所有修订标记全部消失,保存文档,你将不再受到删不掉的修订痕迹而困扰。