有限公司办公用品管理规范【范例】.doc

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目的
,保证工作的正常运转;
,降低消耗,杜绝浪费。
适用范围
:行政部;
:全公司。
原则
:水滴石穿,不小瞧任何低值易耗品,使用时务必做到物尽其用;
:使用、存放、保护公司办公用品时一定视为私物一般珍爱。
职责与权限
:行政文员;
:行政部经理;
,特别对“不停货”和高效使用负责;
,特别使用需求需严格审查;
、办公设备使用人一定严格依照使用说明及相关规范进执行用,并保证
所使用的办公用品处于干净整齐的状态,如出现故障一定第一时间通知行政文员并共同推动维修事宜;
、节约使用办公耗材;打印、复印防备浪费,文档(特别是Excel表格)打印前一定调整好打印格式,公司内部文件
资料,倡议使用单面纸(反面不可以有保密信息)。
订正信息
;2008年8月30日起正式奏效;
;
;
名词解说
:办公耗材、办公工具、办公设备的总称;
:平常办公时用的耗费性物件(如纸、笔、墨盒、硒鼓、钉书钉、纸杯等);

办公工具:平常办公时需要的简单用具,不易损坏且购买单价低于￥
500的办公
用品(如文件夹、剪刀、计算器、钉书机等)
;

办公设备:可供平常办公长远使用,不易损坏且购买单价等于或高于￥
500的办
公用品(如电脑、打印机、传真机、投影仪等)
。
领(借)用
、办公工具的正常领用需求,可直接到行政文员处领取,行政文员须填写附件《利通办公用品领用登记表》,并请领用人签字确认,对于耗材、工具领
用需求行政文员须依据各部门办公用品估量需求对合理性进行审查,如评估耗费
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状况异常,一定要领用人说明原由并在备注栏说明,如判断原由不合理一定要求领用人直接上司在备注栏签字确认后方可领用;
,到行政文员处办理;借用分为短期借用和长远借用:
短期借用:周期为一个月内,可直接到行政文员处领取,行政文员须填写《利通办公用品短期借用登记表》,并请领用人签字确认后直接借用,借用人必
须准时归还,如超期未还,行政文员一定提示督促借用人归还,如的确需要连续使用的,一定归还后重新办理借用手续;
长远借用:周期为一个月以上,行政文员填写《利通办公用品长远借用登记表》,除领用人签字外还需要领用人的直接上司签字同意后方可领用;
办公工具的保留
办公工具应妥当保留,因非人为原由出现损坏、残旧一定及时上报行政文员,
并配合其完成维修等相关工作;不行使用的一定以旧换新;如人为原由出现
损坏,维修或更换花费由使用人担当;
对已领用的办公工具,行政文员处应填写《利通办公工具备查登记表》做好
电子备档,以便人员交接备查及平常兼顾管理;
如因业务原由不需再使用的,需交回到行政文员处,行政文员需在《利通办
公工具备查登记表》中备注交回时间及使用功能、外观状况。
行政文员每个月依据办公工具的变动状况对内部信息网《利通办公工具备查登记表》进行更新,并于每年6月份将最新的《利通办公工具备查登记表》提交给各部门管理岗(如无更新不需提交);
9办公工具的报损
,所得款
项及单据交给出纳,并由出纳推动完成存现及ERP的录入;无任何价值的办公
工具直接报废办理;
对于外勤岗没法拿回公司的大件办公工具,由使用人直接上司向行政文员申
请报损;行政文员依据实质状况推动申请人做变卖或报废办理;
;
办公耗材及办公工具月度统计及采买
《利通办公用品月报表》;
安全库存=前三个月的月均耗费量×
倍;
计划采买量=安全库存—本月库存(得数为
0或负数,则无需采买;当为正
数,则为当月的采买数);
;
;已停用的办公用品标注说明;
《利通办公用品月报表》,于次月5日前以Email形式提交
给行政部经理;
《利通办公用品月报表》的审查和审批并回复
行政文员;
,没法在麦德龙一致采买的办公用品,需行政文员经行政部经理口头同意后方可执行;
,行政文员将采买凭证(发票、收条、电脑小票等)的原件作为报销
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附件,将复印件保留,作为次月月报更新单价的依照。详尽报销操作参照《利通付款及报销流程》;
《利通行政采买流程》申请采买。
办公设备的采买
,其采买及申报参照《利通行政采买流程》及《固定财富管理规范》;
附件
《利通办公用品领用登记表》
《利通办公用品长远借用登记表》
《利通办公用品短期借用登记表》
《利通办公用品月报表》
《利通办公工具备查登记表》
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