内控评价底稿填写说明 11.12.doc

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2023年度内部控制自我评价底稿填写说明
一、评价范围
〔一〕本次评价包括母公司及确定合并报表范围内各级子公司,即各级法人单位都要作为一个主体,单独使用自评底稿,作出自我评价并出具自我评价报告,分公司、工程部不作为单独主体,根据所涉及的内部控制工程选择相关的控制工程底稿做自我评价,与母公司合并评价结果。
〔二〕评价期间为2023年1月1日至2023年12月31日。
二、底稿结构
〔一〕内控评价底稿包含封面、表头、统计、缺陷认定表、自我评价底稿及测试底稿〔样板〕局部。
〔二〕封面记录评价单位的信息,根据企业情况如实填写。
〔三〕表头局部中应填写企业名称、底稿的编制和复核人员姓名以及编制和复核时间。自评单位根据具体分工落实初稿填写,由内控自评小组汇总填写本底稿,编制人为内控小组成员,组长复核。
〔四〕统计为汇总评价结果用,根据底稿的评分结果自动评分,不用填写内容,由于各表中都存在勾稽关系,所以禁止调整底稿结构。
中国铁建内控评价底稿填写说明
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〔五〕缺陷认定表为评价后对评价的缺陷认定汇总。
〔六〕从内控环境评价开始为本次内控评价的自我评价底稿内容。
三、填写要求
〔一〕自我评价底稿根据内部控制标准五要素的相关内部控制工程分为内控环境,风险评估、信息沟通、内部监督和各项控制活动五局部,其中控制活动根据内部控制指引和公司业务特点分为资金、采购、资产、销售、研究开发、工程工程、业务外包、合同管理、预算管理、财务报告、信息系统。根据行业不同,本次底稿设计分为施工企业、房地产开发企业和通用企业3个版本,各个企业根据自身的业务特点选择适宜的版本填写。例如,母公司是施工企业,有两个子公司分别是房地产和设计院,那么母公司选用施工版,房地产子公司用房地产版,设计院用通用版的评价底稿。
〔二〕底稿中的表名为内部控制工程名称,前三列分别是“评价内容编号〞、“控制目标〞、“评价内容〞,评价人根据评价内容填写表中灰色的空格,其他为设定项,不可修改。
〔三〕“是否适用〞,根据企业业务情况,评价内容是否适用本企业,适用选择“是〞,否那么选“否〞。选择“否〞认为该控制不适用本企业的请在该行最后一栏备注里说明原因。
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〔四〕是否关键控制为设定项,不能更改。
〔五〕责任部门为该控制实际执行的部门名称,如该业务涉及多个部门,应将涉及多个部门名称全部填写。
〔六〕评价方法,根据不同业务评价人选用了何种评价方法,填表人可以选择其中一项,如果采用多种也可以直接填入。
〔七〕评价依据包括相关的“文件或证据名称〞和“主要涉及内容〞。其中,“文件或证据名称〞填写被评价单位制定的与该控制有关的制度、规定等文件的名称〔要注明文号等关键信息〕,或是收集到的以证明被评价单位对该项控制点实施了具体控制的证据名称。“主要涉及内容〞填写与该控制有关的文件或证据中,涉及该项控制的主要内容的摘要。如:内控环境控制编号03中评价内容为“是否界定了董事会、监事会、经理层在建立与实施内部控制中的职责分工〞,“文件或证据名称〞可以是“公司章程〞,“主要涉及内容〞是“xx条董事会职责、xx条监事会职责、xx条总经理职责的明确规定〞。
〔八〕标准分为设定值,不能更改。
〔九〕自评得分为评价人根据评价结果以及对该项控制点是否控制有效,对该控制内容的评价打分,不得超过标准分值。本次底稿对关键控制设定的分值为3分,一般控制的分值为1分,控制有效总分值、无效0分,没有中间值。
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〔十〕复核得分为内控评价小组进行复核时,根据自评单位提供的评价证据、内控评价小组收集到的自评单位内部控制的其他信息,进行的复核打分,打分规那么与自评分相同。
〔十一〕测试证据索引为测试档案的编号。即在评价过程中,进行测试后所收集的材料或记录的编号。此编号不可重复,应能够明确对应底稿内的工程内容。编号规那么:公司简称拼音首字母-子公司简称拼音首字母-工程编号-流水号,工程编号为统计表中控制工程的序号,如:十二局下属建安公司采购的第一份测试档案编号为SEJ-JA-06-001,十二局本部的采购的第一份测试档案编号为SEJ-BB-06-001。
〔十二〕常用控制证据为提示项,针对每个评价内容提供的常用控制证据举例,可以在评价中参考。例如:内控环境第六个评价内容:制定“三重一大〞事项管理制度的常用控制证据就是?三重一大管理制度?。
四、缺陷认定表填写
〔一〕内部控制工程为缺陷内容涉及的自我评价底稿的表名。例如:内控环境第35个控制点认定为缺陷(以下都以此为例〕,控制内容为“是否制定与业绩考核挂钩的薪酬制度,切实做到薪酬安排与员工奉献相协调,表达效率优先,兼顾公平〞,在此填写“内控环境〞。
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〔二〕评价内容编号为缺陷涉及的底稿自我评价底稿评价内容的编号。如上例:填写35。
〔三〕内部控制缺陷描述:根据评价结果认定为缺陷的,就相关控制目标和评价内容,进行缺陷的具体表述,格式为“根据xxx工程xxx控制目标,评价中发现xxx〔证据名或者具体内容〕缺失或者不完善。如上例,在此填写“根据内控环境35控制目标,评价中发现公司人力资源鼓励制度不完善,没有起到应有的鼓励作用。〞
〔四〕内部控制缺陷影响:描述因此缺陷可能导致的风险,具体格式为:如果发生xxx缺陷所涉及的控制目标没有得到有效控制,可能导致企业承当xxx的风险。如上例在这一项内填写“人力资源鼓励制度不完善,可能导致人才流失、经营效率低下或关键技术、商业秘密和国家机密泄露。〞
〔五〕缺陷认定〔设计/运行〕:按照设计缺陷和运行缺陷进行区分,区分标准为:
1、设计性缺陷:缺少为实现控制目标所必需的控制,或者现有控制设计不适当,即使正常运行也难以实现控制目标。
2、运行性缺陷:设计适当的控制没有按设计意图运行,或者执行人员缺乏必要授权或专业胜任能力,无法有效实施控制。
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根据评价结果认定缺陷,按认定的结果选择填写。
〔六〕内部控制影响程度:分财务报告和非财务报告,主要区分是缺陷是否影响财务报告,其中根据影响度进行判定〔重大/重要/一般〕。
〔七〕整改意见:自我评价中提出的缺陷,经公司董事会或类似权力机构认定后正式确认为缺陷,并要针对缺陷提出整改意见,描述包括整改的方法、预计完成的时间,整改的具体责任部门等事项。
五、测试底稿填制
〔一〕测试底稿根据实际测试内容需要自行复制添加。
〔二〕单位名称、测试期间、测试人员及日期、复核人员及日期按照实际情况填写。
〔三〕抽样数量为可选项,点击可选标志选择符合本次检查适用的样本数,括号内为判定条件。
〔四〕内控工程为进行评价测试的内部控制工程的表名。
〔五〕抽样方法为可选项,点击可选标志选择符合本次检查使用的抽样方法。
〔六〕评价内容和编号为评价测试的评价内容及对应的编号。
〔七〕测试内容为检查要点的描述,根据测试内容由测试人员填写。
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