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评估报告管理制度
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目录
出具报告流程 2
一、接单 2
二、受理 2
三、评估 3
1〉作业人 3
2〉审核人 4
3〉出具报告 4
四、盖章 5
五、存档 5
电子报告归档的要求 6
一、整体结构图 6
二、文件夹格式及要求 6
1〉命名 7
2〉组成及要求 7
三、提交电子报告要求 8
纸质报告归档的要求 9
一、台帐 9
二、审核 9
三、归档 9
四、估价报告电子文档查找编目 10
1、目录 10
2、编目 11
2、查找 11
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评估报告流程
流程:
接单-受理-评估-存档-盖章-送出
-收费-存档
报告受理指定人为XX
报告审核指定人为XX
报告盖章指定人为XX
报告保管指定人为XX
一、接单
接单人:市场部业务员
接单职责:
1、业务员与委托方确定评估类型,告知委托方按照“评估所需资料清单”出具产权证明文件复印件,以记录产权信息。
2、业务员记录委托方联系、告知公司收费标准,询问委托方对评估项目的特殊要求并记录,如:期望价格、银行放款成数、看房时间、是否接送客户经理及其它要求,业务员必将作业要求告知评估部作业人,以免出具正式报告后又修改。
3、如业务员已勘查评估物(具体要求参考评估部-作业人-第1条),需填写勘查表并在勘查人处签字后,将此表和房产证明文件及作业相关要求交至报告受理人并提出作业申请。
4、签订委托书、委托协议书(小单业务与查勘房屋时签订,大单业务于领取报告前交综合部XX归档)
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二、受理
受理人:XX
受理职责:
1、XX确认接单信息并受理,取正式评估项目编号,并填写取号登记本或预估登记本,先收集资料后扫描产权证明文件和委托书等,再创建文件夹,按序号+评估编号+项目名称的组成来命名,把相关的扫描件放入指定的文件夹中(参照电子报告报告归档的要求第二条命名)。
2、XX告知评估一部和二部经理有新作业受理,确定受理评估部门及作业人后,将评估作业所需相关证明文件及创建的文件夹派到评估部经理指定作业人处,由作业人负责出具正式报告。
3、XX收到被退回评估资料时,需再次询问受理部门经理该作业是作业退回还是部门退回,如作业退回由受理部门经理指定第二作业人,如部门退回由XX再次确认受理评估部门(参考第2条)。
注:作业退回指:不更改受理评估部门更改作业人。
部门退回指:更改受理评估部门。
三、评估
1〉作业人
评估部所有评估员
作业职责:
1、作业人查看评估作业所需相关证明文件中是否有勘查表、委托书,如无勘查表,勘查人会同委托方及相关利害人进行现场查勘,并对现场查勘的各项数据进行记录并拍照,对估价对象周边环境及周边类似房地产价格进行市场调查,则由作业人勘查评估物后并填写勘查表并签字,勘查人以勘查表上的签字为准。
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2、如作业过程中作业员因事不能完成该作业,告知评估经理,经经理同意后,需将此作业所有资料文件返回至XX处。
3、根据现场查勘资料,选取合理的估价方法,确定最佳的估价技术路线,测算估价对象价值,出具预评报告或评估报告初稿,作业人先自审核对作业,主要审核报告格式、数据、评估价格等,自审完成后将报告初稿交至经理审核。
4、已存档报告在后期修改后,需告知档案管理员及时更新存档电子档。
2〉审核人
评估部经理
审核职责:
1、A类报告经本部门评估经理一审通过后即可,审核主要对评估报告技术路线、估价方法选取、评估价格是否合理等进行审查。
2、BC类报告经部门评估经理一审通过后再由技术总监二审通过即可,审核主要对评估报告的价值合理性进行审查,总体控制评估报告的质量。
3、审核人按报告类型审核作业人报告初稿,审核不通过退回至作业人再次修改,直至达到作业要求,审核通过。
4、按相关收费标准核算评估费用,并填写《缴费通知单》。
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3〉出具报告
1、审核通过后,将报告的纸质资料和电子资料准备集全(参照电子报告报告归档的要求第二条组成及要求)。
四、盖章
一〉盖章
公章管理人:XX
1、提交报告电子档(用U盘拷贝)和纸质存档文件
2、查看报告评估价是否有审核人签字,是否有电子档,核查无误后纸质报告给予登记盖章。
二〉收费
1、盖章的纸质报告XX通知XX领取,XX根据缴费通知单(XX和财务各一份),确认收费标准及折扣后,由相关确认人签字后交至账务处作为开票备案,纸质报告和发票由业务员送出。
五、存档
档案管理员:XX
1、作业人将存有报告电子档和纸质存档附件交到档案管理员处最终存档,确定报告电子档为正式报告电子档,如报告有修改,需存于最终修改后的电子档。
2、电子档存入硬盘。电子档指:结果报告、技术报告、照片、区位置图、其它附件扫描件。
3、纸质存档附件存入档案袋。附件指:委托协议书、产权证明文件、勘查表、缴费通知单、评估作业流程表。
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4、电子档和纸质存档文件由档案管理员编号后办理入库(参照电子和纸质报告归档的要求)。
电子报告归档的要求
为了规范报告管理,现对评估部出具评估报告的电子报告作出相关要求,于二○一三年五月一日起执行,评估部所有员工必须按公司规定的管理办法来实施。
硬盘
2013年评估报告
2014年评估报告
评估一部
报告
评估二部
报告
评估一部
报告
评估二部
报告
评估三部
报告
评估三部
报告
房地产
土地
按月电子
报告
按月电子
报告
,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,,。一、整体结构图
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二、文件夹格式及要求
序号+项目编号+项目名称
正式
报告
房产证
土地证
委托书
照片
区位图
其它材料
实际操作分解图:
1〉命名
前台创建文件夹,按序号+项目编号+项目名称的组成来命名。
序号:指估价作业流程表右上角的数字(自动排序,利于查找)
项目编号:按手工台账的编号(如:20131040101)
项目名称:项目地址
受理必扫描文件内容:
产权证明文件:房产证、土地证、其它产权证明文件的扫描件
委托书:委托书扫描件
如图2红色字体由XX扫描,扫描后存于该文件夹,再将文件夹指派到评估部。
注:文件夹中不能有多个评估报告。
2〉组成及要求
评估员必存文件内容:
评估报告:正式评估报告由估价报告+估价技术报告组成,体现在一个WORD文档中
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产权证明文件:房产证、土地证、其它产权证明文件的扫描件(有)
委托书:委托书扫描件(有)
照片:WORD文档
宗地位置图:图片或WORD文档
注:产权证明文件和委托书由XX扫描。
在评估员接到评估作业时,前台会将该报告相关材料的原件扫描,将扫描件与原件同时派到评估部,如图2黄色字体项由评估作业员负责整理。
三、提交电子报告要求
纸质存档文件:按前期公司规定执行
电子存档文件:将电子文件夹拷贝到U盘
准备集以上材料后,将纸质报告和拷有电子报告的U盘同里交至综合部审核才给予盖章,如果未按要求准备材料,综合部都不受理,直至材料齐全。
注:评估部都会有两个U盘主要用于报告拷贝。
纸质报告归档的要求
一、台帐
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1、要建立格式和内容一致的估价报告微机登记台帐和书面登记台帐,摘录各份估价报告的项目名称、委托人、评估项目、面积、估价时点、估价结果等。台账表格录入内容应集合估价机构信用档案中的“估价项目基本情况”内容保持一致,以减少上报信用档案的工作量。估价报告的台帐建立,在受理委托时开始由第一登记人开始逐项登记至归档记录。(附:业绩统计表)
2、明确内容归档录入资料责任到个人(参考评估报告管理流程)
二、审核
1、估价人员整理好有关资料、准备归档时,评估部经理应对拟归档资料认真进行审查,并填写《业务审核流程表》,如确认符合要求,方可在填妥业务审核流程表后,准予到档案室进行归档备案入库。
三、归档
1、出具正式估价报告后应由估价人员将全部资料整理,由经理签审《业务审核流程表》后,将终审评估报告归档备案,需提交评估报告的电子存档和书面存档。
1〉微机存档的估价报告,应包括以下内容:
1、房地产估价结果报告
2、房地产估价技术报告
3、现场勘察表及评估物照片